Współpraca podmiotów gospodarczych zawsze wymaga pewnej miary zaufania. Sprzedawca dostarcza towar lub świadczy usługę licząc na terminową zapłatę. Nabywca płaci licząc na wysoką jakość towarów czy usług. W zdecydowanej większości przypadków odbywa się to sprawnie i uczciwie. Jednak na rynku działają też firmy, których zasadniczym celem jest zdobycie korzyści majątkowych kosztem przedsiębiorców. Niezarejestrowane firmy, posługiwanie się danymi podmiotów wykreślonych z rejestrów – takie działania prowadzone przez oszustów mogą narazić uczciwe firmy na ogromne straty finansowe. Istnieje jednak możliwość szybkiego sprawdzenia wiarygodności kontrahenta.
Wiarygodność kontrahenta pod lupą
Ustalenie, czy dana firma jest zarejestrowanym i aktywnym podmiotem gospodarczym, nie wymaga wynajmowania agencji detektywistycznej czy wywiadowni gospodarczych. Większość informacji o przedsiębiorcach udostępniana jest bezpłatnie przez publiczne źródła – może z nich skorzystać każdy, a uzyskanie potrzebnych danych nie wymaga składania żadnych wniosków i zbędnego oczekiwania.
Uzyskanie danych o potencjalnym kontrahencie wymaga oczywiście posiadania o nim podstawowych informacji. Potrzebne będą np. numer NIP, REGON, KRS czy nazwa firmy. Należy przy tym pamiętać, iż rodzaj rejestru, w jakim może znaleźć się dany podmiot, zależy od formy prowadzonej przez niego działalności.
W jakim rejestrze szukać danych o firmie
Informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych oraz wspólnikach spółek cywilnych znaleźć można w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Tutaj też szukać można danych o spółkach cywilnych. Jeśli ich tam nie ma, warto skorzystać z rejestru REGON.
Z kolei informacje o spółkach prawa handlowego, czyli m.in. spółkach jawnych i spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, znajdują się w Krajowym Rejestrze Sądowym.
CEIDG – jak wyszukać firmę w ewidencji
Aby wyszukać kontrahenta w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, należy wejść na stronę https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/Search.aspx - wystarczy wpisać tylko niektóre dane, np. numer NIP lub REGON, imię i nazwisko przedsiębiorcy czy adres. Wyszukiwarka oprócz podstawowych informacji, poda też szereg innych danych: m.in. datę rozpoczęcia działalności, rodzaje działalności, dane pełnomocników, adres, informacje o spółkach cywilnych, których wspólnikiem jest dany przedsiębiorca, adres e-mail, adres strony internetowej itp.
Ważną informacją, którą wyświetla wyszukiwarka, jest okres zawieszenia, wznowienia lub zaprzestania działalności gospodarczej. Dzięki temu możliwe jest wyszukanie podmiotów, które niegdyś istniały, jednak zostały wykreślone z rejestru – firmy takie nie mają bowiem prawa do funkcjonowania na rynku. Aby wyszukać dane również podmiotów wykreślonych z rejestru, należy zaznaczyć okienko „uwzględnij wykreślone”. Przy czym należy wiedzieć, iż system nie podaje danych przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność przed 1 lipca 2011 r. (dane te można uzyskać w urzędach miast i gmin).
Czym więcej danych wprowadzimy do wyszukiwarki, tym dokładniejsze uzyskamy wyniki. Jeśli bowiem wprowadzimy np. wyłącznie nazwisko przedsiębiorcy, uzyskamy informacje o wszystkich firmach w Polsce prowadzonych przez osoby o takim samym nazwisku. Jeśli wprowadzimy tylko miasto i ulicę, wyszukiwarka wyświetli dane wszystkich podmiotów gospodarczych zarejestrowanych pod tym adresem itp.
Po wprowadzeniu danych do wyszukiwarki musimy pamiętać o wpisaniu kodu widocznego na obrazku – wprowadzenie błędnego kodu spowoduje konieczność ponownego jego wpisania.
