Jak rozpocząć

Jak rozpocząć pracę z urządzeniem fiskalnym?

Poniżej zamieszczamy 6 najważniejszych etapów, które będą pomocne przy wyborze odpowiedniego urządzenia oraz przy jego prawidłowym i zgodnym z prawem użytkowaniem:

1. Wybierz i kup urządzenie fiskalne
Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką handlową. Ważne jest odpowiednie dopasowanie urządzenia do obecnych i przyszłych potrzeb Twojej działalności. Instalując urządzenie fiskalne, powinniśmy wiedzieć, czy wybrany model ma rejestrować tylko podstawowe informacje (np. wartość obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też posiadać bardziej złożone funkcje (np. rejestracja stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów itp.). Drukarka w połączeniu z odpowiednim programem obsługi sprzedaży, pozwala na wygodne zarządzanie magazynem firmy.
Skontaktuj się z nami a serwisant z pewnością dobiorze odpowiednie urządzenie do Twoich potrzeb. Przeprowadzi szkolenie,instalacjie urządzenia, fiskalzację i jego serwisowanie.
 
2. Zawiadom Urząd Skarbowy
Po zakupie kasy lub drukarki rejestrującej należy, na co najmniej jeden dzień przed rozpoczęciem ewidencji (fiskalizacji), złożyć pismo do Naczelnika Urzędu Skarbowego (Druk: Zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania). Pismo niniejsze powinno zawierać dokładną liczbę zgłaszanych do fiskalizacji urządzeń oraz ich miejsce instalacji. Należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia (włącznie z rezerwowymi).
Pamiętaj: Podatnikowi, który dopiero rozpoczyna ewidencjonowanie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, przysługuje zwrot w wysokości 90 % ceny netto urządzenia, nie więcej jednak niż 700 PLN za sztukę. Dodatkowo zakup urządzenia fiskalnego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że odliczenia będą dotyczyły tylko wcześniej zadeklarowanej w Urzędzie Skarbowym liczby urządzeń fiskalnych.
 
3. Zaprogramuj i skonfiguruj urządzenie
Serwisant pomoże zaprogramować urządzenie. Udzielone przez niego instrukcje ułatwią sprawną i szybką obsługę klientów oraz prawidłową sprawozdawczość, potrzebną dla kontroli skarbowej lub podatkowej.
 
4. Dokonaj fiskalizacji
Następnie należy nieodwracalnie uaktywnić pamięć fiskalną (zafiskalizować urządzenie) Operację fiskalizacji przeprowadza uprawniony do tego pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź dystrybutora kas i drukarek fiskalnych. Od tej pory w pamięci fiskalnej będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane w urządzeniu.
 
5. Rozpocznij ewidencję obrotu i stosuj obowiązujące przepisy
Przedsiębiorca który rozpoczyna rejestrację obrotów na urządzeniu fiskalnym, musi pamiętać o kilku ważnych działaniach. Przede wszystkim zobowiązany jest rejestrować każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych i wydawać klientowi oryginał paragonu. Na koniec każdego dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego musi wykonać dzienny raport fiskalny. Urząd skarbowy wymaga też od podatnika miesięcznych raportów sprzedaży, sporządzanych na koniec każdego miesiąca lub przed pierwszą sprzedażą miesiąca następnego. Wymaga się, aby dokumenty kasowe były przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od następnego roku po rozpoczęciu fiskalizacji. Bardzo istotną sprawą jest też ścisła współpraca ze służbami serwisowymi. Serwisant ma za zadanie zamieszczać wpisy w książce kasy rejestrującej, przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia. Dokonuje on także obowiązkowych przeglądów technicznych kasy (przynajmniej raz na 24 miesiące).
 
6. Zgłoś urządzenie fiskalne do Urzędu Skarbowego
W ciągu siedmiu dni od fiskalizacji należy zarejestrować urządzenie w Urzędzie Skarbowym (odpowiedni druk Zgłoszenie kasy przez podatnika jest dostarczony razem z kasą). Urząd nada numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadomi o tym podatnika.

Prawne

Kiedy trzeba kupić kasę fiskalną?

