Kasy fiskalne – ich użytkowanie, związane z nimi formalności i prowadzona dokumentacja – zostały obwarowane licznymi przepisami. Znajdują się one w art. 111 ustawy o VAT, a szczegółowo – w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1625).

 

Przegląd kasy fiskalnej – przepisy 2023

Termin dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej został określony w § 54 ust. 1 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, kasą należy zgłaszać do przeglądu nie rzadziej niż co 2 lata. W praktyce oznacza to, że przegląd można wykonywać częściej (np. gdy podatnik wie, że w danym terminie będzie na wyjeździe), natomiast nie można przekroczyć tego terminu.

Wykonaniem przeglądu technicznego zajmuje się serwisant przypisany do konkretnej kasy. Po otrzymaniu zgłoszenia przez podatnika ma on 3 dni na dokonanie przeglądu kasy.

Inny termin obowiązuje dla kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do rejestrowania usług przewodu osób i bagażu podręcznego taksówkami. W takim wypadku przeglądu należy dokonywać nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

 

Nieterminowy przegląd kasy fiskalnej w 2023 r.

Nieterminowy przegląd kasy fiskalnej wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Przede wszystkim z karą 300 zł. Kwotę tę podatnik musi wpłacić na konto urzędu skarbowego w terminie 14 dni od otrzymania decyzji w tej sprawie. Warto pamiętać, iż użytkownicy urządzeń fiskalnych online są na bieżąco kontrolowani przez administrację skarbową pod kątem dopełniania obowiązków. Kasy online’owe przesyłają do fiskusa informacje nie tylko o sprzedaży i wystawionych paragonach, ale też o zdarzeniach. Takim zdarzeniem jest m.in. przegląd techniczny kasy.

Kara 300 zł to nie jedyna konsekwencja, jaką niesie ze sobą nieterminowy przegląd kasy fiskalnej w 2023 r. Jeśli na dane urządzenie przedsiębiorca pobrał wcześniej ulgę w wysokości do 700 zł, będzie musiał ją zwrócić do urzędu skarbowego. Stanie się tak, jeśli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania kasa nie zostanie poddana przeglądowi technicznemu.

Spóźnialski podatnik musi bez wezwania zwrócić urzędowi pobraną ulgę na kasę. Czynni podatnicy VAT mają na to czas do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym spóźnili się z przeglądem. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT – do końca miesiąca następującego po tym miesiącu. W obu przypadkach zwrotu należy dokonać na konto właściwego podatnikowi urzędu skarbowego.

 

Nieterminowy przegląd kasy fiskalnej a zawieszenie działalności gospodarczej

Wątpliwości podatników od lat wzbudza kwestia dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami ustawy – Prawo przedsiębiorców – w czasie zawieszenia podatnik nie może m.in. prowadzić sprzedaży.

Jeśli termin obowiązkowego przeglądu technicznego wypada w czasie zawieszenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie musi go dokonywać. Warunkiem jest nieprowadzenie ewidencji na kasie fiskalnej. Do przeglądu musi zgłosić urządzenie przed wznowieniem działalności – zanim rozpocznie sprzedaż na kasie. Tylko wtedy zachowa prawo do ulgi 700 zł i nie zostanie obarczony karą 300 zł za nieterminowy przegląd kasy fiskalnej.

Trzeba też pamiętać o konieczności dokonania przeglądu w przypadku utracenia, a następnie odzyskania kasy np. w wyniku kradzieży. W takiej sytuacji przegląd musi zostać wykonany przed ponownym rozpoczęciem ewidencjonowania.

 

Od kiedy liczyć termin przeglądu

Termin pierwszego przeglądu technicznego liczymy od dnia fiskalizacji kasy. Natomiast każdego kolejnego – od daty poprzedniego przeglądu. Dotyczy to także podatników, którzy zdecydowali się dokonać przeglądu wcześniej niż po 24 miesiącach. Jak wskazuje interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 6 maja 2021 r., nr DOP7.8101.66.2020.FMLM.1:

„Wcześniejsze - niż po upływie dwuletniego terminu - dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego”.

 

Więcej o przepisach dot. kas fiskalnych w 2023 r. znajdziesz w Poradniku