Faktura ustrukturyzowana, elektroniczna czy papierowa?
Dotychczas przedsiębiorcy mieli do wyboru dwie formy dokumentowania transakcji fakturą – mogli ją wystawić w wersji papierowej lub elektronicznej. W 2022 r. pojawi się kolejna – faktura ustrukturyzowana. Tak naprawdę będzie to wariant dokumentu elektronicznego, wystawianego jednak za pośrednictwem systemu KSeF.
Na ten moment Ministerstwo Finansów dopuszcza wszystkie wspomniane formy fakturowania sprzedaży. Funkcjonować będą jednocześnie i to od podatnika będzie zależeć, na którą zdecyduje się w przypadku swojej firmy. Można się jednak spodziewać, że za jakiś czas wyboru nie będzie, a system e-faktur stanie się obowiązkowy. Wprowadzenie faktury wystawianej zgodnie ze strukturą logiczną ustawodawcy to krok w kierunku digitalizacji obiegu dokumentów – zarówno między przedsiębiorcami, jak i administracją skarbową.
Krajowy System E-faktur – ułatwienie czy utrudnienie dla przedsiębiorców?
Z założenia wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej i uruchomienie centralnego systemu faktur ma ułatwić funkcjonowanie firm i usprawnić komunikację w tym obszarze. Ujednolicenie struktury logicznej dokumentu to oczywiste ułatwienie. Jednocześnie całkowite przestawienie się z dotychczasowych narzędzi na te innowacyjne, będzie stanowić wyzwanie. Szczególną trudność mogą napotkać przedsiębiorcy, którzy wciąż wystawiają faktury papierowe, a dokumentację przekazują do biura rachunkowego osobiście lub pocztą.
Druga sprawa to fakt kontroli procesu dokumentowania sprzedaży i prawidłowości rozliczeń przez ustawodawcę. Wystawianie i otrzymywanie faktur jedynie za pośrednictwem Krajowego Systemu KSeF będzie się wiązało z automatycznym przydzielaniem numerów identyfikujących i zewnętrzną weryfikacją dokumentów. Firmy nie będą wysyłać faktur bezpośrednio do swoich kontrahentów – każda przejdzie najpierw przez centralny system, zanim w formie e-faktury trafi do odbiorcy.
Jakie korzyści z KSeF?
Zasadniczym ułatwieniem dla podmiotów gospodarczych, zapowiadanym przez Ministerstwo Finansów, jest łatwiejsze, bo centralne przechowywanie faktur. Wprowadzenie KSeF będzie się wiązało ze zniesieniem obowiązku wieloletniego archiwizowania dokumentacji przez przedsiębiorcę. System sam będzie to robił przez wymagany przepisami okres.
W przypadku tego modelu fakturowania zniknie również obowiązek przekazywania faktur na żądanie organu podatkowego w plikach JPK_FA. Dane te zostaną udostępnione z Krajowego Systemu E-faktur. Korzyścią i jednocześnie zachętą do korzystania z innowacyjnej formy dokumentowania sprzedaży jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT. Resort finansów zapowiada, że będzie on trwał nie 60, a 40 dni.
