Obowiązek poddawania kas rejestrujących okresowym przeglądom technicznym wynika z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT. Z kolei szczegółowe informacje na temat m.in. terminów oraz zakresu przeglądów zostały określone w § 54 i 55 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1625).

 

Termin przeglądu kasy fiskalnej

Ustawa o VAT wskazuje, w jakich przypadkach podatnik musi dokonać przeglądu technicznego kasy fiskalnej. Pierwszy to standardowe zgłoszenie urządzenia do badania w terminach określonych w rozporządzeniu. Drugi to sytuacja, w której kasa została przez podatnika utracona (np. w wyniku kradzieży), a następnie odzyskana. To specyficzne okoliczności – jeśli zaistnieją, przedsiębiorca nie może po prostu ponownie użytkować kasę. Przed wznowieniem sprzedaży musi poddać urządzenie przeglądowi technicznemu.

Rozporządzenie reguluje kwestię konkretnego terminu przeglądu technicznego kasy fiskalnej. Należy go wykonywać nie rzadziej niż co dwa lata. Przy czym termin pierwszego badania liczymy od dnia fiskalizacji.

Brzmienie powyższego przepisu wskazuje, iż kasę fiskalną do przeglądu można zgłosić wcześniej niż w terminie 2 lat od fiskalizacji. Warto tak zrobić, jeśli np. wybieramy się na wakacje lub z innych przyczyn spodziewamy się, że będziemy mieć problem z terminowością (np. zbliżający się sezon sprzedażowy w danej branży).

Termin 2 lat nie dotyczy taksówkarzy. Podlegają oni pod odrębne przepisy o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą. Rozporządzenie wskazuje jedynie, iż przeglądu techniczny nie może być w tym wypadku wykonywany rzadziej niż co 25 miesięcy.

 

Termin przeglądu kasy fiskalnej leasingowanej

Kasy fiskalne mogą być używane m.in. na podstawie umowy najmu czy leasingu. W § 54 ust. 4 znajdujemy następujący zapis:

4. Pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji.

 

Kto wykonuje przegląd techniczny kasy fiskalnej  

Uprawnionym do wykonania przeglądu technicznego kasy fiskalnej jest serwisant posiadający ważny identyfikator. Będzie to ten sam serwis, w którym kupiliśmy urządzenie. Dane serwisanta są na stałe zapisane w książce kasy. Zmiana takiego podmiotu jest możliwa, jednak wiąże się z koniecznością dopełnienia pewnych formalności.

 

Ważne!

Choć uprawnionym do dokonywania przeglądu technicznym jest serwisant, odpowiedzialność za terminowe badanie ponosi podatnik – właściciel kasy fiskalnej. Warto więc z pewnym wyprzedzeniem zgłosić kasę do przeglądu.

 

Zgodnie z § 51 ust. 4 rozporządzenia, na wykonanie przeglądu serwis ma 3 dni – licząc od dnia dokonania zgłoszenia przez podatnika.

Żadne przepisy nie zobowiązują też serwisów do przypominania swoim klientom o zbliżających się terminach. Może za to zrobić to sama kasa. Większość nowoczesnych urządzeń została wyposażona w opcję przypomnienia o zbliżającym się przeglądzie. Warto z niej skorzystać i wprowadzić takie ustawienie od razu po fiskalizacji.

 

Trzymaj się terminu!

Termin przeglądu kasy fiskalnej jest nieprzekraczalny. Spóźnienie wiąże się z konkretnym konsekwencjami. Jeśli zapomnimy o badaniu w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, będziemy musieli zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, jeśli wcześniej z niej skorzystaliśmy na dane urządzenie. Ponadto przepisy przewidują karę w wysokości 300 zł dla każdego przedsiębiorcy, który nie wykona w terminie obowiązkowego przeglądu.

 

Więcej o przeglądach kas fiskalnych wkrótce w Poradniku!