Przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży kasa fiskalna musi być odpowiednio zaprogramowana. Konieczne jest m.in. wprowadzenie do pamięci urządzenia danych podatnika, w tym numeru NIP, nazw towarów i usług oraz przyporządkowanie im odpowiednich stawek podatku VAT. Numer NIP sprzedawcy zapisywany jest w pamięci kasy w momencie fiskalizacji - dokonuje tego uprawniony serwisant. Czynności tej nie da się powtórzyć, a wprowadzonego numeru zmienić, dlatego bardzo ważne jest przekazanie osobie programującej kasę prawidłowych informacji.

Błędne zaprogramowanie kasy fiskalnej może mieć dla podatnika przykre konsekwencje. Np. przyporządkowanie towarom lub usługom nieprawidłowej stawki VAT skutkuje zawyżeniem lub zaniżeniem kwoty podatku należnego. Należy pamiętać, iż za każdy błąd - nawet ten popełniony przez serwisanta - odpowiada podatnik. To właściciel kasy fiskalnej poniesie odpowiedzialność za błędne ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku, niezależnie od tego, z czyjej winy ta pomyłka zaistniała. Wynika to z § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363):

§ 14. 1. Podatnicy stosujący kasy:

1) dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku;

Z przepisu tego wyraźnie wynika, iż to na podatniku spoczywa obowiązek dopilnowania, aby kasa fiskalna prawidłowo rejestrowała sprzedaż.

Niezależnie od tego, z czyjej winy zaistniała pomyłka, podatnik ma prawo i obowiązek skorygować błąd, tak aby móc dokonać zapłaty podatku od obrotu w kwocie rzeczywiście należnej, a nie tej, która widnieje na paragonie fiskalnym.

Załóżmy, iż podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT. Jednak w pamięci kasy fiskalnej do nazw towarów zostały omyłkowo przyporządkowane stawki VAT 23%. Sprzedawca dopiero po jakimś czasie zorientował się, że popełnił błąd. Jak w takim wypadku dokonać stosownej korekty?

Pamięć kasy fiskalnej została skonstruowana w sposób uniemożliwiający ingerencję podatnika. Raz wprowadzone dane nie mogą zostać zmienione - ani przez właściciela urządzenia, ani nawet przez serwis fiskalny. Nie oznacza to oczywiście, iż podatnik nie ma prawa do dokonania korekty samej transakcji sprzedaży. Konieczne jest jednak prowadzenie odrębnej ewidencji korekt - zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust. 4-6 rozporządzenia w sprawie kas.

W przypadku zaewidencjonowania błędnej kwoty podatku w wyniku pomyłki przy wprowadzaniu nazw towarów i usług można by uznać, iż jest to sytuacja, o której mowa w § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia. W przepisie tym czytamy o ewidencji oczywistych pomyłek:

5. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych: z 20 maja 2014 r.(nr IPPP2/443-188/14-4/KOM) oraz z 31 października 2013 r. (nr IPPP2/443-798/13-2/IZ) uznał, iż za „oczywistą pomyłkę” należy uznać pomyłkę łatwą do zauważenia, której „oczywistość”, rozumiana jako niedokładność, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów czy analizowania przepisów. Podkreślił jednak, iż o oczywistej pomyłce może być mowa wyłącznie wtedy, gdy zostanie ona ujawniona w momencie sprzedaży. Jeśli błąd został odkryty dopiero po jakimś czasie od momentu sprzedaży, konieczne byłoby odwoływanie się do innych dokumentów, przepisów itd. Ponadto prawidłowa ewidencja oczywistych pomyłek wymaga dołączenia oryginału paragonu fiskalnego, który przecież znajduje się w posiadaniu nabywcy - po upływie dłuższego czasu od sprzedaży odzyskanie oryginału paragonu może być wręcz niemożliwe.

Biorąc pod uwagę powyżej opisane czynniki trzeba uznać, iż odkrycie po jakimś czasie błędu w zaprogramowaniu kasy fiskalnej nie uprawnia podatnika do dokonania korekty w ewidencji oczywistych pomyłek - nie zostaną bowiem spełnione podstawowe wymagania ustawodawcy. Mimo to sprzedawca może (i powinien) dokonać stosowanej korekty, tak aby móc zapłacić podatek w kwocie rzeczywiście należnej, a nie tej wynikającej z raportu okresowego z kasy. W tym celu również należy prowadzić odrębną ewidencję.

Choć przepisy nie określają wzoru ewidencji w takiej sytuacji, powinna ona zawierać dane niezbędne do ustalenia przyczyny zaistniałej korekty.Musi z niej również wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Brak oryginału paragonu fiskalnego (a w zasadzie wielu paragonów, jeśli błąd został odkryty po jakimś czasie) również nie powinien stanowić przeszkody w dokonaniu korekty. Dyrektor Izby Skarbowej we wspomnianej interpretacji indywidualnej z 20 maja 2014 roku napisał:

(...) Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu czy reklamacji. Zakaz zmiany treści paragonu jest jedynie warunkiem stosowania kas rejestrujących i nie może on zmieniać zasady wynikającej z art. 29a ust. 1 i 10 ustawy, gdyż obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym. (...)

Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. (...)

W analizowanym przykładzie (podatnik zwolniony z VAT w wyniku błędu przy programowaniu kasy zaewidencjonował sprzedaż ze stawką VAT 23%) podstawą dokonania korekty będą kopie paragonów fiskalnych oraz fakt korzystania przez podatnika ze zwolnienia z VAT. Konieczne będzie również opisanie przyczyny zaistniałego błędu.

Warto na bieżąco kontrolować prawidłowość pracy kasy, tak aby ewentualne błędy można było wychwycić jak najszybciej. Dzięki temu podatnik uniknie m.in. dodatkowej pracy, jaka wiąże się z koniecznością dokonania korekty sprzedaży.

Więcej w darmowym poradniku: Kasy fiskalne w 2015 - obowiązki i prawa podatnika, ulga 700 zł

Kasy fiskalne Warszawa - zobacz naszą ofertę