Przepisy ograniczające możliwość wystawiania faktur wyłącznie do paragonów zawierających numer NIP nabywcy obowiązują już od 1 stycznia 2020 r. Wbrew obawom przedsiębiorców, nie zmusiły one firm do wymiany starszych modeli kas fiskalnych. Należy jednak pamiętać, iż brak technicznej możliwości wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym zobowiązuje sprzedawcę do wdrożenia określonych procedur.
Kasa bez NIP nabywcy – jak rejestrować sprzedaż?
Sprzedaż dokonana na rzecz podmiotu gospodarczego zasadniczo powinna zostać udokumentowana fakturą. Kasa fiskalna służy do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Obowiązujące przepisy umożliwiają jednak wystawienie faktury do paragonu. To wygodne rozwiązanie, np. gdy przedsiębiorca dokonuje zakupów wiele frazy u tego samego sprzedawcy lub wielokrotnie korzysta z usług, a na koniec miesiąca chce otrzymać jedną fakturę zbiorczą. W obecnym stanie prawnym taka faktura może zostać wystawiona wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer NIP nabywcy.
Starsze modele kas i drukarek fiskalnych nie mają jednak takiej technicznej możliwości. Należy podkreślić, iż paragon można uznać za dokument posiadający NIP nabywcy wyłącznie wtedy, gdy numer ten znajduje się w części fiskalnej dokumentu. Umieszczenie tych danych np. w stopce czy na dodatkowym wydruku nie spełnia wytycznych określonych w ustawie.
Brak technicznej możliwości dodania numeru NIP nabywcy na paragonie nie zwalnia podatnika z obowiązku przestrzegania przepisów. Wystawienie faktury do paragonu bez NIP narazi go na dotkliwe konsekwencje skarbowe. Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy nowelizującej:
(...) zmiana przepisów nie będzie zatem skutkowała koniecznością wymiany kas rejestrujących przez podatników, natomiast konieczna może się okazać zmiana procedur stosowanych przez podatników. (...)
Paragon dla przedsiębiorcy – procedura
Zmiana procedur, o której mowa w przytoczonym fragmencie uzasadnienia, nie jest na szczęście żadnym skomplikowanym przedsięwzięciem. W momencie, gdy nabywca zdeklaruje się, iż dokonuje zakupu jako przedsiębiorca, sprzedawca musi wystawić mu od razu fakturę. Nie rejestruje takiej sprzedaży na kasie fiskalnej!
Nowe przepisy nakładają też pewne wymogi na samych nabywców. Muszą oni pamiętać, by najpóźniej w momencie zawierania transakcji zdeklarować się, czy dokonują zakupu jako przedsiębiorcy, czy jako konsumenci. Kasjer nie ma obowiązku pytać o to każdego klienta. Zasada ta jest zgodna z ogólnymi wytycznymi przepisów podatkowych, zgodnie z którymi po nabyciu towarów lub usług jako konsument klient nie może „zmienić zdania” i uznać, że jednak brał w tej transakcji udział jako przedsiębiorca.
Ważne!
Nabywca, który dokonuje zakupu lub korzysta z usługi jako przedsiębiorca, musi poinformować o tym sprzedawcę najpóźniej w momencie zawierania transakcji. Jeśli kasa fiskalna nie posiada technicznej możliwości wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie, podatnik wystawi przedsiębiorcy od razu fakturę. Nie ewidencjonuje takiej sprzedaży na kasie fiskalnej.
