Pomimo, że w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas wprost nie została wymieniona działalność księgowa to świadczący takie usługi mają obowiązek wprowadzenia kasy fiskalnej w 2015 roku niezależnie od limitu 20.000 zł. Zapraszamy do przeczytania poradnika, z którego dowiesz się, dlaczego właśnie księgowy musi mieć kasę fiskalną, od kiedy i jakie urządzenie wybrać.
Dlaczego księgowy musi mieć kasę fiskalną?
Wśród czynności, które od 1 stycznia 2015 roku zostały wyłączone ze zwolnienia z ewidencji na kasie znalazły się usługi doradztwa podatkowego. Nie znaczy to, że tylko doradcy podatkowi muszą swoje usługi ewidencjonować za pomocą urządzenia fiskalnego; także usługi księgowe wchodzące w zakres doradztwa podatkowego objęte są tym obowiązkiem.
Wynika z tego, że wykonanie usługi polegającej np. na sporządzeniu zeznania rocznego dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej czy też rolnika ryczałtowego będzie musiało być zaewidencjonowane na kasie fiskalnej.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z kas wymienia czynności, które korzystają ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej. Rozporządzenie to, pomimo nazwy „w sprawie zwolnień”, zawiera również katalog czynności, do których żadne ze zwolnień nie ma zastosowania. Z dniem 01.01.2015 r. nowe obowiązkowo ewidencjonowane na kasie usługi to nie tylko usługi naprawy pojazdów silnikowych, wymiany opon lub kół, badań i przeglądów technicznych pojazdów, opieki medycznej, prawnicze, związane z wyżywieniem, fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, ale także, wg § 4 pkt 2 lit. h) rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas, usługi doradztwa podatkowego.
§ 4.Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:
(…)
2) świadczenia usług:
(…)
h) doradztwa podatkowego,
Nie ma wątpliwości, że każdy doradca podatkowy najpóźniej od 1 marca 2015 r. ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż usług na kasie fiskalnej.
W związku z tym, że w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kas nie zawarto definicji doradztwa podatkowego, musimy sięgnąć do innych źródeł.
Wg ustawy z dnia 5.07.1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2011 r. nr 41, poz. 213 ze zm):
Art. 2. 1. Czynności doradztwa podatkowego obejmują:
1) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami;
2) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;
3) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie;
4) reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach wymienionych w pkt 1.
1a. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do czynności wykonywanych na rzecz osób trzecich odpowiedzialnych za zaległości podatkowe oraz następców prawnych podatników, płatników lub inkasentów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60, z późn. zm.).
2. Zawodowe wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 4, zastrzeżone jest wyłącznie dla podmiotów uprawnionych w rozumieniu ustawy.
Z powyższego wynika, że w związku z deregulacją zawodu doradcy podatkowego ustawa po nowelizacji zastrzega, że tylko zawodowe świadczenie usług, które zostały wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, czyli:
1) udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami;
(…)
4) reprezentowanie podatników, płatników i inkasentów w postępowaniu przed organami administracji publicznej i w zakresie sądowej kontroli decyzji, postanowień i innych aktów administracyjnych w sprawach wymienionych w pkt 1.
mogą wykonywać tylko i wyłącznie osoby uprawnione wymienione w art. 3, czyli:
1. Podmiotami uprawnionymi do zawodowego wykonywania czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1, są:
1) osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych;
2) adwokaci i radcowie prawni;
3) biegli rewidenci.
2. Podmiotami uprawnionymi do zawodowego wykonywania czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4, są:
1) osoby fizyczne wpisane na listę doradców podatkowych;
2) adwokaci i radcowie prawni.
Inne czynności, które wchodzą w zakres usług doradztwa podatkowego, wynikające z art. 2 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, to:
2) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie;
3) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie;
Usługi te, po deregulacji, nie zostały wymienione jako te, które muszą być wykonywane przez doradcę podatkowego - może wykonywać je praktycznie każda osoba.
Uwaga!
