Obecnie trudno znaleźć księgowego, który nie posługiwałby w swojej pracy praktycznym programem komputerowym do rozliczeń. Wynika to m.in. z faktu, iż od 2018 r. każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję VAT w formie elektronicznej. Wysyłka elektroniczna jest też wymagana m.in. dla plików JPK_V7. Z kolei od 2019 r. funkcjonuje kompleksowy system e-faktur w zamówieniach publicznych w Polsce.
E-księgowość w biurze rachunkowym
Choć zmiany te początkowo nie przypadły do gustu wszystkim przedsiębiorcom, z czasem okazało się, iż cyfryzacja usprawniła pracę biur.
Producenci oprogramowania dla firm cały czas wychodzą naprzeciw przedsiębiorcom i biurom rachunkowym – tworzą funkcjonalne rozwiązania, takie jak:
- Systemy do błyskawicznej zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne (np. SaldeoSMART)
- Śledzenie na bieżąco statusu poszczególnych dokumentów księgowych
- Elektroniczna wysyłka dokumentów do klientów, kontrahentów i organów podatkowych
- Cyfrowy podpis do dokumentów elektronicznych
- Generowanie dokumentów opatrywanych kodami kreskowymi czy QR-kodami
- Cyfrowa dekretacja
…i wiele innych
Jednym z najbardziej funkcjonalnych i cenionych systemów stworzonych z myślą o sprawnej komunikacji pomiędzy przedsiębiorą a biurem rachunkowym jest Portal Biura. To wygodna aplikacja webowa, dzięki której przekazywanie danych odbywa się całkowicie w formie elektronicznej. Potrzeba bezpośredniej komunikacji została w zasadzie całkowicie wyeliminowana.
E-księgowość z Portalem Biura
Portal Biura to dodatkowy moduł do programów księgowych Rewizor nexo oraz Rachmistrz nexo. Można z niego skorzystać także za pośrednictwem systemu Biuro nexo. Firma będąca klientem biura rachunkowego nic za tę dodatkową usługę nie płaci. Księgowy udostępnia dostęp do systemu, za pomocą którego klient przesyła wszystkie dokumenty – w formie PDF, jpg itp. W odpowiedzi zwrotnej dostaje m.in. informację o składkach, wynagrodzeniach i podatkach do zapłacenia, sygnał o konieczności poprawy jakiego dokumentu wraz ze wskazaniem, co musi zostać skorygowane itp.
Dzięki Portalowi Biura możliwe jest też wykonywanie różnego rodzaju raportów i analiz. To nowoczesne narzędzie, dzięki któremu współpraca pomiędzy księgowym i przedsiębiorcą jest sprawna, szybka i bezbłędna. W systemie dostępne są dwa moduły:
- Moduł Dokumenty
- Moduł Raporty
Funkcjonują one autonomicznie lub współpracują ze sobą.
Czym tak naprawdę jest e-księgowość?
Pojęcie e-księgowości bywa różnie rozumiane. Na przykład banki reklamują jako e-księgowość udostępniane przez siebie usługi służące do samodzielnego rozliczania. Użytkownik otrzymuje dostęp do programu księgowego i… w zasadzie tyle.
Tymczasem rzeczywista e-księgowość nie zostawia przedsiębiorcy samego ze swoimi rozliczeniami. Za rozrachunki, wyliczenia i dotrzymywanie terminów odpowiedzialni są wykwalifikowani specjaliści. Korzystając z takiej usługi, przedsiębiorca uzyskuje rzetelne wsparcie. Gdy ma wątpliwości – a takich zdarza się wiele przy prowadzeniu własnej działalności – księgowy służy rzetelną wiedzą i bieżącą pomocą. To prawdziwa e-księgowość, która naprawdę ułatwia dopełnianie wszelkich obowiązków wobec urzędów i nie tylko.
