Sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego powinna być udokumentowana paragonem fiskalnym. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Jedynie podatnicy korzystający ze zwolnień z kas na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544) nie muszą wystawiać paragonów fiskalnych.

Nabywca ma jednak prawo żądać wystawienia faktury do każdej transakcji, również tej, która jest udokumentowana paragonem fiskalnym. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy, ma na to 3 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę w całości lub w części. Sprzedawca ma obowiązek wystawić taki dokument.

W takiej sytuacji oryginał paragonu fiskalnego, który znajduje się w posiadaniu nabywcy, należy podpiąć pod egzemplarz faktury, który zostaje u podatnika. Kupujący będzie wtedy posiadał wyłącznie fakturę. Zabieg ten ma na celu uniknięcie podwójnej płatności podatku z danej transakcji.

Zdarza się jednak, iż nabywca zgłaszający żądanie wystawienia faktury do transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej nie ma paragonu - zgubił go, wyrzucił lub zniszczył. Niezależnie od tego, co się stało z paragonem, okoliczności nie pozwalają na podpięcie go do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy. Przedsiębiorcy nieraz zastanawiają się, czy w takiej sytuacji wystawienie faktury pomimo braku oryginału paragonu fiskalnego będzie zgodne z przepisami.

Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie, przyjrzyjmy się art. 106h ustawy, z którego wynika obowiązek dołączania paragonu do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika:

Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Sprostanie temu wymaganiu będzie możliwe np. poprzez skserowanie odpowiedniego paragonu z rolki kasowej. Na urządzeniach z kopią elektroniczną jest możliwość odczytania i wydrukowania zapisów z karty SD. Producenci urządzeń fiskalnych zapewniają oprogramowanie do odczytywania zapisów z pamięci elektronicznej. Podatnik powinien też zebrać wszelkie dowody potwierdzające, że dana sprzedaż rzeczywiście miała miejsce i że została zarejestrowana na kasie.

Możliwość wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem, który zaginął, potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 12 stycznia 2016 r., nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN). Organ stwierdził, iż dopuszczalne jest wystawienie faktury bez zwrotu paragonu przez nabywcę, jeśli posiada on inne dowody potwierdzające przeprowadzenie danej transakcji. W przedmiotowej sprawie dokumentem takim było potwierdzenie pobrania kwoty z konta bankowego.

Zwrócono także uwagę, iż przepisy dotyczące VAT nie regulują kwestii wystawiania duplikatów paragonów fiskalnych. W związku z tym na możliwość wystawienia faktury do paragonu nie ma wpływu możliwość wydrukowania przed podatnika kopii określonego dokumentu. W interpretacji podkreślono jednak, iż procedura wystawiania faktur bez przedstawienia paragonu przez nabywcę nie może stać się procedurą stosowaną przez podatnika powszechnie. Należy więc uznać, iż takie działanie jest dopuszczalne tylko w szczególnych wypadkach.

W ewidencji VAT sprzedaż taką należy ująć tylko raz. W przypadku sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej ewidencją taką jest miesięczny raport fiskalny. Wystawionej faktury nie należy zatem w ewidencji ujmować. Ponadto, wystawienie faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym, który zaginął, nie spowoduje obowiązku ponownej zapłaty podatku od tej sprzedaży.

Taki stan rzeczy potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 25 stycznia 2013 r., nr IPPP2/443-1165/12-2/KOM, w której czytamy m.in.:

(...) tut. Organ stwierdza, że w sytuacji, gdy zgłosi się do Niego klient po fakturę bez przedstawienia paragonu fiskalnego, który uległ np. zagubieniu, Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia takiemu klientowi faktury VAT i nie powoduje to obowiązku ponownej zapłaty podatku VAT od tej samej transakcji. (...)

Czytaj też: Kasy fiskalne 2016: Paragon z kasy fiskalnej a obowiązek wystawienia faktury