Podatnicy dokonujący wewnątrzwspólnotowych transakcji muszą posiadać numer VAT UE, tzw. NIP „europejski”. W Polsce jest to Numer Identyfikacji Podatkowej poprzedzony kodem „PL”. Podatnicy VAT czynni przed dokonaniem pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia mają obowiązek zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego – dokonuje się tego na zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.
Zgłoszenia takiego muszą dokonać także m.in. podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, u których wartość WNT w trakcie roku podatkowego przekroczyła kwotę 50.000 zł.
Dokonywanie wewnątrzwspólnotowych transakcji wymaga potwierdzania numerów VAT UE kontrahentów. Można to robić na kilka sposobów. Najszybszym i najprostszym jest skorzystanie z systemu VIES dostępnego na stronie internetowej Komisji Europejskiej. VIES, czyli system wymiany informacji o VAT (VAT Information Exchange System) to wyszukiwarka, która pobiera informacje z krajowych baz danych VAT. W odpowiedzi na zapytanie pojawia się jeden z dwóch komunikatów: „Numer aktywny” lub „Numer nieaktywny”. Wynik pozwala również na weryfikację powiązania numeru VAT UE z nazwą i adresem firmy. W przypadku, gdy system VIES wygeneruje nieważny status, najlepiej skontaktować się z administracją podatkową – nie zawsze oznacza to bowiem, iż dany kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE, w niektórych krajach proces rejestracji może trwać nieco dłużej.
Kwestię potwierdzania numerów VAT UE regulują dwa rozporządzenia, wydane na podstawie art. 97 ust. 20 ustawy o VAT, obowiązującego od 01.01.2014 r.:
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16.12.2013 r. w sprawie potwierdzania zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (Dz. U. z 2013 r., poz. 1662)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 listopada 2013 r. w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia
(Dz. U. z 2013 r. poz. 1299)
Numer VAT UE można potwierdzić w następujący sposób:
- Za pośrednictwem strony Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ - system sprawdza poprawność i ważność numerów identyfikacyjnych kontrahentów unijnych. Strona dostępna jest w języku polskim. Po dokonaniu weryfikacji podatnik otrzymuje informację o ważności bądź nieważności numeru VAT UE wyłącznie według stanu na dzień weryfikacji, jest możliwość wydrukowania takiej informacji.
Poniższe opcje dają możliwość otrzymania informacji przez podatnika według stanu na dzień określony w złożonym wniosku o weryfikację:
- W Biurze Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie. Stosowny wniosek składa się za pośrednictwem:
1. poczty tradycyjnej pod następującym adresem:
Biuro Wymiany Informacji Podatkowych Izby Skarbowej w Poznaniu,
ul. Poznańska 46, 62-510 Konin,
2. poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
3. faksu: (063) 632-401-989,
4. infolinii Krajowej Informacji Podatkowej: z telefonu stacjonarnego: 801 055 055, - z telefonu komórkowego: (22) 330 03 30;
- Składając wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
Wniosek o potwierdzenie numeru VAT UE kontrahenta może wystąpić zarówno podatnik, jak i osoba prawna niebędąca podatnikiem, jeśli posiada interes prawny w uzyskaniu tego potwierdzenia.
Sprawdzenie numeru podatnika VAT czynnego
Podatnicy dokonujący transakcji z krajowymi kontrahentami mogą też weryfikować numery VAT polskich podatników VAT czynnych. Taka weryfikacja okazuje się istotna m.in. dla podatników stosujących mechanizm odwrotnego obciążenia w odniesieniu do towarów, które zostały wymienione w załączniku nr 11 do ustawy o VAT czy też korzystających z tzw. "ulgi na złe dłgi".
Numer czynnego podatnika VAT można potwierdzić w następujący sposób:
- Za pośrednictwem Portalu Podatkowego http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/sprawdzanie-statusu-podmiotu-w-vat
- „Sprawdzanie statusu podmiotu w VAT” - po wpisaniu numeru NIP kontrahenta użytkownik otrzyma jeden z trzech komunikatów: „Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT”; „Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny” lub „Podmiot o podanym identyfikatorze podatkowym NIP jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony”.
Jest możliwość wydruku komunikatu potwierdzającego status podmiotu.
Portal Podatkowy wraz ze swoimi funkcjonalnościami dostępny jest także na urządzenia mobilne, dzięki czemu daje możliwość dokonania weryfikacji podatnika VAT czynnego z każdego miejsca.
- W urzędzie skarbowym: należy w tym celu złożyć stosowny wniosek lub skontaktować się z urzędem telefonicznie.
