Krajowy System e-Faktur to zaawansowany system służący do przekazywania faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami. Dodatkowo analizuje je pod kątem prawidłowości, poprawności transakcji, a w razie potrzeby wychwytuje nadużycia podatkowe. Dobra wiadomość dla podatników jest taka, że system KSeF archiwizuje dokumenty, i to aż przez 10 lat, dzięki czemu firmy nie muszą już tego robić.
Faktury przekazywane przez KSeF nie są zwykłymi fakturami elektronicznymi. To faktury ustrukturyzowane – dokumenty tworzone zgodnie z ujednoliconym schematem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana dopiero od połowy 2024 r.
Krajowy System e-Faktur działa od początku 2022 roku. Obecnie jednak korzystanie z niego jest całkowicie dobrowolne. Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana miała wejść w życie od 1 stycznia 2024 r. Jednak w lutym rząd podjął decyzję o przesunięciu tego terminu.
Ministerstwo Finansów przeprowadziło szerokie konsultacje publiczne projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania
- podał resort w komunikacie.
Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r., czyli pół roku później, niż pierwotnie zakładano. Jeszcze więcej czasu na wdrożenie systemu KSeF dano podatnikom zwolnionym podmiotowo z VAT. Dla tych przedsiębiorców obowiązek wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2025 roku.
Mniejsze kary za błędy w KSeF
Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana przesunięta o pół roku to nie jedyna zmiana wprowadzona na posiedzeniu resortu finansów. Zadecydowano także o nieobjęciu systemem KSeF faktur konsumenckich (B2C), a także biletów spełniających funkcję faktury, w tym paragonów wydawanych na płatnych autostradach.
Faktury uproszczone oraz faktury z drukarek fiskalnych będzie można wystawiać w obecnej formie aż do końca 2024 roku.
Co ważne, rząd zdecydował o zmniejszeniu kar za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej lub błędy w jej wystawieniu. Ponadto, mają one być stosowane dopiero od 1 stycznia 2025 roku.
Uregulowano też sposób postępowania w przypadku awarii po stronie podatnika. Możliwe będzie wystawienie faktury w trybie offline (poza KSeF) i dostarczenie jej do systemu następnego dnia.
Ponadto, dnia 1 stycznia 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 8 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2022 r. poz. 2664), które zmieniło zasady nadawania uprawnień dla jednostki samorządu terytorialnego.
Jak obowiązkowa faktura ustrukturyzowana zmieni życie przedsiębiorców
Obowiązkowa faktura ustrukturyzowana nie będzie żadną rewolucją dla firm, które korzystają z oprogramowania do zarządzania sprzedażą. Chodzi jednak o takie programy, których producenci dbają o bieżące aktualizacje zgodnie z wymogami ustawodawcy. Obecnie dostawcy systemów, m.in. InsERT, pracują nad wdrożeniem zmian mających umożliwić użytkownikom płynne przejście z tradycyjnych faktur elektronicznych na faktury ustrukturyzowane.
Warto też wspomnieć o korzyściach, jakie niesie ze sobą użytkowanie programów takich jak np. Subiekt nexo i wdrożenie w 2024 r. systemu KSeF. Oprócz wspomnianego wcześniej odciążenia od obowiązku przechowywania faktur, korzyścią taką będzie m.in. ujednolicenie dokumentów, które znacząco ułatwi automatyzację procesów w firmie, a także kontakt z podmiotami zewnętrznymi, np. biurem rachunkowym.
