E-księgowość to model kontaktu z biurem rachunkowym, który opiera się o nowoczesne narzędzia IT. Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest stworzony przez InsERT Portal Biura – system przeglądarkowy, za pomocą którego przedsiębiorca przesyła dokumenty do swojego księgowego. W odpowiedzi uzyskuje informacje zwrotne, m.in. o wysokości wynagrodzeń, podatku do zapłaty, składek, ale też zbliżających się terminach podatkowych czy konieczności poprawienia jakiegoś dokumentu.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów
W tradycyjnym modelu księgowości przedsiębiorca każdego miesiąca (a nierzadko częściej, szczególnie w przypadku dużej liczby faktur) musiał dostarczać do biura rachunkowego dokumenty w formie papierowej. Wymagało to m.in. drukowania faktur i umów, które firma otrzymała od swojego kontrahenta drogą elektroniczną.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przekazywanie ich w formacie cyfrowym. Wystarczy dodać pliki na portalu w formacie PDF lub innym. Jeśli dla przedsiębiorcy jest to wygodne, może nawet zrobić zdjęcie telefonem i zapisać od razu w aplikacji.
Księgowy uzyskuje dostęp do wgranych plików w czasie rzeczywistym. Na ich podstawie oblicza m.in. podatek do zapłaty. Posługuje się przy tym funkcjonalnym programem księgowym, takim jak np. Rachmistrz nexo (dla uproszczonej księgowości) lub Rewizor nexo (dla ksiąg handlowych). W taki sposób elektroniczny obieg dokumentów oszczędza czas zarówno księgowego, jak i pracowników firmy. Dzięki wyeliminowaniu konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu zminimalizowana zostaje liczba popełnianych błędów.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
Systemy takie jak Portal Biura umożliwiają nie tylko komunikację z księgowym, ale też przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Należy podkreślić, iż taka forma archiwizacji jest zgodna z aktualnymi przepisami, dozwolona i bezpieczna. Dokumenty w formie cyfrowej są nie tylko lepiej chronione niż te papierowe, które mogą np. wyblaknąć czy ulec zalaniu, ale też zdecydowanie łatwiejsze do szybkiego odszukania.
W Portalu Biura przedsiębiorca ma dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca – wystarczy, że zaloguje się na stronie internetowej. To znaczenie ułatwia prowadzenie firmy, szczególnie gdy jej właściciel często wyjeżdża i zarządza przedsiębiorstwem zdalnie.
Księgowy już niepotrzebny?
Elektroniczny obieg dokumentów, e-księgowość oraz wiążące się z nimi zautomatyzowanie wielu czynności związanych z rozliczeniami podatkowymi nie oznacza, iż księgowi przestaną być potrzebni. Przeciwnie – rozliczenia mogą być wykonywane prawidłowo tylko wtedy, gdy czuwa nad nimi doświadczony specjalista.
Rzeczywista e-księgowość to coś więcej niż narzędzie, za pomocą którego przedsiębiorca sam prowadzi swoje rozrachunki. To nowoczesny kanał komunikacji, z gwarancją rzetelnego, prawidłowego i terminowego działania księgowego. W razie potrzeby specjalista z biura rachunkowego zapewnia swojemu klientowi wsparcie także inną drogą, np. telefonicznie lub na osobistym spotkaniu.
Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?
