Obowiązek stosowania kas i drukarek fiskalnych dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Podatnik użytkujący kasę musi za jej pomocą rejestrować wszystkie czynności dokonane na rzecz tych osób.
Zasadniczo przedsiębiorca, który rozpoczął pracę z kasą fiskalną, nie może ponownie skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dn. 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r. poz. 2454). Jednakże w niektórych okolicznościach z używania kasy fiskalnej można zrezygnować.
Rezygnacja z kasy fiskalnej – zaprzestanie sprzedaży
W praktyce przedsiębiorstwa nierzadko zmieniają profil swojej działalności. Firma, która początkowo kierowała swoją ofertę do osób prywatnych i innych podmiotów gospodarczych, może uznać za korzystne prowadzenie sprzedaży wyłącznie na rzecz innych firm. W takim wypadku kasa fiskalna nie będzie miała już żadnego zastosowania - przedsiębiorca będzie wystawiał swoim klientom faktury.
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlega ewidencjonowaniu za pomocą tego urządzenia, czyli sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Jeśli takiej sprzedaży nie ma, nie ma też obowiązku posiadania w firmie kasy fiskalnej. Przedsiębiorca może zrezygnować z jej używania.
Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2011 r., nr IBPP4/443-1534/11/KG. Stwierdzono w niej, iż utrzymywanie kasy fiskalnej w wypadku zaprzestania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych jest niezasadne z ekonomicznego punktu widzenia. Podkreślono jednak, iż rezygnacja z kasy nie ma wpływu na fakt, iż każda przyszła sprzedaż dokonana na rzecz takiej osoby musi być zarejestrowana na kasie – o ile nie podlega zwolnieniu przedmiotowemu z tego obowiązku.
Rezygnacja z kasy fiskalnej – zwolnienie przedmiotowe
Jak podkreślono wcześniej, podatnik nie może wrócić do zwolnienia podmiotowego, nawet jeśli jego obrót w poprzednim roku nie przekroczył limitu 20.000 zł. Może jednak skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego, które nie jest uzależnione od wysokości obrotu. Jeśli podatnik wykonuje wyłącznie czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia, może zrezygnować z kasy fiskalnej.
W katalogu czynności zwolnionych z kas przedmiotowo wymieniono m.in. usługi finansowe i ubezpieczeniowe, usługi pocztowe i kurierskie, usługi związane z edukacją (z wyjątkami), niektóre usługi dotyczące rolnictwa, niektóre usługi komunalne (m.in. dostawy energii, gazu), obozowiska dla dzieci, czynności notarialne itp.
Zwolnieniu z kasy fiskalnej podlega także m.in. sprzedaż wysyłkowa (poz. 38 załącznika) oraz świadczenie usług z zapłatą na rachunek (poz. 39). Należy jednak pamiętać, iż korzystanie z tego zwolnienia wymaga spełnienia wszystkich warunków określonych dla każdego z nich.
Rezygnacja z kasy fiskalnej jest możliwa, jeżeli podatnik zaprzestaje całkowicie wykonywania czynności nieobjętych zwolnieniem przedmiotowym z kas i będzie wykonywał wyłącznie czynności zwolnione z kas. Taki stan rzeczy potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 4 marca 2015 r., nr ITPP1/443-1533/14/AJ.
Należy jednak podkreślić, iż również w tym wypadku wykonanie czynności niepodlegającej zwolnieniu przedmiotowemu z kas będzie wymagało zarejestrowania jej na kasie – nawet jeśli podatnik zrezygnował z posiadania tego urządzenia.
Zaprzestanie stosowania kasy fiskalnej – procedura
Podatnik decydujący się na rezygnację z kasy fiskalnej musi pamiętać o ciążących na nim obowiązkach. Procedura wyrejestrowania urządzenia została określona w § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363):
15.1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:
1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.
2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.
Rezygnacja z kasy a utrata prawa do ulgi
Podatnik, który zaprzestał używania kasy fiskalnej w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, a skorzystał z ulgi do 700 zł na jej zakup, musi pamiętać o konieczności zwrotu odliczonej lub uzyskanej kwoty. Tak wynika z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT:
Art. 111
(…)
6. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2.
Zwrot ulgi na kasę fiskalną powinien nastąpić w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu (lub kwartale) w którym zaprzestano używania kasy – dotyczy to czynnych podatników VAT. W przypadku przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT zwrotu należy dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaprzestano używania urządzenia. Tak wynika z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 163).
Konieczność zwrotu ulgi na kasę fiskalną skłania wielu przedsiębiorców do utrzymania tego urządzenia w działalności. Koszt dokonywania m.in. przeglądów technicznych nie przewyższa bowiem kosztu zwrotu, jak by nie patrzeć, wysokiej kwoty, jaką jest nawet 700 zł, które wcześniej podatnik odliczył lub otrzymał jako finansowe wsparcie przy rozpoczęciu pracy z kasą.
Decyzja o rezygnacji z kasy powinna być dobrze przemyślana, nie tylko ze względu na konieczność zwrotu ulgi – jeżeli w przyszłości przedsiębiorca będzie chciał dokonać sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, a sprzedaż ta nie będzie podlegała zwolnieniu przedmiotowemu, będzie musiał zarejestrować ją na kasie. W praktyce wymaga to albo odmówienia klientowi sprzedaży, albo wprowadzenia w działalności nowej kasy – tym razem jednak już bez prawa do ulgi na jej zakup. Dokonanie sprzedaży z pominięciem urządzenia fiskalnego wiąże się natomiast z dotkliwymi konsekwencjami karno-skarbowymi, lepiej więc nie ryzykować takiego działania.
Więcej o zwolnieniach z kas fiskalnych w 2018 r. czytaj w Poradniku
Potrzebujesz nowej kasy fiskalnej? Zobacz ofertę naszego salonu sprzedaży kas w Warszawie
