Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu E-faktur KSeF (znanego też jako Centralny Rejestr Faktur czy Centralna Baza Faktur) to kolejny krok w kierunku cyfryzacji funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Obostrzenia nałożone przez rząd w związku z pandemią COVID-19 tylko przyśpieszyły ten proces. W rezultacie znacząco wzrosła popularność rozwiązań takich jak faktury elektroniczne czy chociażby e-księgowość.
Faktura ustrukturyzowana – nowy wymiar e-faktury
Faktury ustrukturyzowane wystawiane będą według wzorca ustalonego odgórnie przez Ministerstwo Finansów. W wymianie dokumentów pośredniczył będzie system KSeF. W praktyce jednak przedsiębiorca sporządzi fakturę w wykorzystywanym w swojej działalności systemie finansowo-księgowym, np. programie Subiekt nexo. Następnie prześle ją do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą API (oprogramowania interfejsowego, dzięki któremu możliwe jest łączenie i wymiana danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi).
System KSeF nada takiej fakturze numer identyfikujący wraz z oznaczeniem daty i godziny wystawienia. W tym momencie dokument taki zostanie uznany za wystawiony i przesłany do odbiorcy. Stosowanie e-faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało uzyskania zgody odbiorcy.
Co istotne, zarówno sprzedawca, jak i odbiorca towaru bądź usługi będzie miał stały dostęp do swoich faktur ustrukturyzowanych. W taki sposób odejdzie obowiązek przechowywania faktur – w systemie KSeF będą one bezpiecznie archiwizowane przez 10 lat.
Dostosowanie systemów finansowo-księgowych
Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne. Taki sposób dokumentowania transakcji ma być jedną z trzech opcji – obok tradycyjnych faktur papierowych oraz faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie. Rząd przewiduje wprowadzenie obowiązku stosowania tego typu dokumentacji tylko dla niektórych podatników. Pozostali będą mogli za to skorzystać z systemu zachęt, takich jak np. szybszy zwrot podatku VAT naliczonego.
Należy się jednak spodziewać, iż ustawodawca będzie dążył do stopniowego wypierania tradycyjnych form dokumentowania transakcji fakturami ustrukturyzowanymi. Dla wielu podatników będzie to oznaczało konieczność wprowadzenia istotnych zmian w funkcjonowaniu obiegu dokumentów.
Użytkownicy nowoczesnych systemów finansowo-księgowych, takich jak m.in. Subiekt nexo, Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo, nie muszą obawiać się zmian. Producent – w tym wypadku firma InsERT – dba bowiem o bieżące dostosowywanie oferowanych programów do nowości w przepisach. Najważniejsze procesy system wykona automatycznie. Warto więc z wyprzedzeniem zainwestować w odpowiednie oprogramowanie.
Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych – kiedy wejdą w życie?
Planowany termin wprowadzenia systemu KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych był już kilkukrotnie przesuwany. Obecnie najbardziej prawdopodobną datą wejścia w życie nowych przepisów jest 1 stycznia 2022 r. Na elektronicznej platformie usług administracji publicznej e-PUAP ma zostać wcześniej udostępniona struktura logiczna takiego dokumentu.
