Sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, powinna być zarejestrowana na kasie lub drukarce fiskalnej. Faktura natomiast to dokument wystawiany przez przedsiębiorcę z reguły dla innego podmiotu gospodarczego.
Istnieje też możliwość wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, dokument taki wystawia się na żądanie nabywcy – ma on na to 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym wydano paragon fiskalny.
Faktura do paragonu dla osoby fizycznej
Czasem faktury wystawia się dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Praktyka taka ma miejsce np. przy sprzedaży drogiego sprzętu elektronicznego czy sportowego. Należy pamiętać, iż wystawienie faktury nie zwalnia z obowiązku wydruku paragonu fiskalnego. Oryginał paragonu dołącza się wtedy do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy. Nabywca natomiast otrzymuje tylko fakturę. Pozwala to uniknąć podwójnej płatności podatku z tej samej sprzedaży.
Zdarzają się jednak przypadki, gdy podatnik wystawi fakturę, jednak zapomni wydrukować paragon fiskalny. W takim wypadku musi zrobić to jak najszybciej. Niedopełnienie obowiązku wydrukowania paragonu fiskalnego wiąże się bowiem z dotkliwymi sankcjami finansowymi.
Jeśli wystawienie faktury i wydruk paragonu nastąpią w różnych okresach rozliczeniowych, podatek należny wykazuje się w deklaracji VAT za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli faktycznie dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Natomiast sporządzając deklarację VAT za okres, w którym wystawiono spóźniony paragon, kwotę wykazaną w fiskalnym raporcie miesięcznym należy odpowiednio pomniejszyć.
Konieczność wydruku paragonu nie następuje w przypadku, o którym mowa w art. 106h ust. 1 i 2 ustawy o VAT:
Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Obowiązek wydruku paragonu fiskalnego nie występuje także w przypadku czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r. poz. 2454). Zgodnie bowiem z § 2 tego aktu prawnego, czynności te są zwolnione przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. Jednak większość podatników użytkujących urządzenia fiskalne fiskalizuje wszystkie transakcje dla osób fizycznych, nawet te zwolnione.
Faktura do paragonu dla przedsiębiorcy
Aktualnie obowiązujące przepisy nie zabraniają drukowania paragonów fiskalnych na rzecz innych podmiotów gospodarczych. Co więcej, do takiej transakcji również można wystawić fakturę. W takim wypadku stosuje się te same zasady, co przy fakturach wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych – do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny.
Faktury wystawiane do paragonów dokumentujących sprzedaż dokonaną na rzecz podmiotów gospodarczych zawsze należy ujmować w ewidencji VAT. Zgodnie bowiem z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, ewidencja ta powinna obowiązkowo zawierać m.in. numer NIP nabywcy. W celu uniknięcia dwukrotnego ujmowania tej samej sprzedaży w ewidencji VAT (na podstawie faktury i raportu miesięcznego z kasy) należy odpowiednio pomniejszyć sprzedaż paragonową.
Jeśli faktura zostanie wystawiona w miesiącu innym niż paragon, sprzedaż należy uwzględnić w ewidencji VAT w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy – czyli w tym, w którym wydrukowany został paragon. Zapewni to zgodność ewidencji z deklaracją VAT. Należy wówczas skorygować odpowiednio „sprzedaż paragonową” wykazaną za dany miesiąc.
Konieczne jest także skorygowanie przesłanego uprzednio pliku JPK_VAT. Nawet jeśli po wystawieniu faktury do paragonu dane liczbowe w deklaracji VAT nie ulegną zmianie, dokumenty wykazane w ewidencji VAT i plikach JPK_VAT muszą zostać ujęte prawidłowo, a pliki wysłane do urzędu.
W ewidencji VAT i plikach JPK_VAT nie uwzględnia się faktur wystawianych do transakcji udokumentowanej paragonem wydanym dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Taka sprzedaż ujmowana jest na podstawie raportu fiskalnego.
