Do 1 kwietnia 2013 roku żaden przepis nie precyzował kwestii dokonywania korekt wartości sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej. Było jednak, i w dalszym ciągu jest oczywiste, że podatnik nie może być pozbawiony możliwości skorygowania zaewidencjonowanego obrotu, tak aby wykazana kwota odzwierciedlała stan rzeczywisty. Jak wskazuje art. 29 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, obrotem zawsze jest kwota rzeczywiście należna - jeśli jest ona inna niż ta figurująca na raporcie fiskalnym, konieczne jest dokonanie stosownej korekty.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r., poz. 363), które weszło w życie 1 kwietnia 2013 roku, reguluje kwestię sporządzania ewidencji korekt. Zapis § 3 ust. 4 i 5 tego rozporządzenia wskazuje jednoznacznie, iż należy ujmować w odrębnej ewidencji wszelkie zwroty towarów i uznane reklamacje, które skutkują zwrotem należności z tytułu sprzedaży - w całości lub w części.
Ewidencja zwrotów i reklamacji
Wytyczne dotyczące prowadzenia ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji zostały zapisane w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. Zgodnie z tymi przepisami odrębna ewidencja powinna zawierać:
- Datę sprzedaży
- Nazwę towaru lub usługi. Należy przy tym pamiętać, że nazwa ta powinna być zgodna z wytycznymi obowiązującymi od 1 kwietnia 2013 roku, czyli jednoznacznie wskazywać na towar lub usługę, której dotyczy. Można posłużyć się także opisem, który stanowi rozwinięcie nazwy
- Termin, w którym klient dokonał zwrotu bądź reklamacji towaru lub usługi
- W przypadku zwrotu całości należności: Wartość brutto zwracanego bądź reklamowanego towaru lub zwracanej bądź reklamowanej usługi oraz wartość podatku należnego
- W przypadku zwrotu części należności: Kwotę zwrotu brutto oraz wartość odpowiadającego jej podatku należnego
- Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, na przykład oryginał paragonu fiskalnego lub wydruk z terminala.
- Protokół przyjęcia zwrotu bądź uznania reklamacji towaru lub usługi. Protokół ten musi zawierać podpisy sprzedawcy i nabywcy
Po dokonaniu stosownego wpisu w odrębnej ewidencji korekt podatnik pomniejsza wartość obrotu z raportu okresowego o wartość wszystkich korekt dokonanych w danym miesiącu bądź kwartale. Od uzyskanej wartości określa podatek należny z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu urządzenia fiskalnego.
Ewidencja oczywistych pomyłek
Nieco inaczej wygląda sposób dokonywania korekty w przypadku tak zwanych oczywistych pomyłek. Oczywiście podobnie jak w przypadku zwrotów i reklamacji należy ująć te zdarzenia w odrębnej ewidencji. Zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas ewidencja takiej pomyłki powinna zawierać:
- Kwotę błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży brutto i wartość podatku należnego
- Krótki opis przyczyny i okoliczności zaistniałej pomyłki. Do wpisu należy dołączyć także oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego błędnie wprowadzoną sprzedaż
Po dokonaniu odpowiedniego wpisu w ewidencji korekt podatnik ma obowiązek ponownie zaewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaż, wobec której wystąpiła pomyłka - tym razem z prawidłowymi wartościami. Zapis regulujący tę kwestię znajduje się w § 3 ust. 6 rozporządzenia.
Należy przy tym podkreślić, że w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki korekta w odrębnej ewidencji powinna być wykonana niezwłocznie.
W przeciwieństwie do ewidencji zwrotów i reklamacji, do której można dołączyć inne dokumenty niż paragon, ewidencja oczywistych pomyłek zawsze wymaga dołączenia oryginału paragonu fiskalnego. Aż do 1 kwietnia 2013 roku nie było przepisu regulującego tę kwestię restrykcyjnie. W praktyce zdarza się przecież, że podatnik będący użytkownikiem kasy nie ma możliwości dołączenia do wpisu w ewidencji korekt oryginału paragonu, ponieważ oryginał paragonu otrzymuje klient. W latach wcześniejszych organy podatkowe orzekały w takich sytuacjach zwykle na korzyść podatnika, pozwalając dołączać do ewidencji inne dokumenty, na przykład dokument gwarancyjny czy wydruk stosowany wewnętrznie w firmie. Od 1 kwietnia 2013 roku obowiązuje jednak jasno sformułowany przepis, który umożliwia dołączenie do korekty oczywistej pomyłki wyłącznie oryginału paragonu fiskalnego.