Ustawa o doradztwie podatkowym po nowelizacji w 2014 r. określa, że usługi doradztwa podatkowego to, oprócz udzielania opinii, porad, wyjaśnień z zakresu podatków i ceł, reprezentowania podatników w postępowaniach podatkowych, także prowadzenie na zlecenie podatników ksiąg rachunkowych, jak również sporządzanie deklaracji i zeznań podatkowych.
Gdyby nie ustawa o rachunkowości, to w/w usługi faktycznie mógłby wykonywać każdy, ale część z tych czynności wchodzi w zakres „usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych”:
Art. 76a. 1. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6.
czyli:
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
5) sporządzanie sprawozdań finansowych;
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
Ustawa o rachunkowości również została zmieniona w 2014 r. przez ustawę deregulacyjną, co spowodowało, że usługowo prowadzić księgi rachunkowe może osoba, która nie uzyskała certyfikatu Ministerstwa Finansów. Jedyne warunki, które musi spełnić chętny do wykonywania powyższych czynności to wg art. 76a ust 3 ustawy o rachunkowości:
(…) mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;
2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9.
Jeżeli biuro rachunkowe świadczy usługi wchodzące w zakres doradztwa podatkowego, które wykonuje dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, to obowiązkowo musi je ewidencjonować za pomocą kasy fiskalnej. Każde sporządzenie np. zeznania rocznego osobie fizycznej wiąże się z obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej.
Od kiedy księgowy musi mieć kasę fiskalną?
Podatnik, który świadczy na rzecz fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych usługi wchodzące w zakres usług doradztwa podatkowego (m.in. opisane wyżej usługi związane ze sporządzaniem zeznań podatkowych), może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej do końca 2014 roku. Zwolnienie to wiąże się ze spełnieniem odpowiednich warunków, np. nieprzekroczeniem limitu obrotu w wysokości 20.000 zł na rok (lub proporcji tej kwoty w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku), czy też m.in. sposobem zapłaty za usługi odpowiednio udokumentowanym. Jak wynika z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień, jeśli do 31 grudnia 2014 roku podatnik nie straci prawa do zwolnienia, to usługi na kasie fiskalnej będzie musiał ewidencjonować od 1 marca 2015 roku.
Sprawdź, jak i kiedy wyliczać limit proporcjonalny
Od 1 marca 2015 r. obowiązek ewidencji na kasie usług doradztwa podatkowego będzie dotyczył podatników niezależnie od wysokości rocznego obrotu, czy też sposobu zapłaty za wykonane usługi.
Trzeba wspomnieć, że termin 1 marca 2015 roku nie dotyczy tych podatników, którzy przekroczyli limit obrotu przed 1 grudnia 2014 r. Podatnicy ci utracili prawo do zwolnienia z kasy na mocy rozporządzenia obowiązującego do 31.12.2014 r. i kasę fiskalną muszą wprowadzić w swojej działalności wcześniej niż 1 marca 2015 r. Np. jeżeli podatnik przekroczył limit obrotu w listopadzie 2014 r., to kasę będzie zobowiązany zainstalować do 1 lutego 2015 r. Przekroczenie limitu w październiku 2014 r. to kasa od 1 stycznia 2015 r. itd.
Uwaga!
Usługi wchodzące w zakres doradztwa podatkowego utracą zwolnienie z ewidencji na kasie fiskalnej bez względu na wysokość osiąganego obrotu.
Wg § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień świadczenie usług doradztwa podatkowego podlega zwolnieniu z ewidencji na kasie fiskalnej do 28.02.2015 r. Oznacza to, że każda usługa wykonana od 01.03.2015 r. musi zostać zaewidencjonowana na urządzeniu fiskalnym. Dotyczy to m.in. sporządzenia zeznania podatkowego dla osoby fizycznej, co w pierwszych miesiącach roku jest dość częstą usługą świadczoną przez księgowych.
Jakie urządzenie wybrać?
Jaka kasa fiskalna najlepiej trafi w potrzeby księgowego lub doradcy podatkowego? Czy lepsza okaże się kasa stacjonarna, czy mobilna? Czym się różni kasa od drukarki fiskalnej i dlaczego nie warto kupować urządzenia z papierową kopią paragonu - dowiedz się i wybierz najlepszą kasę dla swojego biura.
Kasy fiskalne dla księgowych - wybór urządzenia
Zakup kasy fiskalnej do biura rachunkowego czy biura doradcy podatkowego to jeden z najważniejszych kroków do rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia tego typu. W pierwszym odruchu wielu podatników poszukuje kasy najtańszej, byle tylko jak najmniej obciążyć budżet. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie. Ceny najtańszych kas fiskalnych zaczynają się już od 600 zł - są to jednak w większości urządzenia trudne w obsłudze, często awaryjne, żadne też nie posiada elektronicznej kopii paragonu fiskalnego.
Za wysokiej jakości, intuicyjną w obsłudze kasę fiskalną z elektroniczną kopią paragonu i innych dokumentów fiskalnych zapłacimy w autoryzowanym serwisie kas fiskalnych w Warszawie około 1.290 zł. Należy jednak pamiętać, że po spełnieniu odpowiednich warunków każdy podatnik rozpoczynający ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą urządzenia fiskalnego ma prawo do ulgi w kwocie nawet 700 zł za każde zgłoszone urządzenie. Księgowemu czy doradcy podatkowemu nie trzeba tłumaczyć, że zaliczenie w koszty wydatku na zakup kasy to również obniżenie podatku dochodowego. Gdy uwzględnimy te fakty, wydatek na dobrą kasę fiskalną okazuje się o wiele mniej dotkliwy.
Jaka kasa fiskalna okaże się najlepsza dla księgowego lub doradcy podatkowego? Zanim przeanalizujemy urządzenia pod kątem ich funkcjonalności, odpowiedzmy sobie na kilka istotnych pytań związanych z tego typu sprzętem:
Kasa czy drukarka fiskalna dla księgowego lub doradcy?
Te dwa typu urządzeń - kasy i drukarki - realizują ten sam cel: Służą do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Różnica polega na tym, że kasa fiskalna może pracować autonomicznie, natomiast drukarka fiskalna wymaga podłączenia do komputera z zainstalowaną odpowiednią aplikacją. Drukarki fiskalne to rozwiązanie dla tych biur rachunkowych i biur doradców podatkowych, które wykorzystują takie programy do zarządzania sprzedażą. Dzięki temu wszystkie dane są zgromadzone w jednym miejscu: Dane o klientach, sprzedaży, obrocie itp., a to bardzo ułatwia i usprawnia pracę biura.
Jednak nie wszędzie używa się takich aplikacji. Czasem też specyfika pracy księgowego czy doradcy podatkowego wymaga przemieszczania się z urządzenie fiskalnym. W takich sytuacjach praktyczniejsze okazują się kasy fiskalne, ponieważ nie wymagają one podłączenia do żadnego zewnętrznego urządzenia. Kasy mobilne mają też wytrzymałe akumulatory, które pozwalają na całodzienną pracę bez konieczności ładowania.
Kasa fiskalna jest też rozwiązaniem tańszym niż drukarka fiskalna, co może wielu przekonać do wyboru właśnie kasy. Podczas gdy najtańsze i wysokiej jakości kasy kupimy już od około 1.290 zł, za drukarkę będziemy musieli zapłacić około 2.070 - 2.800 zł.
Kasa mobilna czy stacjonarna?
Zarówno kasy, jak i drukarki fiskalne dla księgowych i doradców podatkowych występują w wersjach mobilnych i stacjonarnych. Kasy mobilne zostały przystosowane do pracy w terenie - są małe i lekkie, z powodzeniem mieszczą się w teczce. Zostały też wyposażone w wytrzymałe akumulatory pozwalające na całodzienną pracę bez konieczności podłączania urządzenia do źródła zasilania. Oczywiście mobilna kasa czy drukarka fiskalna znakomicie sprawdzi się też w pracy stacjonarnej - na biurku nie zajmuje wiele przestrzeni i można ją przenosić w dowolne miejsce.
