Regulacja zawarta w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, iż każda sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego powinna być zarejestrowana na kasie lub drukarce fiskalnej. Nieliczni podatnicy mogą korzystać ze zwolnień z tego obowiązku – do końca 2018 r. regulacje w tej kwestii znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dn. 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r. poz. 2454).
Przedsiębiorcy przyjmujący zaliczki lub inne formy przedpłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub świadczenia usług nieraz zastanawiają się, czy powinni ewidencjonować taką zapłatę na kasie fiskalnej w 2018 r. i w jaki sposób to robić. Znajomość wytycznych ustawodawcy w tym względzie jest bardzo ważna – prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży pozwoli m.in. uniknąć problemów w razie kontroli skarbowej.
Zaliczki – czy należy je rejestrować na kasie fiskalnej w 2018 r.
Wątpliwości w sprawie obowiązku ewidencjonowania zaliczek i innych form przedpłaty rozwiewa § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Zgodnie z tym przepisem:
3.1. Podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.
2. Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.
Jak wynika z powyższego zapisu, każda zapłata należności – także przedpłata – musi być rejestrowana na kasie fiskalnej w 2018 r. Nie ma przy tym znaczenia, czy uregulowana została całość należności, czy tylko jej część.
Zapłata podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania – oznacza to, iż podatnik powinien wystawić paragon i wręczyć go nabywcy w momencie uzyskania należności – czy to w formie gotówkowej, czy przelewem. Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi. Jeśli jednak przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej uzyskania w odniesieniu do danej kwoty. Wymaga to więc zarejestrowania na kasie zaliczki z chwilą jej otrzymania i rozliczenia wynikającego z niej podatku VAT należnego za odpowiedni okres.
Wpłata zaliczki wymaga udokumentowania paragonem fiskalnym, nawet jeśli przedsiębiorca wystawia do takiej transakcji fakturę lub sporządza umowę. W przypadku wystawienia faktury paragon fiskalny należy dołączyć do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy.
Zaliczki – jak je rejestrować na kasie fiskalnej
Kolejną kwestią, która wzbudza wątpliwości podatników, jest prawidłowe skonstruowanie nazwy towaru na paragonie fiskalnym w przypadku przyjęcia zaliczki lub innej formy przedpłaty. Ustawodawca wymaga w tym względzie jednoznaczności. W interpretacji indywidualnej nr IBPP2/4512-539/16-1/WN z 12 września 2016 r., Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał za nieprawidłowe stanowisko podatnika, który na paragonach dokumentujących wpłacenie zaliczek chciał stosować takie nazwy jak „zaliczka w stawce 23” czy „zaliczka w stawce 8”. Wskazał przy tym, iż § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas wymaga stosowania nazw wskazujących na towar lub usługę.
W praktyce oznacza to konieczność umieszczania na paragonie fiskalnym nazw, które wskazywać będą i na wpłaconą zaliczkę, i na towar lub usługę, na poczet której została wpłacona. Prawidłowe będą więc nazwy takie jak np. „Zadatek na organizację wesela” czy „Zaliczka na dostawę paneli”.
Paragon wystawiany w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi, powinien wskazywać kwotę pomniejszoną o wpłaconą zaliczkę. Szczegółowe informacje dla klienta mogą być zawarte w wystawionej do paragonu fakturze.
Zaliczka podlega opodatkowaniu wg stawki VAT właściwej dla danego towaru lub usługi. Ponadto należy pamiętać, by otrzymaną zaliczkę uznać za kwotę brutto, a zawarty w niej VAT obliczyć metodą „w stu”.