Kasę rejestrującą (potocznie zwaną fiskalną) muszą mieć firmy sprzedające towary i usługi klientom detalicznym, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Taki ogólny obowiązek wynika z ustawy o VAT. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU nr 51, poz. 375 ze zm.). Tam też wymienione są wyjątki - kiedy przedsiębiorcy nie muszą instalować urządzeń fiskalnych.

Nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zakłada rozszerzenie katalogu podatników, którzy w roku 2011będą musieli ewidencjonować wszystkie obroty na kasach fiskalnych.

Nowym obowiązkiem zostanie objętych 13 grup usług lub towarów. Wśród nich znajdą się np. lekarze i prawnicy, rzeczoznawcy, detektywi i ochroniarze. Nowe rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących zacznie obowiązywać 1 stycznia 2011 r. Jednak większość zmian będzie miała zastosowanie dopiero od 1 maja 2011 r. Wszystko po to, aby podatnicy mieli odpowiednio dużo czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków ewidencyjnych.

Kogo obejmie obowiązek stosowania kas?

Z dotychczasowych zwolnień o charakterze przedmiotowym w zakresie sprzedaży w rozporządzeniu nie przewidziano następujących usług:

magazynowania i przechowywania towarów pozostałe – wyłącznie przechowywanie i dozór mienia – których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane est fakturą (PKWiU z 1997 r. – ex 63.12.14),
przechowalni bagażu na dworcach kolejowych – wyłącznie świadczone przy użyciu urządzeń służących do automatycznej obsługi, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność (PKWiU z 1997 r. – ex 63.21.10-00.10) 1),
przechowalni bagażu na dworcach autobusowych – wyłącznie świadczone przy użyciu urządzeń służących do automatycznej obsługi, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność (PKWiU z 1997 r. – ex 63.21.21-00.10) 1),
prawnicze, rachunkowo-księgowe, badania rynków i opinii publicznej, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (PKWiU z 1997 r. – 74.1), z wyjątkiem usług notariuszy prowadzących repertorium A i P,
rzeczoznawstwa objęte również grupowaniem PKWiU usługi architektoniczne i inżynierskie – których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą (PKWiU z 1997 r. – ex 74.2),
rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu – których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą (PKWiU z 1997 r. – ex 74.5),
detektywistyczne i ochroniarskie – których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą (PKWiU z 1997 r.– ex 74.6),
sekretarskie i tłumaczenia, z wyłączeniem usług drukarskich i powielaczowych (PKWiU z 1997 r. – ex 74.83),
komercyjne pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowane – m.in. usługi w zakresie oceny zdolności kredytowej, usługi świadczone przez agencje inkasa – których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturą (PKWiU z 1997 r. – ex 74.84),
w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej (PKWiU z 1997 r.– 85),
świadczone przez schroniska dla zwierząt,
związane z rekreacją, kulturą i sportem, które dotychczas nie były jeszcze objęte obowiązkiem stosowania kas (PKWiU z 1997 r.– ex 92),
pogrzebowe i pokrewne (PKWiU z 1997 r.– 93.03),
usługi świadczone w gospodarstwach domowych (PKWiU z 1997 r.– 95)

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Wysokość obrotu to obecnie podstawowe kryterium zwolnienia.

40 tys. zł - Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować podatnicy, których sprzedaż nie przekracza 40 tys. zł czyli podatnicy o małych dochodach. Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy - licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit.
20 tys. zł - podatnicy rozpoczynający działalność również są zwolnieni z nowego obowiązku, ale tylko do chwili osiągnięcia obrotu ponad 20 tys.zł. W momencie przekroczenie limitu trzeba zainstalować kasę.

Sankcje za brak kasy

Jeżeli podatnik nie rozpocznie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej w obowiązujących terminach nie będzie mógł oczywiście skorzystać z prawa odliczenia od podatku, kwot wydatkowanych na zakup kasy (obecnie 90 % jej ceny zakupu, nie więcej jednak niż 700 zł).

W przypadku braku kasy fiskalnej podatnik zobowiązany do jej posiadania może zostać ukarany karą grzywny do 240 stawek dziennych za nieprowadzenie księgi (kasa fiskalna jest księgą w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego), albo w przypadku mniejszej wagi karą grzywny za wykroczenie skarbowe.

