W dobie pandemii koronawirusa praca zdalna stała się bardziej pożądana niż kiedykolwiek wcześniej. Szukając sposobów na komunikację bez osobistego kontaktu, wykazujemy się wyjątkową kreatywnością. Okazuje się, iż większość codziennych obowiązków możemy wykonywać online. Począwszy od dzieci, które online się uczą, przez spotkania na Skype’ie czy Zoomie, aż po przesyłanie księgowemu dokumentów online. 

 

Księgowy online to nie nowość

Biura księgowe działające online to nie odpowiedź na potrzebę chwili. To rozwiązanie, które funkcjonuje od lat. Brak osobistego kontaktu, a co za tym idzie brak ryzyka zakażenia czy przeniesienia wirusa, to tylko jedna z wielu zalet księgowości online. Okazuje się, iż taka forma kontaktu przedsiębiorcy z jego księgowym jest nie tylko bezpieczna, ale też wygodna, szybka i bardzo oszczędna. Korzystają obie strony – przedsiębiorca oszczędza czas i pieniądze, a księgowy ma ułatwioną pracę i uproszczony kontakt ze swoimi klientami.

Warto pokreślić, iż księgowość online jest czymś zupełnie innym niż przesyłanie dokumentów mailowo – w skanach czy plikach PDF. Wykorzystanie standardowej poczty elektronicznej wprawdzie pozwala wyeliminować osobisty kontakt, jednak nie jest doskonałą formą komunikacji. Wiadomości mogą trafić do spamu, zostać omyłkowo skasowane, a załącznik – przeoczony. Profesjonalna księgowość online wykorzystuje nowoczesne oprogramowanie, które porządkuje i wspiera całą komunikację na linii przedsiębiorca – biuro rachunkowe.

 

Księgowość online – rozwiązania dostosowane do potrzeb

Istnieje kilka opcji przesyłania dokumentów księgowemu online. Wszystko zależy od rodzaju oprogramowania, jakie wybierzemy lub jakie zostanie nam udostępnione przez księgowego. Niezależnie od tego, jaki system zastosujesz, jedno jest pewne – przejście na księgowość online przyniesie firmie wiele korzyści!

 

Zalety przesyłania dokumentów księgowemu online:

Oszczędność czasu – koniec z dojazdami, wysyłką dokumentów pocztą, gromadzeniem i dosyłaniem dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły.

Oszczędność pieniędzy, gdyż jak wiadomo, czas to pieniądz. Nie trzeba też ponosić kosztów dojazdu czy wysyłki.

Mniej pomyłek i zgubionych dokumentów – gdy zapomnisz o dokumencie, po prostu dosyłasz go online. Zapominasz też o ryzyku zgubienia przesyłki np. przez kuriera.

Ekologia – nie drukujesz już dokumentów, które dostajesz lub wysyłasz elektronicznie.

Bezpieczeństwo – dane wysyłane w formacie cyfrowym są odpowiednio zabezpieczone.

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu – gromadzisz je online w odpowiednio chronionym archiwum.

 

Przyjrzyj się zatem rozwiązaniom z zakresu księgowości online, dostarczanym przez nowoczesne biura rachunkowe.

 

SaldeoSMART – program do odczytywania faktur (i nie tylko!)

Program SaldeoSMART to wielofunkcyjne narzędzie, które ułatwia pracę księgowego i usprawnia komunikację z jego klientami. Mnóstwo korzyści odnoszą z niego także przedsiębiorcy. Za pomocą SaldeoSMART dokumenty przesyłane są do systemu. Można to zrobić ręcznie w programie, mailowo na specjalny dedykowany adres lub przez aplikację mobilna SaldeoSMART. Ostatnie rozwiązanie cieszy się ogromną popularnością. Wystarczy po prostu zrobić smartfonem zdjęcie dokumentu i dodać je w programie. Faktury itp., które otrzymaliśmy w formie elektronicznej, po prostu przesyłamy do SaldeoSMART.

Faktura czy inny dokument trafia do systemu, w którym jest od razu widoczna dla obu stron – przedsiębiorcy i księgowego. O pojawieniu się nowych dokumentów informują codzienne raporty. Użytkownik otrzymuje powiadomienia o aktywności księgowego. Dzięki temu obie strony mają pewność, że żadna aktywność nie zostanie przeoczona.

 

Formy komunikacji z biurem rachunkowym

SaldeoSMART współpracuje z różnymi programami księgowymi. Praca na oprogramowaniu zintegrowanym, takim jak InsERT oprogramowanie dla biur rachunkowych (Rachmistrz nexo, Rewizor nexo) to bardzo duża wygoda dla obu stron. Dzięki automatyzacji czasochłonnych procesów praca księgowego jest szybsza i łatwiejsza. Raz wprowadzone dane funkcjonują w systemie – nie ma konieczności wprowadzania ich powtórnie.

Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by księgowy pracował na innym, dowolnym programie, a z SaldeoSMART korzystał tylko do odczytywania (skanowania) dokumentów. SaldeoSMART oszczędza aż 50% czasu przeznaczanego na wprowadzanie dokumentów do programu. System ten błyskawicznie sczytuje potrzebne dane, tworząc dokument w postaci cyfrowej. Z opcji tej chętnie korzystają księgowi przyzwyczajeni od programów, które stosują już od lat.

 

Rzeczywistość przedsiębiorców na całym świecie dynamicznie się zmienia. Osoby przyzwyczajone do tradycyjnych rozwiązań muszą wyjść naprzeciw wyzwaniom nowoczesnej technologii, by utrzymać się na rynku. Na szczęście mamy do dyspozycji praktyczne i proste narzędzia, które pomagają sprawnie i niewielkim kosztem przestawić na nowe tory wiele aspektów działalność. Z pewnością warto z nich korzystać!

 

Zobacz też: Nie idź do biura rachunkowego! Prześlij dokumenty online przez Portal Biura!