Użytkowanie kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej wiąże się z koniecznością spełnienia wielu wytycznych określonych przez przepisy. Aby zgodnie z nimi prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku, użytkownik kasy ma obowiązek wystawiać paragony fiskalne do każdej transakcji zawartej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym.

Specyfika działalności pewnych grup podatników wymaga przyjmowania przez nich zaliczek lub innych form przedpłat od klientów na poczet przyszłego świadczenia usługi bądź przyszłej dostawy towaru. Taka sytuacja ma miejsce na przykład w wielu lokalach gastronomicznych i innych obiektach, gdzie z dużym wyprzedzeniem rezerwuje się termin imprezy - wesela, komunii, spotkania integracyjnego pracowników itd. Droższe towary, takie jak meble, często produkowane są na zamówienie klienta. Specyfika tego typu działalności wymaga od przedsiębiorcy zabezpieczenia swojego interesu w postaci właśnie przyjęcia zaliczki, zadatku itp. Jednakże nie wszyscy podatnicy zdają sobie sprawę, jak w świetle przepisów powinni udokumentować taką wpłatę.

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, przyjęcie jakiejkolwiek przedpłaty od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej bądź rolnika ryczałtowego wymaga od podatnika zaewidencjonowania tej zapłaty na kasie fiskalnej. Pamiętajmy, że od 1 stycznia 2014 r. zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Natomiast w przypadku zapłacenia zaliczki przed dostawą lub wykonaniem usługi obowiązek ten powstaje na dzień przyjęcia tej zapłaty.

W praktyce kwestia ewidencjonowania zaliczek na kasie fiskalnej wzbudza wiele wątpliwości. Podatnicy popełniają błędy, które mogą skutkować niechcianymi konsekwencjami w razie kontroli skarbowej. Jednym z takich błędów jest nieprawidłowe konstruowanie nazw zaliczek na paragonie fiskalnym.

Jednoznaczna nazwa zaliczki na paragonie

Użytkownicy kas fiskalnych i drukarek fiskalnych zapewne dobrze pamiętają zamieszanie związane z wymogiem stosowania jednoznacznych nazw towarów i usług, wprowadzonym w 2013 r. przez wspomniane rozporządzenie w sprawie kas. Zgodnie z przepisem § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia nazwy te powinny wskazywać jednoznacznie, jakiego towaru lub jakiej usługi dotyczą. Oznacza to, iż błędem jest stosowanie na paragonie fiskalnym nazw takich jak „zaliczka”, „zadatek”, „zaliczka na towary i usługi”, „zaliczka na poczet dostawy towaru” itp. Po pierwsze nazwy te są zbyt ogólne, a zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów nieprawidłowe jest używanie nazw ogólnych oraz nazw grup towarowych. Po drugie, nazwa powinna odnosić się bezpośrednio do towaru lub usługi, za które dana zaliczka została wpłacona - z wymienionych powyżej nazw nie można tego w żaden sposób wywnioskować, wiadomo tylko, że klient wpłacił jakieś pieniądze.

Kolejnym błędem, który popełniają podatnicy, jest umieszczanie w nazwie towaru na paragonie numeru faktury, w której zawarto szczegółową nazwę. Rozwiązanie to nie jest prawidłowe chociażby z tej przyczyny, iż w taki sposób skonstruowana nazwa nie pozwala na weryfikację poprawności zastosowanej stawki podatkowej. Pamiętajmy, że paragon fiskalny nie dokumentuje samego faktu dokonania zapłaty, ale dotyczy dostawy konkretnego towaru lub świadczenia konkretnej usługi.

Nazwa na paragonie dokumentującym zaliczkę powinna więc jednoznacznie wskazywać na konkretny towar lub usługę, na poczet których została wpłacona, aby można było jednoznacznie określić stawkę podatku VAT obowiązująca przy sprzedaży danego towaru czy usługi.

Zapłata zaliczki przelewem - kiedy wprowadzić na kasie?

O ile w przypadku zapłaty gotówkowej kwestia momentu zaewidencjonowania zaliczki nie budzi wątpliwości, o tyle wpłata dokonana przelewem może okazać się już bardziej kłopotliwa. Zasadniczo paragon fiskalny powinniśmy wystawić w dniu dokonania zapłaty przez klienta. W praktyce jednak o fakcie wpłaty zwykle dowiadujemy się z opóźnieniem - np. następnego dnia z wyciągów bankowych. Jak w takim przypadku postąpić, skoro kasa fiskalna nie daje możliwości zaewidencjonowania sprzedaży w dniu wcześniejszym? Należy wydrukować paragon fiskalnych niezwłocznie po tym, jak dowiemy się o wpłacie.

Kwestia rozliczenia podatku VAT w takim przypadku nie stanowi problemu, jeśli wpłata i wydruk paragonu nastąpiły w obrębie jednego miesiąca. Jeśli jednak zaliczka została wpłacona jednego miesiąca, a paragon wydrukowany na początku miesiąca następnego, konieczne okaże się dokonanie korekty obrotu w deklaracji VAT.

Kliknij i dowiedz się więcej o ewidencjonowaniu zaliczek płaconych przelewem

Rezygnacja z towaru lub usługi a paragon dokumentujący wpłatę zaliczki

Przy sprzedaży towarów lub usług zamawianych z wyprzedzeniem większe jest ryzyko, że klient w ostateczności rozmyśli się i zrezygnuje z zakupu. Zaliczka w takim przypadku podlega zwrotowi, a podatnik powinien ująć stosowną korektę w odrębnej ewidencji.

Kwestię prowadzenia odrębnych ewidencji zwrotów i reklamacji regulują przepisy § 3 ust. 4 - 6 rozporządzenia. Ze względu jednak na specyficzny przypadek dokonania zwrotu zaliczek zaleca się, aby prowadzić dla nich ewidencję odrębną niż ta, w której ujmujemy zwroty i reklamacje oraz oczywiste pomyłki.

Dowiedz się również, jak postąpić z wpłaconą zaliczką w przypadku zmiany zamówienia klienta

Zobacz nasz poradnik o ewidencjonowaniu zaliczek na kasie fiskalnej w 2014 r.