W przypadku posiadania kasy, ale nieewidencjonowania przy jej pomocy sprzedaży, albo też w przypadku ewidencjonowania tylko części sprzedaży, którą podatnik powinien ewidencjonować, podatnik może zostać ukarany karą grzywny do 240 stawek dziennych za nierzetelne prowadzenie księgi, albo w przypadku mniejszej wagi karą grzywny za wykroczenie skarbowe.

W przypadku nieprawidłowego ewidencjonowania na kasie rejestrującej, które jednak nie skutkuje uszczupleniem zobowiązania podatkowego podatnik może zostać ukarany karą grzywny za wykroczenie skarbowe za wadliwe prowadzenie księgi.

W przypadku niezgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik zobowiązany będzie do zwrotu odliczonych lub zwróconych mu kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej.

Serwisowanie urządzenia

Podatnik jest obowiązany do wykonywania przeglądów okresowych. Przegląd kasy powinien odbyć się nie rzadziej, niż co 24 miesiące.

Podatnik ma obowiązek zgłosić do serwisu każdą nieprawidłowość w działaniu kasy.

Podatnik ma obowiązek samodzielnej i stałej weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków.

Podatnik ma obowiązek przechowywania książki kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie służby serwisowej.

W przypadku utraty książki kasy rejestrującej podatnik jest obowiązany niezwłocznie zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki kasy rejestrującej musi być umieszczony napis "DUPLIKAT".

Podatnik ma obowiązek poddania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kas, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji.

Naruszenie obowiązków w zakresie zgłoszenia kasy do serwisu celem wykonania przeglądu skutkuje utratą prawa odliczenia do 90% ceny netto kasy (nie więcej niż 700 zł) albo obowiązkiem zwrotu kwoty już odliczonej, albo otrzymanej wcześniej.

Kasa czy drukarka

Czym się różni kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?

Jedną z decyzji, którą trzeba podjąć przy zakupie urządzenia fiskalnego jest wybór pomiędzy kasą a drukarką fiskalną. Czym różnią się te grupy urządzeń? Które urządzenie wybrać?

Kasa fiskalna - jest kompletnym systemem do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie. Baza towarów i usług (PLU) znajduje się wewnątrz urządzenia fiskalnego - kasy. Przed przystąpieniem do sprzedaży należy zafiskalizować urządzenie i zaprogramować bazę PLU.
 
Drukarka fiskalna - zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo-rozliczeniowym. Z tego względu nie jest urządzeniem samodzielnym, lecz stanowi fragment systemu sprzedaży. Jej zadaniem jest zbieranie informacji o obrocie handlowym i rejestrowanie ich w pamięci fiskalnej. Zewnętrzny system sprzedażowo-rozliczeniowy to zazwyczaj komputer z odpowiednim dla danej branży oprogramowaniem. W tym przypadku baza towarów i usług (PLU) zintegrowana jest z oprogramowaniem komputerowym zainstalowanym na komputerze. Połączenie drukarki fiskalnej i oprogramowania komputerowego jest dużo wygodniejszym rozwiązaniem. Zaawansowane funkcje do analizy i raportowania w programie komputerowym w połączeniu z informacjami zgromadzonymi na elektronicznym nośniku danych w drukarce fiskalnej, pozwalają na pełną kontrolę prowadzonej działalności i efektywne zarządzanie placówką. Dodatkową funkcją w drukarce fiskalnej jest możliwość wystawiania faktur VAT. Przed przystąpieniem do sprzedaży z wykorzystaniem drukarki fiskalnej należy zafiskalizować urządzenie.

Kolejną różnicą jest możliwość drukowania na drukarce fiskalnej nie tylko paragonów ale również faktur VAT (w kasach fiskalnych takiej możliwości nie ma).

Ulga ...

Jak uzyskać ulgę na zakup urządzenia?

Podatnikom, którzy muszą kupić, zainstalować i stosować kasę fiskalną, przysługuje ulga na zakup takiego urządzenia. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mogą odliczyć nawet 90% ceny zakupu urządzenia fiskalnego!

Podatnicy, którzy rozpoczynają rejestrację obrotów na urządzeniu fiskalnym mają możliwość skorzystania z ulgi na zakup każdej z kas rejestrujących (koszt netto), zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Wysokość ulgi może wynosić nawet 90% jednostkowej ceny zakupu (netto), nie więcej jednak niż 700 PLN za urządzenie.
 
