Przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., wprowadziły wiele zmian w przepisach dotyczących użytkowania kas fiskalnych. Wiele słyszymy o pojawieniu się na rynku kas fiskalnych online – innowacyjnych urządzeń, które w sposób ciągły i automatyczny przesyłają dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Jednak nowe przepisy to też nowy obowiązek dla każdego operatora urządzenia fiskalnego.
Zgodnie z § 6 ust. 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), każdy użytkownik kasy fiskalnej przed rozpoczęciem pracy z urządzeniem ma obowiązek podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.
Informacja o zasadach ewidencji
Dokument, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia, zawiera informacje m.in. o obowiązkach ciążących na operatorze kasy fiskalnej. Oprócz takich podstawowych zasad, jak rejestrowanie na kasie każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego czy wydawanie paragonu każdemu nabywcy bez jego żądania, sprecyzowano w nim m.in. zasady ewidencjonowania zaliczek.
W informacji znalazło się też omówienie skutków nieprzestrzegania zasad dotyczących prawidłowego użytkowania urządzenia fiskalnego. Odniesiono się m.in. do art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.), zgodnie z którym, dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej grozi karą grzywny za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.
Kto i kiedy musi podpisać oświadczenie
Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji na kasie musi podpisać każdy użytkownik urządzenia. Dotyczy to nie tylko kas online’owych, ale też kas tradycyjnych z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Osoby zajmujące się obsługą kasy w danej firmie przed wejściem w życie nowych przepisów, musiały podpisać oświadczenie do końca maja 2019 r. Natomiast wszyscy nowi operatorzy muszą dopełnić tego obowiązku przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.
W praktyce oznacza to, iż oświadczenie podpisuje każdy nowy pracownik zatrudniany w firmie. Nawet jeśli wcześniej podpisał je pracując w innym przedsiębiorstwie. Dokumenty muszą podpisywać również wszyscy pracownicy w każdej nowo zakładanej firmie.
Spóźnienie z podpisaniem oświadczenia
Zobowiązanym do przedstawienia informacji o zasadach ewidencji na kasie jest podatnik. To on musi zadbać, by jego pracownicy podpisali oświadczenie przed rozpoczęciem pracy z kasą. Jeśli spóźnił się z dopełnieniem tego obowiązku, musi to zrobić jak najszybciej.
Przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., nie wprowadziły konkretnych kar za niedostosowanie się do nowego wymogu. W przypadku spóźnienia wystarczy więc po prostu uzupełnić brakujące dokumenty. Obowiązku zapoznania wszystkich operatorów kas z informacją o zasadach ewidencji nie można jednak tratować lekko. Zgodnie bowiem z art. 84 § 1 Kodeksu karnego skarbowego:
Art. 84. § 1. Kto, nie dopełniając obowiązku nadzoru nad przestrzeganiem reguł obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, dopuszcza, chociażby nieumyślnie, do popełnienia czynu zabronionego określonego w tym rozdziale,
podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Brak podpisanych oświadczeń może zostać przez urząd skarbowym potraktowany jako niedopełnienie obowiązku, a podatnik – ukarany grzywną. Lepiej więc nie ryzykować i pilnować terminów.
Kliknij i pobierz informację o zasadach ewidencji wraz z oświadczeniem
