Jednym z pierwszych kroków podatnika rozpoczynającego sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych powinno być wybranie odpowiedniej kasy fiskalnej. Obowiązek posiadania urządzenia fiskalnego przy tego typu sprzedaży wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544), może korzystać już tylko nieliczna grupa przedsiębiorców. Wielu z nich traci prawo do zwolnienia w ciągu roku podatkowego, np. ze względu na przekroczenie limitu obrotów.
Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej jest bardzo ważny. Urządzenie i jego parametry powinny odpowiadać specyfice działalności podatnika. Inna kasa fiskalna okaże się odpowiednia dla sklepu, inna dla punktu usługowego, a jeszcze inna dla lekarza odwiedzającego pacjentów w ich domach czy mobilnego punktu gastronomicznego.
W wyborze kasy lub drukarki fiskalnej nieocenionym wsparciem okaże się doświadczony serwisant – specjalista dobrze zna potrzeby firm z różnych branż i potrafi dopasować kasę odpowiednią dla konkretnej działalności.
Kasa fiskalna – jakie czynniki wziąć pod uwagę?
Wybierając urządzenie fiskalne, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych parametrów. Przede wszystkim należy zdecydować, czy bardziej funkcjonalna w danej działalności okaże się kasa fiskalna, czy drukarka fiskalna. Oba te urządzenia spełniają tę samą funkcję – ewidencjonują obrót i kwotę podatku. Różnią się sposobem pracy: kasa fiskalna działa autonomicznie i zasadniczo nie wymaga żadnych dodatkowych urządzeń. Natomiast drukarkę fiskalną obsługuje się z poziomu aplikacji sprzedażowej zainstalowanej na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Drukarka fiskalna daje sprzedawcy sporo dodatkowych możliwości, m.in. wykonywanie różnego rodzaju raportów i analiz.
Kolejnym ważnym czynnikiem jest mobilność urządzenia fiskalnego. Kasa wykorzystywana w stacjonarnym sklepie, nigdzie nie przenoszona nie musi posiadać wytrzymałego akumulatora ani cechować się lekkością i wytrzymałością konstrukcji. Jednak urządzenie wykorzystywane np. przez lekarza odwiedzającego pacjentów w domach, prawnika przemieszczającego się między kancelarią, sądem, miejscem przebywania klienta itd., osoby prowadzącej przenośny punkt gastronomiczny itp. musi mieć te wszystkie cechy. Trudno wyobrazić sobie np. kosmetyczkę podnajmującą stanowiska w różnych lokalach, która wozi ze sobą dużą, ciężką, typowo sklepową kasę fiskalną. Ergonomia pracy jest bardzo ważna i koniecznie należy ją uwzględnić.
Po określeniu ogólnych cech urządzenia fiskalnego odpowiedniego dla specyfiki firmy, należy zwrócić uwagę na jego parametry techniczne. Jednym z najważniejszych czynników jest wielkość bazy PLU, czyli bazy nazw towarów i usług do zaprogramowania w pamięci kasy. Różnice w tym względzie są ogromne – jedne urządzenia mają zaledwie 2.000 PLU, inne nawet 250.000! Przedsiębiorca powinien przeanalizować, jak wiele pozycji będzie musiał wprowadzić do pamięci kasy. Jeśli planuje rozszerzenie asortymentu, musi liczyć się z koniecznością zaprogramowania dodatkowych nazw w przyszłości.
Kolejna bardzo ważna cecha kasy fiskalnej to możliwości komunikacyjne. Decydują one o tym, jak wiele różnego rodzaju urządzeń będzie można podłączyć do kasy. W niektórych małych sklepach i punktach usługowych nie ma potrzeby podłączać dodatkowych urządzeń, takich jak np. waga elektroniczna czy czytnik kodów. Jednak w wielu z nich taki sprzęt jest wręcz niezbędny. Każda kasa fiskalna ma możliwość podłączenia innych urządzeń za pomocą np. portu RS232 czy USB – dzięki nim kasa współpracuje np. z szufladą czy terminalem płatniczym. Warto jednak zwrócić uwagę na pewne nowoczesne rozwiązania, takie jak Ethernet, Bluetooth czy Wi-Fi. Dzięki nim stanowisko kasowe będzie naprawdę dobrze wyposażone, a praca kasjera sprawna i bezbłędna.
