Jeszcze kilkanaście lat temu praca biur rachunkowych wyglądała podobnie. Niezależnie od tego, czy świadczyły usługi księgowe dla spółek, czy dla jednoosobowych przedsiębiorstw, na podstawie dostarczonych dokumentów wprowadzaliśmy dane do programu księgowego. Po wykonaniu wyliczeń przekazywaliśmy klientowi informacje m.in. o należnych podatkach. Aby zwiększyć swoją konkurencyjność, niektóre biura rachunkowe oferowały darmowy odbiór dokumentów od klienta.
Jednak dzisiaj nawet to nie wystarczy. Dzisiaj trzeba dać klientowi coś ekstra. Sama wiedza i rzetelna praca księgowych nie jest dla przedsiębiorcy wystarczającą przesłanką, by zapłacić za dobrą usługę księgową więcej niż za tę świadczoną przez osoby bez certyfikatów i kompetencji. Jak zatem wyróżnić się w rzeczywistości, gdzie nierzetelne podmioty psują rynek niską ceną?
E-księgowość w biurze rachunkowym, czyli daj klientowi coś ekstra
Czym tak naprawdę jest e-księgowość? To tak samo rzetelna usługa księgowa, jednak wykorzystująca nowoczesne rozwiązania informatyczne w celu usprawnienia komunikacji z klientem. Jednym z przykładów funkcjonalnego systemu ułatwiającego przesyłanie dokumentów jest Portal Biura. To nowoczesna aplikacja webowa, dzięki której osobisty kontakt księgowego z klientem zostaje zredukowany w zasadzie do zera.
Przedsiębiorca szybko i wygodnie wgrywa faktury, paragony, umowy i inne dokumenty do Portalu Biura. Jeśli ma je w formie elektronicznej, nie musi ich drukować. Jeśli otrzymał je w formie papierowej, może zrobić im zdjęcia lub zeskanować. Portal Biura dostępny jest na każdym urządzeniu – wystarczy zalogować się do swojego profilu. Po opracowaniu dokumentów księgowy przesyła informację zwrotną o podatku do zapłaty, ale też m.in. zbliżających się terminach i obowiązkach. Jeśli jakiś dokument wymaga poprawy, stosowny opis pojawi się w systemie, a program wyśle automatyczny komunikat drogą mailową.
W rezultacie przedsiębiorca otrzymuje wszystko, czego potrzebuje – błyskawiczną komunikację i rzetelne wsparcie doświadczonego księgowego. To znacznie więcej niż promowana „księgowość elektroniczna” oferowana przez banki, gdzie klient otrzymuje tylko narzędzie, a wszystkie rozliczenia musi wykonywać sam.
E-księgowość z korzyścią dla księgowego
E-księgowość oszczędza czas – nie tylko klienta, ale też biura rachunkowego. Dane pobierane są z Portalu Biura do programu Rachmistrz lub Rewizor, w którym księgowy opracowuje je wykorzystując własną wiedzę i doświadczenie. Jednak cały proces jest bardzo zautomatyzowany. Pozwala to na zminimalizowanie ilości błędów, które w tradycyjnym trybie często wynikały z konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
Co więcej, e-księgowość usprawnia komunikację z klientem. Przede wszystkim jest mu łatwiej dostarczyć dokumenty na czas. Jeśli trzeba coś poprawić, wszystko może wykonać zdalnie. Wszystkie potrzebne dane ma w Portalu – nie bombarduje księgowego dziesiątkami telefonów i maili.
W systemie wszystkie dokumenty są zawsze dostępne dla każdej ze stron. To ogromna wygoda dla klienta – gdy potrzebuje np. jakiejś faktury, sam w łatwy sposób może ją wyszukać i sprawdzić potrzebne dane lub np. wydrukować. Księgowemu natomiast oszczędza to wertowania segregatorów w celu znalezienia dokumentu, szczególnie jeśli klient nie pamięta daty jego wystawienia.
To tylko niektóre z wielu korzyści e-księgowości w biurze rachunkowym. To rozwiązanie, dzięki któremu rzetelni i doświadczeni przedstawicie branży księgowej mogą przetrwać ten trudny czas wysokich wymagań i dużej konkurencji. Dostarczenie najwyższej jakości usługi księgowej w nowoczesnej, wygodnej formie to też sposób na zachowanie adekwatnej ceny i zyskanie zaufania przedsiębiorców.
