Na dostosowanie się do nowych przepisów użytkownicy kas fiskalnych mieli czas do 30 września 2013 roku, zgodnie z zanotowanymi w § 35 - 37 rozporządzenia przepisami przejściowymi. Znajomość tych wytycznych i umiejętność prawidłowego prowadzenia ewidencji korekt jest bardzo ważna, ponieważ jej brak w przypadku kontroli skarbowej może skutkować surowymi karami. Ponadto od 1 października 2013 r. możliwość obniżenia podatku należnego w związku z korektą jest uzależniona od zgodnego z przepisami prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek oraz zwrotów i reklamacji z dołączonymi protokołami. Oznacza to, iż podatnik, który nie prowadzi tych ewidencji prawidłowo, nie może w związku z popełnioną pomyłką lub przyjęciem zwrotu czy uznania reklamacji obniżyć wysokości podatku należnego.

Oddajemy w Państwa ręce darmowy poradnik fiskalny, który szczegółowo, a zarazem w jasny i przystępny sposób wyjaśnia, jak prawidłowo prowadzić ewidencje korekt. Celem tej publikacji jest zapewnienie wsparcia użytkownikowi niezaznajomionemu z bieżącymi przepisami, który pragnie prawidłowo prowadzić swoją działalność.

Ewidencja oczywistych pomyłek

W praktyce prowadzenia sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej zdarzają się pomyłki kasjerskie - tym częściej, im więcej klientów odwiedza punkt handlowy czy usługowy. Oczywiste pomyłki mogą być różne - często jest to wprowadzenie nieprawidłowej ilości towaru, podanie złej ceny lub policzenie dodatkowej pozycji, której klient wcale nie chciał kupić. Nie jest to zwrot towaru przez klienta ani uznanie reklamacji. Oczywista pomyłka zazwyczaj zostaje wykryta tuż po wydrukowaniu paragonu - najczęściej przez samego sprzedawcę - lub chwilę później, gdy klient zechce przestudiować informacje o swoich zakupach zapisane na wydruku i dostrzeże nieprawidłowość.

Pomyłkę taką trzeba jak najszybciej skorygować. Przepis § 3 ust. 5 rozporządzenia wskazuje, iż należy to zrobić „niezwłocznie”. Wiadomo jednak, iż ani urządzenia fiskalne nie mają technicznej możliwości poprawienia paragonu już wydrukowanego, ani przepisy na to nie zezwalają. Należy taką korektę ująć w odrębnej ewidencji, której sposób prowadzenia został określony w § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia. To bardzo ważne, aby nasza ewidencja korekt oczywistych pomyłek była zgodna z obowiązującymi przepisami, ponieważ od 1 października 2013 r. wszystkich podatników obowiązują w tym względzie rygorystyczne przepisy.

Przyjrzyjmy się zatem, jak powinna wyglądać prawidłowo prowadzona ewidencja oczywistych pomyłek. Zgodnie z § 3 ust. 5 powinna ona zawierać:

1) błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki

Do sporządzonego wpisu w ewidencji koniecznie należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Poniższa instrukcja pokazuje, jakie czynności należy wykonać krok po kroku. 

Każdy wpis w ewidencji oczywistych pomyłek powinien być opatrzony datą i - dla zachowania porządku - numerem wpisu. Konieczne jest podatnie przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki. Ten krótki opis ma na celu wyjaśnienie, jaka pomyłka została popełniona. Nie trzeba szczegółowo opisywać sytuacji czy tłumaczyć, dlaczego osoba obsługująca kasę popełniła tę pomyłkę. Wystarczy krótki opis, np. „Wpisano błędną ilość towaru”; „Podano nieprawidłową cenę usługi”; „Naliczono towar należący do kolejnego klienta”; „Podano błędny towar”.

Następnie należy podać łączną wartość sprzedaży brutto oraz wynikającą z niej wartość podatku należnego. Robimy tak dlatego, że w przypadku oczywistych pomyłek cały paragon zostaje niejako anulowany, a wystawiamy nowy z prawidłowymi danymi. Prowadzone ewidencje podatnik może rozbudować o inne informacje - przykładowo o inne dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Dlatego też każdy wpis zalecamy ująć w drugiej części ewidencji: Zestawienie błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży. Na początku wybieramy kolumny, w których podane są stawki podatkowe odpowiadające stawkom z naszego błędnie wystawionego paragonu lub kolumnę dla sprzedaży zwolnionej z podatku. Podajemy wartość brutto sprzedaży opodatkowanej daną stawką VAT oraz  wartość podatku wynikającą z tej sprzedaży. Warto również podać np. informację o numerze wystawionego prawidłowo paragonu fiskalnego. W naszym przykładzie można to zrobić w kolumnie Uwagi.

