Sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego powinna zostać udokumentowana paragonem fiskalnym. Obowiązujące przepisy dają jednak nabywcom możliwość zażądania od sprzedawcy wystawienia do takiej transakcji faktury – można to zrobić w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wydrukowano paragon fiskalny.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika należy dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Zasadniczo dokument ten powinien być dostarczony przez nabywcę, który żąda wystawienia faktury do danej transakcji. Wątpliwości podatników wzbudzają sytuacje, gdy nabywca takiego paragonu nie posiada – zgubił go lub zniszczył, a mimo to chce otrzymać fakturę. Przepisy nie wskazują wprost procedury postępowania w takich przypadkach. Pomocne okażą się jednak interpretacje indywidualne organów podatkowych.

 

Brak paragonu fiskalnego – czy można wystawić fakturę?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacji Indywidualnej z dnia 12 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.223.2018.1.ISZ rozstrzygał kwestię możliwości wystawienia faktury zbiorczej do transakcji zarejestrowanych na kasie fiskalnej, pomimo braku zwrotu podatnikowi wcześniej wystawionych paragonów. Jednakże sprzedawca dysponował danymi, dzięki którym mógł dokonać jednoznacznej weryfikacji oraz identyfikacji zgłaszanych przez klienta transakcji – były to posiadane dowody wewnętrzne generowane przez stosowany w firmie system informatyczny.

W końcowych wnioskach zawartych w tej interpretacji czytamy m.in.:

Wnioskodawca postępuje prawidłowo wystawiając fakturę zbiorczą dla Klienta, działając w opisanym stanie faktycznym, w którym Klient zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, z jednoczesną identyfikacją transakcji oraz Klienta na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną, pozostających u Wnioskodawcy. (...)

 

Stanowisko podatnika, który wystawiał faktury do transakcji zaewidencjonowanych na kasie fiskalnej, jednak bez otrzymania paragonów, uznano więc za prawidłowe. Na podstawie interpretacji Dyrektora KIS można wysnuć wniosek, iż wystawienie faktury w takim wypadku jest możliwe wtedy, gdy podatnik posiada możliwość identyfikacji i weryfikacji zgłaszanej transakcji. Weryfikacja taka jest możliwa nie tylko na podstawie danych z systemów informatycznych, ale też m.in. na podstawie kopii paragonów fiskalnych zapisanych w formie papierowej na drugiej rolce papieru kasowego lub w formie elektronicznej.

Inne niż paragon dowody dokonania zakupu towarów lub usług mogą być przedłożone także przez samego nabywcę. Wśród dokumentów takich można wymienić chociażby potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą.

 

Wystawienie faktury do paragonu w praktyce

Oczywiście sprzedawca ma prawo odmówić nabywcy wystawienia faktury do transakcji zarejestrowanej na kasie, gdy ani nie dysponuje on paragonem bądź innym dokumentem, ani nie umie podać informacji pozwalającej na identyfikację transakcji, np. daty nabycia. Należy też uwzględnić stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z interpretacji indywidualnej z dnia 12 stycznia 2016 r., nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN – potwierdzono w niej, iż wystawienie faktury do transakcji zarejestrowanej na kasie bez paragonu fiskalnego jest możliwe, jednak nie może stać się procedurą praktykowaną przez podatnika powszechnie.

 

Celem dołączania paragonu fiskalnego do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika jest w istocie uniknięcie podwójnej płatności podatku z danej sprzedaży. Faktur wystawionych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ujmuje się ponownie w ewidencji sprzedaży VAT. Kwoty wynikające z faktury znajdują się bowiem w raportach fiskalnych – dobowym oraz miesięcznym – stanowiących podstawę ujęcia dokonanej transakcji w ewidencji sprzedaży VAT.

Inaczej jest w przypadku faktur do paragonów wystawianych dla podmiotów gospodarczych. Faktury takie zawsze bowiem należy ujmować w ewidencji VAT i wysyłać w formie plików JPK_VAT. Aby uniknąć podwójnej płatności podatku, należy pomniejszyć sprzedaż paragonową wynikającą z raportu miesięcznego z kasy fiskalnej.

 

Faktura do paragonu tylko z NIP-em nabywcy

Od 1 stycznia 2019 r. w ustawie o VAT ma znaleźć się nowy art. 106b ust. 4 i 5 – przepis ten wprowadzi zasadę, zgodnie z którą fakturę do transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej będzie można wystawić wyłącznie wtedy, gdy paragon zawierał będzie numer NIP nabywcy. Dotyczy to oczywiście faktur wystawianych dla przedsiębiorców. Projektowane przepisy przewidują też sankcję dla sprzedawców, którzy się do zmian nie zastosują - wystawienie faktury do paragonu niezawierającego numeru NIP nabywcy będzie groziło nałożeniem przez organ podatkowy na dostawcę towaru lub usług dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 100% podatku wykazanego na tej fakturze.

Nowy warunek ma dotyczyć wyłącznie sprzedawców, których kasy fiskalne posiadają techniczną możliwość wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie. Użytkownicy starszych modeli urządzeń zamiast paragonu z NIP-em nabywcy będą od razu wystawiać fakturę.

 

Ustawa nowelizacyjna wprowadzająca powyższą zasadę jest obecnie wciąż na etapie projektu. Ostateczne brzmienie nowych przepisów poznamy po opublikowaniu aktu prawnego w Dzienniku Ustaw.

 

Więcej: Od 1 stycznia 2019 r. faktura do paragonu tylko z NIP-em nabywcy