Sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT musi być zarejestrowana za pomocą kasy fiskalnej.
Podatnik, który nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania tego urządzenia w działalności, wystawia paragon fiskalny do każdej takiej transakcji i wręcza go klientowi bez żądania. Obowiązek ten wynika z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).
Czasem jednak sprzedaż na rzecz takich osób dokumentuje się również fakturą.
Podatnik na żądanie nabywcy ma obowiązek wystawić fakturę do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy, kupujący ma prawo zażądać wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi. Po tym terminie podatnik-sprzedawca ma prawo odmówić klientowi wystawienia faktury.
Obowiązek wystawienia faktury - nawet na żądanie nabywcy - nie istnieje jedynie w przypadku wykonywania czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4ustawy, czyli m.in. dostawy energii elektrycznej czy świadczenia usług telekomunikacyjnych.
Należy jednak pokreślić, iż wystawienie faktury dla klienta będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej bądź rolnikiem ryczałtowym nie zwalnia podatnika z obowiązku zarejestrowania tej sprzedaży na kasie fiskalnej.
W przypadku wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym, klientowi należy wręczyć jedynie fakturę. Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, paragon dołącza się do egzemplarza faktury, który zostaje u podatnika. Pozwala to uniknąć podwójnej płatności podatku za daną sprzedaż.
Faktura taka powinna zawierać elementy wymienione w art. 106e ustawy. Przepisy nie określają żadnych szczególnych wytycznych dotyczących takiego dokumentu - zawiera on te same dane, co każda inna faktura.
Ważne!
Wystawienie faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego nie zwalnia z obowiązku zarejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jeśli klient żąda wystawienia faktury, wręcza mu się jej oryginał, natomiast paragon fiskalny dołącza się do tego egzemplarza faktury, który pozostaje w dokumentacji podatnika.
W przypadku faktury wystawionej w formie elektronicznej, należy oryginał paragonu fiskalnego pozostawić w dokumentacji - z danymi umożliwiającymi identyfikację tej faktury.
Faktura wystawiona, paragonu brak - co robić?
Jeśli podatnikowi zdarzyłoby się wystawić fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, jednak z jakichś przyczyn nie zaewidencjonowałby tej sprzedaży na kasie fiskalnej, najlepszym wyjściem jest jak najszybsze dopełnienie tej formalności. Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie może skutkować surowymi karami finansowymi określonymi w art. 62 § 4 Kodeksu karno skarbowego.
Jeżeli wystawienie faktury i wydruk paragonu nastąpiły w różnych okresach rozliczeniowych, należy wykazać podatek należny w deklaracji VAT za miesiąc, w którym faktycznie nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi, czyli powstał obowiązek podatkowy. Natomiast sporządzając deklarację VAT za miesiąc, w którym wystawiono paragon, należy odpowiednio pomniejszyć kwotę wykazaną w raporcie miesięcznym.
Kiedy nie trzeba drukować paragonu fiskalnego?
Ustawa o VAT wskazuje na pewną okoliczność, w której sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej może być udokumentowana tylko fakturą. Mowa o tym w art. 106h ust. 1 i 2 ustawy o VAT:
Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Na drukarkach fiskalnych z funkcją drukowania faktur istnieje możliwość wydruku paragonu lub faktury. Wystawianie dokumentów sprzedaży odbywa sie w programie do obsługi sprzedaży, z którego wydruk wysyłany jest na drukarkę fiskalną, gdzie następuje fiskalizacja tych dokumentów.
Obowiązek wydruku paragonu fiskalnego nie występuje także w przypadku wykonania czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544). Na mocy § 2 tego aktu prawnego, czynności te ze względu na swój charakter są zwolnione przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
