Wiodący producent oprogramowania dla firm – InsERT – od lat wychodzi naprzeciw potrzebom polskich firm. Opracowywane rozwiązania pozwalają na coraz sprawniejsze zarządzanie nie tylko sprzedażą czy rozrachunkami, ale też wewnętrzną i zewnętrzną wymianą danych. Po Portalu Biura, który jest platformą do komunikacji z biurem rachunkowym, przyszedł czas na Dokumenty Firmy – innowacyjny moduł do wymiany dokumentów.

 

Dokumenty firmy – nowość od InsERT

W tradycyjnym modelu funkcjonowania przedsiębiorstwa obieg dokumentów – szczególnie tych ważnych – funkcjonuje w formie papierowej. Umowa, oferta czy inne ważne pismo nieraz przechodzi przez kilka par rąk, zanim trafi do ostatecznego odbiorcy lub trafi do segregatora jako zatwierdzony przez wszystkie decyzyjne osoby dokument.

Taki model, choć się do niego przyzwyczailiśmy, generuje w firmach liczne problemy. Przetrzymywanie dokumentów, zapominanie o nich, gubienie, niewłaściwe nadanie priorytetów – to tylko niektóre kwestie, z którymi muszą zmagać się współczesne przedsiębiorstwa. Moduł Dokumenty Firmy wychodzi naprzeciw tym potrzebom i dostarcza rozwiązania, które w znaczący sposób usprawniają te procesy.  

 

Dokumenty firmy – potrzeba przedsiębiorcy

Jak działa moduł Dokumenty Firmy? Bardzo prosto. Wszystkie dokumenty przesyłane są przez pracowników w formie plików PDF, skanów czy zdjęć. Na tym etapie już likwidujemy pierwszy problem – w formie cyfrowej dokument na pewno się nie zgubi! Postęp prac jest weryfikowany na każdym etapie. W razie potrzeby system może np. przypomnieć o dokumencie, który zbyt długo nie został opracowany przez uprawnioną do tego osobę.

W wersji przeglądarkowej można zdecydować, czy do dodawane dokumenty będą automatycznie eksportowane do systemu księgowego, czy też włączony będzie obieg dokumentów. W drugim przypadku dokumenty mogą być przekazywane pomiędzy wieloma osobami w firmie z możliwością weryfikacji, akceptacji oraz eksportu do programu księgowego.

 

Wsparcie dla księgowości

Księgowym w danej firmie pozwala to na automatyczny odczyt dokumentów z zastosowaniem systemu OCR i sprawne wprowadzenie ich do programu, np. Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo. Na podstawie zawartych w nich danych pracownik tworzy odpowiednie zapisy w ewidencjach VAT oraz w księgach rachunkowych.

 

Wsparcie dla zdalnych pracowników

Moduł Dokumenty Firmy doskonale sprawdzi się też jako narzędzie wspomagające pracę zdalną. Świetnym przykładem takiego zastosowania jest działanie przedstawicieli handlowych – pracowników, którzy zwykle pracują w terenie. W siedzibie firmy nieraz bywają raz na tydzień lub nawet rzadziej. Dzięki usłudze Dokumenty Firmy mogą na bieżąco, w czasie rzeczywistym przesyłać do firmy wszystkie dokumenty.

 

Wykorzystaj 100% możliwości!

Dostęp do modułu Dokumenty Firmy zyskujemy w naszym koncie InsERT. Zintegrowanie wszystkich programów – sprzedażowych, księgowych itp. – to kolejna ważna zaleta tej usługi. Podczas pierwszego uruchomienia programu osoba zarządzająca przedsiębiorstwem będzie mogła zdecydować, w jaki sposób narzędzie to będzie funkcjonowało w firmie.

Na tym etapie mogą pojawić się wątpliwości. Jak wdrożyć usługę Dokumenty Firmy, aby optymalnie wykorzystać jej możliwości? Jak czerpać najwięcej korzyści z tego narzędzia? Jakie uprawnienia nadać pracownikom, by ich działania były jednocześnie efektywne i bezpieczne? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań są kluczowe, ponieważ pozwalają na takie dostosowanie usługi do potrzeb firmy, by przyniosła wymierne profity: oszczędność czasu i pieniędzy, sprawniejszą pracę, większą wydajność, większe zyski.

Podczas wdrożenia modułu Dokumenty Firmy warto skorzystać z pomocy specjalisty. Przekonało się o tym mnóstwo firm, które rozpoczęły pracę z tą usługą. Z czasem lepiej poznajemy jej możliwości i możemy sami wprowadzać zmiany i konfigurować różne opcje. Rozpoczęcie pracy w taki sposób, by przyniosła ona zyski od razu, wymaga jednak zarówno specjalistycznej wiedzy, jak i znajomości specyfiki pracy firm działających w różnych branżach.

Specjaliści BUCHCOM – Partnera Handlowego i Punktu Serwisowego InsERT – szybko i sprawnie wprowadzą Twoją firmę do świata innowacyjnych rozwiązań InsERT. Wykorzystaj 100% możliwości programów, za które płacisz! Czekamy na telefon od Ciebie – powiedz nam, czego potrzebuje Twoja firma i pozwól prowadzić ją na wyższy poziom funkcjonowania!

 

Czytaj także: Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu?