Sposób, w jaki wykorzystujemy komputer, faks czy telewizor, jest w gruncie rzeczy naszą prywatną sprawą i nikt nie może nam wlepić mandatu np. za nieprzestrzeganie zaleceń producenta. Jeśli więc tylko mamy ochotę, możemy użyć faksu jako podstawki pod ulubioną paprotkę, a komputer przerobić na domowe akwarium. Istnieje jednak specyficzne urządzenie, które mimo iż z punktu prawnego stanowi naszą własność, nie może być w dowolny sposób przez nas użytkowane. Tym urządzeniem jest kasa fiskalna, stanowiąca obowiązkowy element wyposażenia placówek handlowych zajmujących się sprzedażą na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Posiadanie kasy fiskalnej wiąże się z wieloma różnymi obowiązkami, które MUSZĄ być przez użytkownika ściśle przestrzegane pod groźbą mniej lub bardziej dotkliwych sankcji skarbowych. Właściwie na każdym etapie użytkowania kasy obowiązują rozmaite zakazy i nakazy - począwszy od kupna urządzenia, poprzez jego eksploatację, skończywszy na wycofaniu kasy z użycia.

Mało tego - ścisłą kontrolą Ministerstwa Finansów został również objęty proces produkcji kas i drukarek fiskalnych oraz ich serwisowania (tak więc nie tylko podatnicy, ale też producenci i serwisanci są zmuszeni do przestrzegania wielu różnych przepisów).

Przyznają Państwo, iż choćby to jedno czyni z kasy fiskalnej urządzenie niezwykłe - w końcu trudno znaleźć jakikolwiek inny sprzęt elektroniczny, którego eksploatacja wiązałaby się z odpowiedzialnością karno-skarbową oraz wymagała od przeciętnego Kowalskiego znajomości przynajmniej kilku ustaw oraz rozporządzeń.

Oczywiście, owe obostrzenia, zalecenia, nakazy i wymogi mają ścisły związek z podstawową funkcją kasy rejestrującej - z ewidencjonowaniem wysokości obrotów i kwot podatku należnego. Dzięki kasie fiskus może bardzo szybko ustalić, czy dany podatnik nie ukrywa dochodów i sumiennie płaci państwu należne podatki. To dlatego kasy fiskalne są objęte nadzorem Ministerstwa Finansów, a ich niewłaściwe użytkowanie może być przyczyną rozmaitych kłopotów.

Dodajmy w tym miejscu, iż nieznajomość przepisów prawa wcale nie zwalnia użytkownika kasy  lub drukarki fiskalnej od odpowiedzialności skarbowej - skoro istnieją określone przepisy, podatnik ma obowiązek się z nimi zapoznać i postępować zgodnie z zawartymi w nich wytycznymi.

Co użytkownik kasy może, co musi, a czego nie powinien robić

W pierwszej kolejności powinien się zapoznać z różnymi aktami prawnymi regulującymi zasady kupna oraz użytkowania urządzeń fiskalnych. Są to:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących

(Dziennik Ustaw z dnia 15 marca 2013 r. poz. 363)

Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących

(Dziennik Ustaw z dnia 30 grudnia 2010 r. poz. 1733, z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących

(Dziennik Ustaw z 11 grudnia 2012 r. poz. 1382)

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

(Dziennik Ustaw z 2011 r. nr 177, poz. 1054)

Lekturę warto rozpocząć od pierwszego na liście rozporządzenia. W Rozdziale 2, zatytułowanym "Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących", zostały wymienione najważniejsze obowiązki związane z kupnem oraz użytkowaniem kasy fiskalnej.

Przygotowaliśmy dla Państwa poradnik, w którym uwzględniliśmy podstawę prawną poszczególnych zaleceń, a także umieściliśmy napisane przystępnym językiem podpowiedzi, w jaki sposób należy je interpretować.

W kolejnych artykułach omówimy zwłaszcza te postanowienia, które zmuszają podatnika do określonych działań i powodują określone skutki prawne. Mamy nadzieję, że to mini kompendium ułatwi Państwu poruszanie się w gąszczu przepisów, które musi znać i stosować każdy użytkownik kasy fiskalnej.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej: Zwolnienia podmiotowe

Obecnie większość podatników prowadzących sprzedaż detaliczną musi ewidencjonować obroty za pomocą kasy lub drukarki fiskalnej. Istnieją jednak pewne grupy sprzedawców zwolnionych przez ustawodawcę z tego obowiązku. Grupy te zostały wymienione w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podstawą prawną do wydania takiego rozporządzenia jest ustawa o podatku od towarów i usług.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT)

Rozdział 3: Kasy rejestrujące, Art. 111 ust. 8 w brzmieniu: "Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (…)".

Jak więc wynika z ustawy, zwolnienia z konieczności posiadania kasy fiskalnej są przez Ministra Finansów przyznawane na czas określony - w rozporządzeniu zawsze są podane ramy czasowe, do których obowiązują poszczególne zwolnienia. Może więc się zdarzyć, iż przedsiębiorca objęty w jednym roku zwolnieniem, w drugim straci do niego prawo.

Warto również dodać, iż większość owych zwolnień posiada charakter warunkowy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który początkowo kasy mieć nie musi, z czasem - po spełnieniu określonych warunków - trafia do grupy podatników, w stosunku do których Ministerstwo nie przewiduje zwolnienia. Dlatego warto być czujnym i dokładnie śledzić kolejne nowelizacje wspomnianego wcześniej rozporządzenia. Ministerstwo co pewien czas zmienia bowiem niektóre wytyczne i wprowadza nowe kryteria decydujące o zwolnieniu. Aktualne regulacje w tej kwestii obowiązują do 31 grudnia 2014 r.

Niestety, z reguły są to zmiany, które narzucają obowiązek posiadania kasy kolejnym grupom podatników. Od 1 stycznia 2013 roku kasy fiskalne muszą mieć np. szkoły nauki jazdy, które do tej pory były zwolnione z tego obowiązku, a które zdaniem rzeczniczki prasowej Ministerstwa Finansów nagminnie dopuszczały się nadużyć podatkowych polegających na zaniżaniu przychodów z tytułu opłat za uczestnictwo w kursach.

Niezależnie od tego, czy Ministerstwo ma rację i szkoły jazdy faktycznie oszukiwały Skarb Państwa, przykład ten dobrze ilustruje politykę resortu, który konsekwentnie zawęża zakres dopuszczalnych zwolnień, najczęściej motywując to uszczelnianiem systemu podatkowego.

Sprawdźmy więc w praktyce, którzy przedsiębiorcy zgodnie z obowiązującym prawem są zmuszeni do zainstalowania kasy fiskalnej:

1. Obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej mają podatnicy prowadzący sprzedaż towarów i usług dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Rozdział 3: Kasy rejestrujące, art. 111 ust. 1, w brzmieniu: „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.”

Przykład: Przedsiębiorca uruchamia firmę cateringową i podpisuje umowy na dostarczanie posiłków z różnymi firmami oraz instytucjami. Ponieważ są to podmioty prowadzące działalność gospodarczą, nie musi ewidencjonować sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jednak po pewnym czasie przedsiębiorca otwiera placówkę handlową, w której sprzedaje swoje wyroby także zwykłym klientom (czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym). W tej sytuacji ustawodawca nakłada na niego obowiązek zainstalowania kasy. Jeśli spełnia wymagania określone w rozporządzeniu w sprawie zwolnień, może korzystać z czasowego zwolnienia z tego obowiązku.

Reasumując: kasę fiskalną muszą zainstalować podatnicy prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, inaczej mówiąc klienta detalicznego.