Jak wygląda procedura odczytu pamięci kasy?

Zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym wymaga odczytu zawartej w niej pamięci. Zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, o dopełnienie tego obowiązku musi zadbać podatnik będący właścicielem urządzenia rejestrującego.

Niezależnie od tego, czy likwidacja kasy fiskalnej wiąże się z wymianą urządzenia na nowe, rezygnacją ze sprzedaży dla osób fizycznych czy całkowitą likwidacją działalności, odczyt pamięci fiskalnej jest niezbędnym – końcowym etapem pracy kasy. Procedura odczytu pamięci musi być zachowana także w przypadku wymiany modułu fiskalnego. Prześledźmy zatem krok po kroku obowiązki podatnika.

Trzy osoby na odczycie

Odczyt pamięci kasy fiskalnej to jedyna czynność ze wszystkich czynności związanych z pracą w trybie fiskalnym, podczas której zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 4 wspomnianego rozporządzenia muszą być obecne aż trzy osoby.

Oczywiście jedną z nich jest właściciel kasy.

Druga to serwisant uprawniony do dokonywania tego typu czynności.

Trzecią osobą jest pracownik urzędu skarbowego, który nadzoruje prawidłowość odczytu pamięci fiskalnej i sporządza odpowiedni protokół.

Zgodnie z § 15 ust. 1 - 4 przed dokonaniem odczytu pamięci fiskalnej należy sporządzić raport dobowy i miesięczny. Następnie w ciągu 7 dni od wykonania tych czynności złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej. Wzór takiego wniosku można znaleźć w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Jeśli podatnik zamierza całkowicie zaprzestać użytkowania danej kasy, musi dodatkowo złożyć w urzędzie wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Kluczową rolą podatnika jest ustalenie terminu takiego spotkania. Może to zrobić na dwa sposoby: powiadomić serwis kas fiskalnych, który z kolei kontaktuje się z urzędem skarbowym i ustala termin odczytu, lub skontaktować się bezpośrednio z pracownikiem urzędu, ustalić termin i powiadomić właściwy serwis.

Sama procedura odczytu może być wykonana zarówno w siedzibie podatnika, jak i w urzędzie skarbowym lub serwisie. Tak naprawdę kwestia ta jest do ustalenia przez uczestników czynności.

Protokół spisany przez urzędnika

Po dokonaniu odczytu pamięci fiskalnej pracownik urzędy skarbowego spisuje protokół, do którego dołącza wydrukowany raport rozliczeniowy z całego okresu pracy kasy, zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia.

W załączniku nr 4 do rozporządzenia nakreślony został wzór protokołu spisywanego przez urzędnika. Dokument ten należy sporządzić w trzech egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Co dalej z pamięcią?

Po dokonaniu odczytu podatnik zobowiązany jest do przechowywania pamięci kasy przez  5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zakończono pracę modułu w trybie fiskalnym. Warunki i miejsce przechowywania powinny umożliwiać bezzwłoczny odczyt danych zapisanych w module pamięci. Od zasady tej są jednak dwa wyjątki.

Właściciel kasy fiskalnej nie ma obowiązku przechowywania pamięci, jeśli odczyt był wykonany za cały okres pracy kasy i jest to potwierdzone w protokole. Taka sytuacja następuje również wtedy, gdy pracownik serwisu kas fiskalnych orzeknie brak możliwości odczytu pozostałych danych.

 

Co dalej z kasą fiskalną?

Samo urządzenie po dokonaniu odczytu i wymontowaniu pamięci kasy można zezłomować lub poddać utylizacji w inny sposób, uznany przez podatnika za właściwy.

Czynność ta nie wymaga ani zgody, ani udziału przedstawicieli urzędu skarbowego i serwisu. Należy jednak pamiętać o ochronie środowiska i zutylizować urządzenie w sposób odpowiedzialny.

Pamiętajmy też, że zgłoszenie kasy fiskalnej do procedury odczytu pamięci jest obowiązkiem podatnika,  a niedopełnienie tego obowiązku zgodnie z art. 80 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.) skutkuje karą grzywny do 120 stawek dziennych.