Jak wygląda przegląd techniczny kasy fiskalnej?

 

Podstawa prawna:   Rozdział 4 - § 33 i 34 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących

Serwis urządzeń fiskalnych może wykonywać tylko serwis główny (np. producent lub importer) lub wyznaczona przez niego firma posiadająca autoryzację i przeszkolenie w zakresie świadczenia serwisu, zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas.

Każdy uprawniony serwisant posiada identyfikator ze zdjęciem, na którym umieszczone są m.in. data ważności oraz zakres posiadanych uprawnień.

Zgodnie z § 23 ust. 5 rozporządzenia wzór identyfikatora serwisanta kas fiskalnych określa załącznik nr 6 do tego aktu prawnego.

Obowiązki serwisanta podczas przeglądu

Uprawniony serwis kas fiskalnych zobowiązany jest do wykonania takich podstawowych usług, jak fiskalizacja, wydanie książki kasy fiskalnej, wykonywanie przeglądów czy odczyt pamięci fiskalnej.

Zgodnie z § 34 rozporządzenia w sprawie kas uprawniony serwisant powinien postępować według określonego wzorca także podczas samego przeglądu technicznego. Serwisant sprawdza:

• Stan plomb
• Stan obudowy kasy
• Czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez urządzenie
• Program pracy kasy i program archiwizujący
• Poprawność działania kasy, szczególnie w zakresie emisji dokumentów fiskalnych
• Wyświetlacz - poprawność jego działania
• Stan pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego
• Stan techniczny akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania urządzenia

Taki przegląd nie jest tylko zwykłą formalnością, potrzebną do uzyskania wpisu w książce kasy fiskalnej. Serwisant kas fiskalnych ma obowiązek wykonać wszystkie wymienione wyżej czynności. Dzięki temu użytkownik ma gwarancję prawidłowego funkcjonowania kasy fiskalnej.

Plomby i obudowa

Jednym z najważniejszych obowiązków serwisanta kas fiskalnych jest sprawdzenie nienaruszalności plomb na obudowie kasy. W przypadku drukarek fiskalnych, które nie mają programu aplikacyjnego, konieczne jest również skontrolowanie plomb na module fiskalnym urządzenia oraz ich zgodności z zapisami w książce kasy. Konieczne jest także sprawdzenie zgodności plomb z zapisami posiadanymi przez sam serwis, zgodnie z § 34 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

Prawidłowy stan plomb jest bardzo ważny, szczególnie podczas ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego. W następnej kolejności pracownik serwisu kas fiskalnych powinien sprawdzić stan obudowy urządzenia.

Nowoczesne kasy fiskalne są odporne na uszkodzenia i trwałe, jednak nawet one mogą ulec uszkodzeniu. Wymóg skontrolowania stanu obudowy urządzenia fiskalnego znajduje się w § 34 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas.

Poprawny i czytelny wydruk

Kolejny wymóg zapisany jest w § 34 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia - zgodnie z tym przepisem obowiązkiem serwisanta jest wydrukowanie dokumentu na kasie i sprawdzenie jego czytelności i prawidłowości.

Jednocześnie pracownik serwisu sprawdzi poprawność działania kasy, ze szczególnym uwzględnieniem emisji dokumentów fiskalnych, zgodnie z § 34 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia.

Prawidłowość wydruków jest podstawowym kryterium poprawności pracy kasy fiskalnej, dlatego właśnie przepisy kładą tak duży nacisk na konieczność dokonania w tym zakresie kontroli podczas przeglądu.

Programy i mechanizmy

Serwisant kas fiskalnych zobowiązany jest również do skontrolowania programu pracy kasy oraz programu archiwizującego. Należy sprawdzić wersję programów oraz ich zgodność z zapisami w książce kasy i w dokumentacji prowadzonej przez serwis. Wymóg ten został zapisany w § 34 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia.

Oprócz tego uprawniony serwisant musi dokonać przeglądu wewnętrznych mechanizmów kasy. Konieczne jest między innymi sprawdzenie stanu technicznego akumulatorów wewnętrznego zasilania urządzenia fiskalnego oraz płyty głównej. W rozporządzeniu wymóg ten znajdziemy w § 34 ust. 1 pkt 8.

W obowiązku serwisanta leży także sprawdzenie pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego pod kątem zgodności z dokumentacją konstrukcyjną. Niezbędne jest również sprawdzenie poprawności działania wyświetlacza, zgodnie z § 34 ust. 1 pkt 6 i 7 rozporządzenia.

Zapisy w książce

Aby przegląd techniczny był pełny, uprawniony pracownik serwisu kas fiskalnych ma obowiązek wpisania do książki kasy daty dokonanej kontroli oraz wyniku kontroli, zgodnie z § 34 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia. Jeśli stwierdzono nieprawidłowości, w książce kasy powinna zostać naniesiona odpowiednia adnotacja, a niezbędne naprawy powinny zostać wykonane jak najszybciej. Od 1 kwietnia 2013 roku dodatkowym obowiązkiem serwisanta jest dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu poświadczającego dokonanie przeglądu, na przykład faktury. Ten nowy obowiązek został opisany w § 34 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia.

Takie przeglądy w myśl § 33 ust. 1 aktualnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie kas należy wykonywać nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku taksówkarzy należy uwzględnić odrębne przepisy, zgodnie z § 33 ust 2 rozporządzenia.