Wybierając kasę lub drukarkę fiskalną warto zwrócić uwagę również na inne jej cechy, takie jak elektroniczna kopia paragonu, możliwość wydruku numeru NIP nabywcy w części fiskalnej tego dokumentu, systemy przypomnień m.in. o raportach dobowych i przeglądach technicznych, opcję umieszczenia grafiki na paragonie itp. Obecnie na rynku dostępne są także rozwiązania dedykowane konkretnej branży, np. drukarka fiskalna Posnet TEMO Bileterka dla przewoźników czy Posnet REVO, która dzięki dedykowanej szalce wagi świetnie sprawdza się w punktach gastronomicznych czymałych sklepach.
Zobacz naszą ofertę specjalną kas fiskalnych Warszawa
Poniżej prezentujemy dwa przykłady dopasowania urządzenia fiskalnego do specyfiki konkretnej działalności:
Jaką kasę fiskalną wybrać – branża gastronomiczna
Pan Janusz wynajął niewielki lokal w centrum Łeby – planuje sprzedawać w nim hot-dogi, kiełbaski z grilla, hamburgery i frytki. Liczy na to, że w ciągu kilku miesięcy biznes się rozkręci i na otwarcie sezonu letniego będzie mógł zatrudnić pracownika. Chciałby też rozszerzyć ofertę o inne przekąski, a z czasem gotowe dania. Docelowo marzeniem pana Janusza jest wynajęcie większego lokalu i otwarcie restauracji.
Serwisant Piotr zaproponował panu Januszowi kasę fiskalną ERGO – nowość w ofercie wiodącego producenta urządzeń rejestrujących, firmy Posnet. ERGO to kasa fiskalna, której parametry można dopasować do potrzeb rozwijającego się przedsiębiorstwa. Na początek pan Janusz wybierze wariant podstawowy urządzenia, który z czasem będzie rozbudowywał np. o dodatkowe kody PLU, moduły komunikacyjne czy dedykowaną szalkę wagową.
Kasa fiskalna Posnet ERGO to urządzenie lekkie, poręczne i bardzo wygodne w obsłudze – z intuicyjnym menu z pewnością poradzi sobie nawet początkujący sprzedawca. Dzięki wzmocnionej konstrukcji opartej na solidnym chassis oraz ogromnej precyzji w montażu Posnet ERGO sprawdzi się w trudnych warunkach pracy. Odporność na zachlapania, wstrząsy czy zapylenie to cechy, które okażą się wyjątkowo przydatne w lokalu gastronomicznym.
Jaką kasę fiskalną wybrać – branża transportowa
Spółka XYZ planuje wymianę urządzeń fiskalnych we wszystkich posiadanych busach, które wożą pasażerów z podwarszawskich miejscowości. Przestarzałe, ciężkie kasy spółka chce wymienić na urządzenia małe, lekkie i nowoczesne, zależy jej również na wzmocnieniu wizerunku firmy.
Serwisant Piotr zaproponował spółce XYZ wymianę kas na nowoczesne drukarki fiskalne dedykowane branży transportowej – Posnet TEMO HS Bileterka. Te najmniejsze na rynku urządzenia fiskalne kierowcy będą obsługiwać z poziomu aplikacji zainstalowanych na smartfonach. Mobilne urządzenia będą łączyć się z drukarkami fiskalnymi bezprzewodowo – za pomocą Bluetooth.
Dzięki możliwości dowolnego rozwijania aplikacji sprzedażowej TEMO HS Bileterka wydrukuje nie tylko bilet jednorazowy, ale też miesięczny czy okresowy. Spółka XYZ przewiduje ogromne oszczędności dzięki temu rozwiązaniu. Pasażerowie będą mogli kupić bilet miesięczny w autobusach, a przewoźnik będzie mógł zlikwidować kilka stacjonarnych punktów sprzedaży biletów – obecnie na wynajem lokali musi przeznaczać ponad 6.000 zł miesięcznie.
Oprócz urządzeń fiskalnych serwisant Piotr zaproponował też spółce nowoczesne oprogramowanie rekomendowane przez producenta drukarki – aplikację e-Bileterka. Ten wyjątkowo intuicyjny, prosty w obsłudze, a zarazem niezwykle funkcjonalny program ułatwi pracę kierowcy i uprości wiele procesów w firmie.
Więcej o Posnet TEMO HS Bileterce
