Wprowadzenie zwolnień elektronicznych od 1 stycznia 2016 r. to zmiana na lepsze zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Wystawiane przez lekarzy orzeczenia o czasowej niezdolności do pracy trafiać będą do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych, stąd natomiast - bezpośrednio do płatnika składek. Dzięki temu pracodawca informację o zwolnieniu wystawionym pracownikowi otrzyma praktyczne od razu. Nie będzie też musiał dostarczać zwolnienia do ZUS. Natomiast z ubezpieczonego zostanie zdjęty obowiązek dostarczania dokumentu pracodawcy, a co za tym idzie nie będzie już terminu 7 dni na dopełnienie tej formalności i obniżania wymiaru zasiłku w przypadku spóźnienia.
Aby korzystać z e-zwolnień, zwanych inaczej e-ZLA, płatnik składek musi posiadać profil na PUE ZUS. Założenie takiego konta jest bezpłatne. Wystarczy wejść na stronę http://pue.zus.pl/ lub http://zus.pl/ i przejść przez proces rejestracji. W przypadku posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub konta na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) płatnik składek nie musi odwiedzać oddziału ZUS. W przeciwnym wypadku konieczna jest jednorazowa wizyta, aby potwierdzić dane wprowadzone podczas rejestracji.
Załóż profil na PUE z naszym Poradnikiem - KLIKNIJ
Pracodawcy opłacający składki ubezpieczeniowe za maksymalnie 5 osób mogą założyć profil na PUE i korzystać z e-zwolnień od 1 stycznia 2016 r., jednakże w ich wypadku jest to opcja, a nie bezwzględny obowiązek. Zgodnie bowiem z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066), jedynie na pracodawcach zobowiązanych do rozliczania składek za więcej niż 5 osób spoczywa obowiązek założenia profilu na PUE do 31 grudnia 2015 r. W przepisie tym czytamy:
Art. 24. 1. Płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121, 689 i 1037), obowiązani do przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego na podstawie art. 47a ust. 1 tej ustawy, są obowiązani utworzyć profil informacyjny płatnika składek, o którym mowa w art. 58 ust. 1 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 r.
Płatnicy składek, którzy nie zdecydują się na korzystanie z e-zwolnień od 1 stycznia 2016 r., muszą poinformować swoich pracowników pisemnie o konieczności dostarczania zwolnień papierowych od 1 stycznia 2016 r. Czytamy o tym w art. 24 ust. 2 wspomnianej ustawy:
2. Płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego płatnika składek informuje ubezpieczonego podlegającego ubezpieczeniu chorobowemu, w formie pisemnej, do dnia 31 grudnia 2015 r., o obowiązku dostarczania, począwszy od dnia 1 stycznia 2016 r., wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego, o których mowa w art. 55a ust. 6 i 7 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.
Pracodawcy, którzy jeszcze nie sporządzili i nie przekazali pracownikom stosownej informacji, muszą liczyć się z konsekwencjami w razie spóźnienia z dopełnieniem tego obowiązku. Trudno przewidzieć, w jakiej sytuacji znajdą się pracownicy - orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy może przecież zostać wystawione nawet 1 stycznia 2016 r. Ubezpieczony, który nie będzie świadomy, że jego pracodawca nie założył profilu na PUE, może nawet nie wiedzieć o konieczności upomnienia się o papierowe zwolnienie, jeśli lekarz go nie wystawi. Tym samym nie będzie mógł usprawiedliwić swojej nieobecności w zakładzie pracy. Nie warto narażać pracowników na taki stres i konflikty, które mogą wyniknąć z takiej sytuacji.
Ważne!
Nie chcesz korzystać z e-zwolnień? Masz obowiązek poinformować swoich pracowników na piśmie o konieczności dostarczania papierowych zwolnień od 1 stycznia 2016 r. - czas na to masz tylko do 31 grudnia 2015 r.
Oczywiście płatnik, który w danym momencie nie widzi potrzeby zakładania profilu na PUE, będzie mógł to zrobić w każdej chwili w przyszłości. Przepisy określają proces postępowania także w takiej sytuacji. Czytamy o tym w art. 24 ust. 3 cytowanej wcześniej ustawy:
3. Płatnik składek, o którym mowa w ust. 2, w przypadku utworzenia profilu informacyjnego płatnika składek, w terminie 7 dni od dnia utworzenia tego profilu informuje ubezpieczonego, w formie pisemnej, o ustaniu obowiązku dostarczania wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego, o których mowa w art. 55a ust. 6 i 7 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.
Należy pamiętać o tym obowiązku. Gdy pracodawca zdecyduje się założyć profil na PUE, musi w ciągu 7 dni poinformować - również pisemnie - pracowników, że już nie muszą dostarczać zwolnień papierowych.
Zwolnienia papierowe będą funkcjonowały wraz z e-zwolnieniami tylko do końca 2017 r. Od 1 stycznia 2018 r. w obiegu będą już wyłącznie zwolnienia elektroniczne. W rezultacie więc każdy płatnik składek będzie musiał mieć profil na PUE. Korzyści z takiego rozwiązania skłaniają wielu przedsiębiorców do rejestracji w systemie już teraz.