Uwaga: Ulgą nie są objęte kasy nabywane w celu wymiany starych modeli na nowe oraz instalowane dodatkowo (nie zgłoszone z pierwszą fiskalizacją).

Aby skorzystać ze zwrotu należy:
1. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o instalowanych kasach (Druk: Zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania), z podaniem ich ilości i adresów instalacji (należy wziąć pod uwagę wszystkie urządzenia, które chcemy zainstalować, również kasy rezerwowe).
 2. Wykonać w terminie fiskalizację kasy.
 3. W ciągu 7 dni od fiskalizacji złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego wypełniony formularz Zgłoszenie kasy przez podatnika
 4. Przedstawić w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności.
 5. Rozliczyć wydatek w deklaracji podatkowej lub wystąpić o zwrot do Urzędu skarbowego

Kiedy i w jaki sposób podatnik otrzyma ulgę?

Płatnicy podatku VAT:
Ulgę z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego możemy odliczyć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym rozpoczęliśmy ewidencjonowanie, lub za miesiące następujące po tym miesiącu. Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie mogą to zrobić w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za urządzenie rejestrujące. Zasadą jest, że odliczenie w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu, kwartale) nie może być wyższe od kwoty różnicy między VAT należnym a naliczonym. Gdy VAT naliczony jest większy lub równy kwocie podatku należnego, możemy otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty ulgi. Z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości: 25% całej kwoty przysługującej do odliczenia - jeżeli składamy deklaracje miesięczne, lub
 50% tej kwoty- jeżeli składamy deklaracje kwartalne.

Podatnicy nie będący płatnikami VAT:
Z ulgi na zakup urządzenia mogą także skorzystać przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT oraz zwolnieni podmiotowo od tego podatku (ze względu na niewielkie obroty). W tym celu muszą złożyć Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej do Urzędu Skarbowego. Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku.

Kopia

Kopia elektroniczna paragonu. Jakie są korzyści?

Do niedawna na rynku dostępne były wyłącznie urządzenia fiskalne wyposażone w dwie rolki papieru. Jedna do wydruku oryginału paragonu, druga (kopia) przeznaczona dla właściciela sklepu, która powinna być przechowywana przez okres 5 lat. Z początkiem roku, na rynku pojawiły się urządzenia fiskalne, posiadające tylko jedną rolkę - oryginału. Kopia paragonów zapisywana jest zaś elektronicznie na standardowej karcie SD lub SDHC.

Korzyści ze stosowania urządzeń z kopią elektroniczną paragonu:

Brak konieczności drukowania papierowych kopii paragonów.
Znaczna redukcja kosztów ponoszonych na materiały eksploatacyjne (rolki kasowe). Likwidacja problemów logistycznych i ograniczenie nakładów finansowych związanych z przechowywaniem „tradycyjnych” kopii paragonów przez okres 5 lat.
 
Uniwersalna karta SD/SDHC jako Informatyczny Nośnik Danych.
Łatwość przechowywania dużej ilości danych (na karcie SD 2GB można zapisać zawartość co najmniej 3330 standardowych rolek papieru). Szybki i łatwy dostęp do zarchiwizowanych w ten sposób danych. Karta obsługiwana przez wiele rodzajów urządzeń umożliwiających kopiowanie i archiwizowanie danych.
 
Zabezpieczone elektronicznie dane.
Możliwość weryfikacji autentyczności danych również bez udziału urządzenia fiskalnego, z którego pochodzą (zarchiwizowanych na innych nośnikach).
 
Bezpieczeństwo danych.
Dowolna ilość zapasowych kopii na dowolnych nośnikach danych (płyty CD, DVD, komputer, dyski przenośne, pendrive).
 
Pamięć podręczna w urządzeniu.
W przypadku zapełnienia bądź braku Informatycznego Nośnika Danych (IND) w urządzeniu można na nim rejestrować sprzedaż przez okres 3 dni, po których konieczna jest archiwizacja danych na IND.
 
100 metrowa rolka kasowa.
Trzykrotnie dłuższa od dotychczasowej rolka oryginału to mniejsza częstotliwość wymiany papieru, a więc szybsza i bardziej płynna obsługa klientów (dotyczy drukarek Posnet Thermal FV, Posnet Thermal