Natomiast kasy i drukarki stacjonarne zostały przystosowane do pracy na jednym stanowisku. To urządzenia kształtem i gabarytami przypominające bardziej typowe urządzenia fiskalne używane w marketach. Takie kasy mają zazwyczaj nieco większe możliwości i wyższe parametry techniczne niż małe urządzenia mobilne. Sprawdzają się w tych biurach rachunkowych i biurach doradców podatkowych, gdzie potrzeba bardziej zaawansowanego urządzenia.
Kopia paragonu - elektroniczna czy papierowa?
W tradycyjnych kasach fiskalnych kopie paragonów zapisują się na dodatkowej rolce papieru kasowego. Po zadrukowaniu rolkę należy wyjąć i umieści w suchym, zacienionym miejscu. Zgodnie z przepisami, kopie paragonów fiskalnych należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku obrotowego, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Archiwizowanie zadrukowanych rolek przez tak długi okres może okazać się dla podatnika uciążliwe. Szczególnie, że trwałość papieru termicznego jest ograniczona - sami producenci przyznają, że po około 2 latach jakość wydruku znacznie się obniża. Dlatego o wiele praktyczniejszym rozwiązaniem okazują się kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonu.
Definicję kasy z elektronicznym zapisem dokumentów fiskalnych znajdujemy w § 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących:
§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
(…)
4) kasie z elektronicznym zapisem kopii - rozumie się przez to kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych;
Nie trzeba przechowywać zadrukowanych rolek, ponieważ kopie zapisują się w formacie cyfrowym na karcie SD/SDHC umieszczonej wewnątrz kasy fiskalnej. Dane te można w każdej chwili odtworzyć, jak również wykonywać dowolną ilość kopii zapasowych. Księgowy czy doradca podatkowy, który wybierze kasę z elektroniczną kopią paragonu, oszczędzi sobie kłopotów w razie kontroli skarbowej. Oszczędzi też miejsce w biurze oraz aż 50% kosztów zakupu papieru kasowego.
Przedstawiamy kilka modeli kas i drukarek fiskalnych, które najlepiej sprawdzają się właśnie w biurach rachunkowych oraz biurach doradców podatkowych:
Kasa fiskalna Posnet Mobile HS EJ
To maleńkie urządzenie znakomicie sprawdza się w pracy księgowego lub doradcy, który dużo podróżuje i wystawia paragony w różnych miejscach. Posnet Mobile HS EJ to najmniejsza kasa fiskalna na rynku, bardzo popularna wśród usługodawców z różnych branż. Dzięki małym gabarytom mieści się w teczce, a nawet w kieszeni. Wyjątkowo prosta w obsłudze, ma też wytrzymały akumulator i aż 40-znakową nazwę towaru lub usługi do zaprogramowania. Stosowana często także jako kasa stacjonarna, zachęca atrakcyjnym, nowoczesnym wyglądem. Dowiedz się więcej o kasie dla księgowych Posnet Mobile HS EJ
Kasa fiskalna Elzab K10
Urządzenie dla tych, którzy oprócz funkcjonalności cenią sobie także atrakcyjny design i nowoczesne rozwiązania. Elzab K10 to pierwsza na rynku kasa fiskalna obsługiwana za pomocą panelu dotykowego. Dzięki zastosowaniu innowacyjnej technologii jest jednocześnie niezwykle prosta w obsłudze, lekka i wytrzymała. Świetnie znosi zarówno wilgoć, jak i bardzo niskie oraz bardzo wysokie temperatury. Do wyboru mamy aż cztery wersje kolorystyczne do wyboru. Kasa dla księgowych i doradców podatkowych Elzab K10 została wyposażona w wytrzymały akumulator oraz wygodną smycz do przenoszenia jej na szyi. Dzięki temu świetnie sprawdza się zarówno jako urządzenie mobilne, jak i stacjonarne. Dowiedz się więcej o kasie dla księgowych Elzab K10