Nowe rozporządzenie nie precyzuje, w jakiej konkretnie formie ma być prowadzona odrębna ewidencja zarówno zwrotów i reklamacji, jak i korekt oczywistych pomyłek. Przed 1 kwietnia 2013 roku wielu podatników prowadziło tak zwane zeszyty korekt, w których dokumentowano zaistniałe pomyłki, zwrot lub reklamacje. Podatnicy mogą w dalszym ciągu stosować takie zeszyty, pamiętając przy tym o konieczności podania wszystkich danych wymaganych przepisami nowego rozporządzenia. Na rynku dostępne są już też nowe zeszyty, opracowane na podstawie przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2013 roku.
Sprzedaż dokonana z pominięciem kasy fiskalnej
Podatnik zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej w swojej działalności zasadniczo każdą sprzedaż dla osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego powinien zaewidencjonować na kasie bądź drukarce fiskalnej w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli - praktycznie - w momencie dokonania sprzedaży. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, gdy z jakichś przyczyn osoba obsługująca kasę nie zaewidencjonuje takiej sprzedaży na kasie. Może być tak na przykład wtedy, gdy osoba prywatna żąda wystawienia faktury, a użytkownik kasy zapomni wydrukować do tej sprzedaży także paragonu fiskalnego. Dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej również jest błędem podatnika, a błąd taki musi zostać naprawiony i skorygowany.
W takiej sytuacji podatnik powinien natychmiast zaewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej czy użytkowanej przez niego drukarce fiskalnej, nawet jeśli czynność ta zostanie wykonana po terminie. Oryginał paragonu należy dołączyć do kopii faktury, której oryginał wręczyliśmy klientowi. Problem formalny pojawia się jednak w przypadku, gdy sprzedaż zostaje zaewidencjonowana na kasie w innym okresie, niż powstał obowiązek podatkowy. W takiej sytuacji podatek należny od sprzedaży, która została zaewidencjonowana po terminie, zawsze należy wykazać w deklaracji VAT za okres, w którym ta sprzedaż faktycznie została dokonana, czyli powstał obowiązek podatkowy. Natomiast w miesiącu lub kwartale, w którym zaewidencjonowano tę sprzedaż na kasie, należy odpowiednio pomniejszyć wartość obrotu wynikającą z raportu okresowego, a co za tym idzie także kwotę podatku należnego. Dzięki temu unikniemy podwójnego opodatkowania. Co bardzo istotne, korektę tę należy wykazać w odrębnej ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia z 14 marca 2013 roku w sprawie kas.
Konieczności jak najszybszego zaewidencjonowania takiej pominiętej sprzedaży nie należy bagatelizować. Zgodnie z art. 62 § 4 kodeksu karnego skarbowego dokonanie sprzedaży dla osoby prywatnej z pominięciem kasy fiskalnej podlega karze grzywny w wysokości 180 stawek dziennych. Zaewidencjonowanie sprzedaży - nawet z opóźnieniem - minimalizuje ryzyko nałożenia na podatnika jakiejkolwiek kary, ponieważ szkodliwość takiego czynu jest znikoma, a zgodnie z § 1 ust. 2 kodeksu czyn zabroniony znikomej szkodliwości społecznej nie jest przestępstwem ani wykroczeniem skarbowym.
Odrębne ewidencje od 1 października
Ustawodawca czas na wdrożenie nowych regulacji dał podatnikom do 30 września 2013 roku. Wynika to wprost z § 37 rozporządzenia w sprawie kas. Od 1 października 2013 roku każdy podatnik będący użytkownikiem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej będzie miał obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji zarówno dla uznanych zwrotów i reklamacji, jak i oczywistych pomyłek. Ewidencje te będzie trzeba prowadzić zgodnie z nowymi wytycznymi wprowadzonymi przez rozporządzenie z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.
