Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych wymaga posiadania kasy fiskalnej. Tylko nieliczna grupa podatników może korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. Pozostali przedsiębiorcy za pomocą kasy wystawiają paragony fiskalne dla każdego nabywcy będącego konsumentem. Dokumentowanie transakcji to ważny obowiązek użytkownika kasy. Należy na niej rejestrować nie tylko dostawę towarów czy świadczenie usług, ale też zaliczki i wszelkie inne formy przedpłat.

Zaliczki na kasie fiskalnej

Otrzymanie zapłaty w całości lub w części na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług, które mają mieć miejsce w przyszłości, wymaga wystawienia paragonu fiskalnego. Sprzedaż należy zarejestrować na kasie z chwilą otrzymania zaliczki. Z obowiązku tego nie zwalnia podatnika fakt wystawienia faktury zaliczkowej. Aby uniknąć podwójnej płatności podatku, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny.

Obowiązek ten nie dotyczy faktur emitowanych przy zastosowaniu kasy fiskalnej, jeżeli wartość sprzedaży i kwota podatku zostały zarejestrowane w raporcie dobowym.

Nazwa towaru lub usługi powinna być tak skonstruowana, by jednoznacznie wskazywać towar lub usługę, a także informację o wpłaconej zaliczce. Chodzi o to, by konsument mógł bez problemu zweryfikować, za jaką czynność otrzymał paragon. Z kolei dla urzędu skarbowego musi być jasne, czy podatnik zastosował prawidłową stawkę podatkową dla danego towaru lub usługi.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Od 2019 r. podatnik za datę uzyskania przychodu może uznać dzień, w którym została wpłacona zaliczka. Zasada ta została określona w art. 14 ust. 1 lit. 1j ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1j. W przypadku pobrania wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, za datę powstania przychodu podatnik może uznać dzień pobrania wpłaty. W przypadku wyboru takiego sposobu ustalania daty powstania przychodu podatnik jest obowiązany stosować go przez cały rok podatkowy. Podatnik informuje o tym wyborze w zeznaniu, o którym mowa w art. 45 ust. 1 lub ust. 1a pkt 2, składanym za rok podatkowy, w którym stosował ten sposób.

Ważne, by podatnik stosował taką metodę ustalania daty powstania przychodu przez cały rok rozliczeniowy. W zeznaniu rocznym PIT musi wskazać wybrany sposób określania daty przychodu przy użyciu kasy fiskalnej.

Zobacz też: Czy muszę mieć kasę ONLINE, czyli kogo obowiązuje zakup kasy nowej kategorii?