Ewidencja korekt oczywistych pomyłek musi zawierać miejsce, w którym dołączamy oryginał paragonu dokumentującego błędną sprzedaż. Nie jest możliwe sporządzenie korekty oczywistej pomyłki bez dołączenia oryginału paragonu fiskalnego, ponieważ dopełnienia tego obowiązku wymagają przepisy. Nieprawidłowe byłoby również dołączanie dokumentu innego niż paragon fiskalny. Dołączenie oryginału paragonu to konieczność - jeżeli z jakichś przyczyn go nie mamy, nie możemy ująć takiej korekty w ewidencji oczywistych pomyłek. Zalecamy oznaczenie dołączonego paragonu numerem wpisu.

Po ujęciu korekty oczywistej pomyłki w ewidencji należy wydrukować kolejny paragon fiskalny, tym razem z prawidłowymi danymi. Oryginał tego dokumentu fiskalnego wręczamy klientowi. Kwestię wydruku prawidłowego paragonu reguluje § 3 ust. 6 rozporządzenia.

Ewidencja zwrotów i reklamacji

Każdy sprzedawca raz na jakiś czas staje przed koniecznością przyjęcia zwrotu towaru od klienta bądź uznania złożonej reklamacji. Jeśli w związku z tym zwracamy klientowi jakąś kwotę - całość należności lub przynajmniej jej część - musimy ująć korektę w ewidencji zwrotów i reklamacji.

Podstawą przyjęcia zwrotu towaru i uznania reklamacji jest otrzymany od klienta dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży - najczęściej oryginał paragonu fiskalnego - który należy dołączyć do protokołu. Mowa o tym w § 3 ust. 4 rozporządzenia.

Protokół dla kas fiskalnych - przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru (usługi)

Przyjęcie zwrotu lub uznanie reklamacji od klienta zawsze zaczynamy od sporządzenia protokołu. Jest on podstawą zwrócenia nabywcy należności w całości czy w części. Zgodnie z § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia, dołączenie protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę do wpisu w ewidencji zwrotów i reklamacji jest konieczne - bez tego dokumentu korekta nie może być wykonana. Rozporządzenie w sprawie kas nie precyzuje, jak taki protokół ma wyglądać, podaje jedynie wymóg umieszczenia w nim podpisów sprzedawcy i nabywcy.

Aby jednak można było uznać protokół za prawidłowy, zalecamy zawrzeć w nim przede wszystkim:

• Numer kolejny protokołu - unikalny dla każdego takiego dokumentu
• Datę sporządzenia protokołu
• Datę sprzedaży
• Oznaczenie dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, dołączonego do protokołu.
• Nazwę towaru lub usługi
• Miarę
• Ilość
• Cenę jednostkowa z podatkiem
• Wartość towarów (usług) lub zwracaną kwotę wraz z podatkiem
• Wartość podatku należnego
• Stawkę podatku
• Wartość towarów (usług) lub zwracaną kwotę bez podatku
• Podpisy sprzedawcy i nabywcy

• ---

Choć, jak wspomnieliśmy, rozporządzenie nie precyzuje, jakie dane powinny znaleźć się w protokole, zalecamy również opisanie przyczyny dokonania zwrotu lub uznania reklamacji. W naszym przykładzie służy do tego pole Uwagi. Wprawdzie w niektórych przypadkach klient ma prawo zwrócić towar bez podania przyczyny, jednak zwykle informuje nas o powodzie swojej decyzji. Zapisanie tych informacji jest korzystne między innymi w razie ewentualnej kontroli, podczas której być może będziemy musieli uzasadnić, dlaczego pomniejszyliśmy wysokość podatku należnego. Za jakiś czas możemy zapomnieć, dlaczego klient składał reklamację bądź zwracał towar, albo na przykład pracownik spisujący protokół mógł się zwolnić. Dzięki zamieszczeniu odpowiedniego opisu okoliczności będą jasne.