Dane z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej można wydrukować klikając przycisk Drukuj / Pobierz PDF.
REGON – jak wyszukać firmę w rejestrze
Pod adresem https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx znajduje się prowadzona przez Główny Urząd Statystyczny wyszukiwarka krajowego rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON). Aby znaleźć interesującą nas firmę, wystarczy wpisać jeden z trzech numerów: NIP, REGON lub KRS. Istnieje także możliwość znalezienia firmy po jej adresie – wpisanie ulicy spowoduje wyświetlenie informacji o wszystkich podmiotach na niej zarejestrowanych.
W rejestrze REGON można znaleźć dane niektórych podmiotów, których nie ma w CEIDG – dotyczy to m.in. spółek cywilnych.
KRS – jak wyszukać spółkę w rejestrze
Dane dotyczące spółek prawa handlowego znaleźć można za pomocą wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego, dostępnej pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna - wystarczy podać w niej numer NIP, REGON, KRS, nazwę lub adres szukanego podmiotu. Należy też pamiętać o zaznaczeniu właściwego okienka u góry strony – w celu wyszukania kontrahenta zaznaczamy okienko „Przedsiębiorcy”.
Z rejestru KRS uzyskać można szereg ważnych danych o potencjalnym kontrahencie. Oprócz podstawowych informacji, takich jak m.in. numery identyfikacyjne, nazwa, forma działalności czy data wpisu lub wykreślenia, znajdziemy tu także historię wpisu. Jeszcze więcej danych uzyskamy wybierając „Pobierz wydruk informacji pełnych". Dane można pobrać i wydrukować.
Wydruk zawiera szczegółowe informacje, takie jak:
- Dane wspólników
- Przedmiot działalności
- Organy reprezentujące spółkę i ich skład
- Kapitał spółki
- Dane o ewentualnym postępowaniu upadłościowym, zmianach w KRS, zawieszeniu itp.
Takie szczegółowe informacje można uzyskać wyłącznie w odniesieniu do spółek znajdujących się aktualnie w rejestrze – będzie to niemożliwe w przypadku spółek z tego rejestru wykreślonych.
Podobnie jak w wypadku wyszukiwarek CEIDG i REGON, czym więcej danych podamy w wyszukiwarce KRS, tym precyzyjniejsze wyniki uzyskamy. System nie wyświetli żadnych wyników, jeśli w bazie będzie ich więcej niż 100. Tak by się stało, gdybyśmy wpisali np. wyłącznie nazwę miejscowości (np. Warszawa, Pruszków). Konieczne jest podanie bardziej szczegółowych danych.
W dziale 4 i kolejnych działach znajdują się informacje kluczowe z punktu widzenia firmy sprawdzającej potencjalnego kontrahenta. Dowiemy się z nich m.in. o otwarciu postępowania likwidacyjnego, przekształceniach spółki, podziale, połączeniu, wszczęciu postepowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego, ustanowieniu kuratora dla spółki itp.
VAT i NIP – pozostałe wyszukiwarki
W ostatnich latach rząd przykłada szczególną wagę do sprawdzania wiarygodności podmiotów gospodarczych, wykreślania nieaktywnych i likwidowania tych, które dopuszczają się poważnych nadużyć podatkowych. Aby ułatwić uczciwym przedsiębiorcom zawieranie korzystnych transakcji, uruchomione zostały także inne wyszukiwarki, np.:
Status VAT kontrahenta można sprawdzić na Portalu Podatkowym: http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/sprawdzanie-statusu-podmiotu-w-vat
Poprawność numeru NIP można sprawdzić tutaj: http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/sprawdzenie-statusu-nip
Numer VAT-UE można potwierdzić na stronie Komisji Europejskiej:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl&;
Wykaz podmiotów niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT znaleźć można na stronie resortu finansów:
http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/wykaz-podmiotow-niezarejestrowanych-oraz-wykreslonych-i-przywroconych-do-rejestru-vat
