Podatnik prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych zgodnie z zasadą zapisaną w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT ma obowiązek do każdej takiej transakcji wystawić paragon fiskalny.  Jedynie przedsiębiorcy korzystający ze zwolnień z kas na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544) nie muszą rejestrować sprzedaży za pomocą tego urządzenia.

Jeśli nabywca zażąda wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż z paragonu fiskalnego, sprzedawca ma obowiązek to zrobić. W takim wypadku oryginału paragonu nie wręcza się klientowi - dokument ten należy dołączyć do egzemplarza faktury, który pozostaje u podatnika. Jeżeli nabywca zgłasza żądanie wystawienia faktury w późniejszym czasie, musi przekazać sprzedawcy paragon fiskalny, który wcześniej otrzymał.

Szczegółowe regulacje na temat wystawiania faktur do transakcji udokumentowanych paragonami fiskalnymi znajdujemy w art. 106h ustawy o VAT:

Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Należy przy tym podkreślić, iż wystawienie faktury w żadnym wypadku nie zwalnia podatnika z obowiązku udokumentowania sprzedaży paragonem (chyba, że podatnik korzysta ze zwolnienia z kas na mocy wspomnianego rozporządzenia).

Więcej o zwolnieniach z kas fiskalnych w latach 2015-2016 czytaj w Poradniku

Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, nabywca może żądać wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub została wykonana usługa bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Faktura wystawiona do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym nie powinna być zapisywana w rejestrze sprzedaży. W przeciwnym wypadku nastąpiłoby podwójne naliczenie podatku należnego od tej transakcji - sprzedaż ta została bowiem już zarejestrowana w kasie fiskalnej i zaewidencjonowana w ewidencji VAT na podstawie raportu z kasy.

W praktyce prowadzenia działalności zdarzają się jednak specyficzne sytuacje, w których podatnik może nie być pewny procedury postępowania. Nabywca może żądać na przykład wystawienia jednej faktury do transakcji udokumentowanych kilkoma paragonami, kilku faktur do transakcji z jednego paragonu itd. Przepisy nie mówią wprost, jak należy postępować w takich przypadkach. Pomocne okażą się jednak interpretacje indywidualne organów skarbowych oraz analiza zasad ogólnych określonych w ustawie.

Jedna faktura do kilku paragonów

Zdarza się, że klient w ciągu miesiąca robi zakupy lub korzysta z usług podatnika kilka razy - każda taka transakcja zostaje udokumentowana paragonem fiskalnym. Żadne przepisy nie zabraniają wystawienia jednej zbiorczej faktury, na której znajdą się dane z tych kilku lub nawet kilkunastu paragonów. Zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy takie rozwiązanie jest o wiele prostsze i pozwala uniknąć niepotrzebnego mnożenia dokumentów.

O tym, że takie rozwiązanie jest zgodne z ustawą, wypowiadali się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 20 stycznia 2015 r. (ILPP1/443-968/14-2/AW), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 17 grudnia 2014 r. (ITPP1/443-1190/14/MN) oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 4 grudnia 2013 r. (IPPP2/443-1100/13-2/DG).

Warto w tym miejscu zacytować fragment ostatniej z wymienionych interpretacji - wskazuje ona dodatkowo, w jakich terminach należy wystawiać takie faktury:

(...) po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. zmian do ustawy o VAT, Wnioskodawca będzie miał prawo do dokumentowania wszystkich (lub kilku odrębnych) dostaw towarów, zrealizowanych w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy, poprzez wystawienie jednej faktury VAT w ostatnim dniu tego miesiąca (dokumentującej sprzedaż z całego miesiąca) najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów, jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone Stronie do końca miesiąca, w którym dokonano dostaw towarów.

Jeśli żądanie wystawienia faktury zostanie zgłoszone w terminie późniejszym (po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub świadczenie usługi), należy wystawić fakturę nie później niż 15. dnia od momentu zgłoszenia żądania. W dalszej części interpretacji czytamy:

Podobnie będzie przedstawiała się możliwość dokumentowania dokonanej sprzedaży towarów zaewidencjonowanej uprzednio na kasie rejestrującej, gdy klient zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczano towar. Wnioskodawca będzie zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów dokonaną w danym miesiącu, przy czym fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania

Powyższe zasady wynikają z art. 106i ust. 6 ustawy.

Należy przy tym podkreślić, iż zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy, faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty. Obecnie organy podatkowe stają na stanowisku, iż faktury zbiorcze powinny zawierać daty wszystkich dostaw, nie tylko dostawy dokonanej w danym miesiącu jako ostatnia.

Kilka faktur do jednego paragonu

Sytuacja odwrotna do opisanej powyżej ma miejsce wtedy, gdy nabywca żąda wstawienia dwóch lub więcej faktur do transakcji udokumentowanych jednym paragonem fiskalnym. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy klient w ramach jednego zakupu nabywa towary przeznaczone na cele prywatne oraz towary przeznaczone na cele działalności gospodarczej. Chęć otrzymania dwóch faktur jest w takim wypadku zupełnie uzasadniona. Również w tego typu sytuacjach organy podatkowe orzekają na korzyść przedsiębiorców i ich klientów. O tym, że można wystawić dwie faktury lub więcej do transakcji udokumentowanej jednym paragonem napisali m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2010 r. (ITPP1/443-1067/09/BK) oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2014 r. (IPPP2/443-1355/13-2/RR).

Jako przykład warto przytoczyć fragment drugiej z wymienionych interpretacji indywidualnych:

(...) nie ma przeszkód prawnych do wystawienia dwóch lub więcej faktur potwierdzających sprzedaż różnych towarów udokumentowanych jednym paragonem fiskalnym. Jak wynika z wniosku obrót wynikający z danej sprzedaży oraz podatek należny z niej wynikający został przez Wnioskodawcę zaewidencjonowany na kasie fiskalnej w odpowiednim terminie i w prawidłowej wysokości.

Oczywiście sprzedaż danego towaru (lub świadczenie usługi) ujętego na paragonie może być wykazana tylko na jednej z faktur. W cytowanej interpretacji wskazano również, iż dla celów dowodowych podatnik powinien umieścić na fakturze adnotację zawierającą numer paragonu, do którego została wystawiona.

Faktura do jednej pozycji z paragonu

Zasady opisane powyżej mają zastosowanie również do sytuacji, gdy nabywca żąda wystawienia faktury dokumentującej np. część towaru, którego sprzedaż została ujęta na paragonie fiskalnym. Z żadnych przepisów nie wynika, jakoby udokumentowanie fakturą tylko jednej lub kilku pozycji z paragonu było nieprawidłowe.

Należy jednak pamiętać, iż również w takim przypadku konieczne jest dołączenie oryginału paragonu fiskalnego do egzemplarza faktury, który pozostaje u sprzedawcy. Aby nabywca posiadał dowód zakupu pozostałych towarów lub usług (nieujętych na fakturze) podatnik może np. sporządzić kserokopię paragonu i wręczyć ją klientowi.

Czytaj też: Kasy fiskalne 2015 - obowiązki i prawa podatnika, ulga 700 zł - Poradnik