Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników. Jedną z najważniejszych zmian jest skrócenie z 50 lat do 10 lat okresu obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych. Ponadto w nowym stanie prawnym dokumenty nie muszą być już archiwizowane w formie papierowej – mogą mieć formę elektroniczną. Pojawiła się też możliwość przekazywania do ZUS danych ważnych dla ubezpieczonych w formie elektronicznej. Ponadto wprowadzono domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika.
Dla przedsiębiorców to bardzo duże ułatwienie. Firmy oszczędzają na zakupie papieru, regałów i szaf pancernych, druku, a przede wszystkim na kosztach pracy. Obsługa kadrowa jest prostsza i szybsza. Wiodący producent oprogramowania dla firm – InsERT – wprowadził w związku z tym ważne zmiany w programach Gratyfikant GT oraz Gratyfikant nexo.
Przechowywanie e-dokumentacji
Po wejściu w życie nowych przepisów pracodawcy mogą przesyłać do ZUS imienne raporty miesięczne pracowników. Otrzymane dane zapisywane są na ich indywidualnych kontach i archiwizowane w formie elektronicznej. Proces dostosowywania firm do zmian podzielono na kilka etapów – w zależności od daty zatrudnienia pracownika.
- Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku akta muszą być przechowywane przez pracodawcę przez 50 lat.
- Dla zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas archiwizowania dokumentów pracodawca może skrócić do 10 lat. Ma jednak obowiązek złożyć w ZUS raport z informacjami niezbędnymi do wyliczenia emerytury lub renty. W przeciwnym wypadku musi przechowywać akta przez 50 lat. Wybór e-dokumentacji wiąże pracodawcę nieodwołalnie dla wszystkich pracowników.
- Dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się przez 10 lat. Pracodawca ma obowiązek wysyłania do ZUS imiennych raportów miesięcznych zawierających dane niezbędne dla ustalenia wysokości emerytury lub renty.
Programy InsERT gotowe na e-Dokumentację
Użytkownicy programów Gratyfikant nexo (od wersji 24) i Gratyfikant GT (od wersji 1.56) mogą przechowywać akta swoich pracowników w formie elektronicznej. Dzięki e-Archiwizacji wymagane kopie zapasowe przechowywane są bezpiecznie – system zapewnia danym najwyższą ochronę. Kopie zapasowe tworzone są z wykorzystaniem chmury. W razie potrzeby akta mogą zostać przekazane w formie skompresowanego archiwum.
Korzystanie z e-Archiwizacji to oszczędność – odchodzą koszty zakupu nośników czy usług serwisowych związanych z odzyskiwaniem danych w razie awarii sprzętu. Oszczędzamy też czas pracy – archiwizacja odbywa się w tle i nie obciąża systemu, dane wysyłane są do chmury zgodnie z ustalonym harmonogramem. A dzięki innowacyjnej technologii Cloud Computing użytkownik może sięgać do zgromadzonych danych w dowolnym miejscu, o każdej porze.
Usługa e-Archiwizacja dostępna jest bezpłatnie przez 14 dni w wersji próbnej. Jeśli użytkownik się na nią zdecyduje, może wybrać jeden z sześciu atrakcyjnych cenowo pakietów – dostosowanych do potrzeb przedsiębiorcy związanych z przestrzenią dyskową oraz transferem danych.
BUCHCOM Programy dla firm Warszawa to Partner Handlowy i Punkt Serwisowy InsERT. Zespół doświadczonych specjalistów posiadających uprawnienia serwisowe dysponuje kompletną ofertą tego wiodącego producenta, wdraża systemy zgodnie z potrzebami klienta i zapewnia opiekę serwisową. Kompleksowo wyposażamy stanowiska sprzedażowe – oferujemy kasy i drukarki fiskalne Posnet, Elzab i Novitus, wagi sklepowe, czytniki kodów kreskowych i inne urządzenia. Zawieramy bardzo atrakcyjne umowy na płatności elektroniczne z terminalem płatniczym. Nasi certyfikowani księgowi specjalizują się w obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej małych i średnich przedsiębiorstw. W naszym serwisie fiskalnym wyposażamy firmy w sprzęt i oprogramowanie, szkolimy i zapewniamy optymalne opcje dla każdej działalności.