Protokół bezwzględnie musi zostać podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Wymóg ten został zapisany w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia. Nie jest konieczne, aby nabywca podawał swoje szczegółowe dane. Praktyka pokazuje, że osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i rolnicy ryczałtowi zwykle chcą zachować prywatność i niechętnie podają dane osobowe. Według przepisów rozporządzenia wystarczy tylko podpis. Jeśli to jednak możliwe, warto wpisać również czytelnie imię i nazwisko zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.

Na podstawie tak sporządzonego protokołu możemy ująć korektę w ewidencji zwrotów i reklamacji.

Zgodnie § 3 ust. 4 rozporządzenia, prawidłowo prowadzona ewidencja zwrotów i reklamacji powinna zawierać następujące dane:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Poniższa instrukcja pokazuje, jak należy prawidłowo wypełniać ewidencję zwrotów i reklamacji:

Wpis w ewidencji zwrotów i reklamacji zaczynamy od podania daty sprzedaży. Dla celów porządkowych zalecamy również podanie daty wpisu oraz liczby porządkowej, którą będziemy mogli oznaczyć dołączone dokumenty. Poszczególne rubryki ewidencji wypełniamy danymi zawartymi w sporządzonym wcześniej protokole zwrotu lub reklamacji.

Wpisujemy nazwę towaru lub usługi, które podlegają zwrotowi bądź reklamacji. Następnie wpisujemy kwotę, którą zwracamy nabywcy. Jeśli oddajemy klientowi część należności, uzupełniamy kolumnę Zwrot należności z tytułu sprzedaży w CZĘŚCI. Sytuacja taka będzie miała miejsce na przykład wtedy, gdy obniżamy cenę towaru lub usługi w wyniku uznanej reklamacji. Natomiast jeśli oddajemy klientowi całą kwotę zwracanego towaru, uzupełniamy kolumnę Zwrot należności z tytułu sprzedaży W CAŁOŚCI. Najczęściej będziemy ją wypełniać przy przyjęciu zwrotów, ponieważ zwykle oddajemy wtedy nabywcy całą kwotę.

Podobnie jak w przypadku ewidencji oczywistych pomyłek, ewidencję zwrotów i reklamacji warto poszerzyć o drugą część: Zestawienie zwrotu należności z tytułu sprzedaży. Wpisujemy tam kwoty zwrotów z podziałem na poszczególne stawki podatkowe oraz sprzedaż zwolnioną z podatku. Wybieramy kolumny ze stawkami podatkowymi, które odpowiadają stawkom zwracanego lub reklamowanego towaru bądź reklamowanej usługi albo kolumnę odpowiadającą sprzedaży zwolnionej, po czym wpisujemy te wartości w odpowiednich miejscach. Na dole sumujemy wartości dla każdej kolumny - w zależności od okresów rozliczania podatków robimy to co miesiąc lub co kwartał.

W ewidencji zwrotów i reklamacji należy wpisać numer dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży.

Do prawidłowo wypełnionej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji bezwzględnie należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Najczęściej będzie to oryginał paragonu fiskalnego. Ze względu jednak na fakt, iż w przepisie § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia nie wskazano konkretnie na paragon, lecz - bardziej ogólnie - na dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, trzeba uznać, iż może to być dokument inny niż paragon. Wśród dokumentów, które nadają się do dołączenia do ewidencji zwrotów i reklamacji można wymienić na przykład wydruk z terminala, umowę gwarancyjną lub wydruk z wewnętrznego systemu stosowanego w firmie.

Do ewidencji dołączamy także sporządzony wcześniej protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji, na podstawie którego dokonaliśmy wpisu. Zgodnie z § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia dołączenie protokołu jest warunkiem prawidłowego ujęcia korekty w ewidencji zwrotów i reklamacji.

Znajomość powyższych zasad dotyczących prowadzenia ewidencji korekt jest bardzo istotna, ponieważ od 1 października 2013 roku wszyscy właściciele kas fiskalnych mają obowiązek trzymać się schematu działania określonego w przepisach. Mamy nadzieję, że ten poradnik przybliżył Państwu sposób prowadzenia ewidencji korekt oczywistych pomyłek oraz zwrotów i reklamacji. W przyszłości będziemy publikować kolejne darmowe poradniki, pomocne w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Specjaliści BUCHCOM - kasy fiskalne i biuro rachunkowe - Warszawa.