Kasa fiskalna Novitus NANO E
Elegancka, ergonomiczna i nowoczesna - taka właśnie jest kasa fiskalna Novitus Nano E. To jedna z najpopularniejszych kas wśród usługodawców. W biurach rachunkowych oraz biurach doradców podatkowych świetnie sprawdzi się ze względu na swoje małe gabaryty, wygodną klawiaturę i czytelny wyświetlacz. Dzięki wytrzymałemu akumulatorowi może być swobodnie użytkowana w pracy w terenie. Wśród jej wielu zalet warto wymienić także prostotę obsługi. W biurach rachunkowych i biurach doradców podatkowych od lat znajduje zastosowanie zarówno jako kasa mobilna, jak i stacjonarna. Dowiedz się więcej o kasie dla księgowych Novitus Nano E
Drukarka fiskalna Posnet TEMO HS EJ
W maleńkiej obudowie kryją się ogromne możliwości. Drukarka fiskalna Posnet Temo HS EJ sprawdzi się w tych biurach księgowych i biurach doradców podatkowych, w których do obsługi sprzedaży stosuje się funkcjonalne oprogramowanie. W bazie nazw towarów i usług drukarki Temo HS EJ można zaprogramować aż 100.000 pozycji. Dzięki tak dużej bazie nazwy są szczegółowe i dokładne. Ponadto za pomocą tego maleńkiego urządzenia księgowy czy doradca wydrukuje fakturę, analizę, raport oraz wiele innych dokumentów. Temo HS EJ świetnie sprawdzi się zarówno jako mała drukarka stacjonarna, jak i drukarka do pracy w terenie. Dowiedz się więcej o drukarce dla księgowych Posnet Temo HS EJ
Drukarka fiskalna Posnet Thermal XL
Rozwiązanie dla tych biur rachunkowych i biur doradców podatkowych, które poszukują urządzenia do zadań specjalnych. Posnet Thermal XL to drukarka bardzo zaawansowana technologicznie i nowoczesna. W bazie towarowej księgowy czy doradca zaprogramuje aż 250.000 nazw towarów i usług - to wystarczająco nawet dla bardzo dużego biura. Szeroki wybór formatek wydruków niefiskalnych, wyjątkowo szybki i wytrzymały mechanizm drukujący, aż trzy wersje wyświetlacza do wyboru - to tylko niektóre z wielu zalet tej innowacyjnej drukarki fiskalnej. Urządzenie to zostało przeznaczone do pracy stacjonarnej, ale posiada też wytrzymały akumulator, bardzo praktyczny np. w razie awarii prądu. Dowiedz się więcej o drukarce dla księgowych Posnet Thermal XL
Dlaczego lepiej kupić kasę fiskalną już teraz?
Choć większość księgowych i doradców podatkowych czas na wprowadzenie kasy fiskalnej w działalności ma do 1 marca 2015 roku, warto rozejrzeć się za odpowiednim urządzeniem już teraz. Pozwoli to na wcześniejsze wypróbowanie kasy pracującej w trybie szkoleniowym (przed fiskalizacją) oraz dopełnienie na czas wszystkich formalności. Należy również wziąć pod uwagę fakt, iż do końca lutego nawet 100 tys. podatników będzie musiało zakupić kasy fiskalne. Urządzenia opisane w tym artykule są bardzo praktyczne - szczególnie popularne wśród usługodawców. Z tego względu może ich szybko zabraknąć w sklepach z kasami fiskalnymi w Warszawie, a także innych miejscowościach. Podobna sytuacja miała miejsce w roku 2013, kiedy to z powodu obniżenia limitu do zwolnienia podmiotowego popyt na kasy fiskalne był tak ogromny, że niektórych urządzeń zaczęło brakować już w styczniu - i to nie tylko w salonach sprzedaży kas fiskalnych, ale też u producentów kas. Aby nie zastać pustych półek w sklepach z kasami fiskalnymi, warto je odwiedzić jeszcze w pierwszej połowie stycznia.
