Podatnik prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku za pomocą kasy fiskalnej ma obowiązek rejestrować również wszelkiego rodzaju zadatki, zaliczki i inne formy przedpłaty. Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, otrzymanie całości lub części należności przed dokonaniem sprzedaży podlega ewidencji na kasie z chwilą otrzymania danej kwoty. Klient wpłacający zaliczkę powinien więc otrzymać paragon fiskalny od razu po dokonaniu wpłaty.

Ustawa o podatku VAT stanowi, iż zaliczka podlega opodatkowaniu w dacie jej otrzymania. Tak było w 2014 roku i tak jest od 1 stycznia 2015 roku. Natomiast w podatku dochodowym wpłaty pobrane lub należności zarachowane na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług, które mają zostać wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej. W stanie prawnym sprzed 1 stycznia 2015 roku regulacje te znajdowały się w art. 14 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w ich ówczesnym brzmieniu. Uregulowania te nieraz stanowiły dla podatników spory kłopot - szczególnie na przełomie miesiąca: podatnik był bowiem zobowiązany do odrębnego rozliczania obrotu kasowego dla celów VAT i dla celów podatku dochodowego.

Dnia 1 stycznia 2015 roku weszły w życie przepisy, dzięki którym podatnik ma wybór: może w dalszym ciągu rozliczać podatek dochodowy z zaliczek zarejestrowanych na kasie fiskalnej w momencie wykonania usługi lub dostawy towaru, albo zdecydować się na rozliczanie tych wpłat w podatku dochodowym zgodnie z przepisami ustawy o VAT. W tym drugim przypadku przychód w podatku dochodowym będzie powstawał z datą otrzymania zaliczki.

Aby skorzystać z tej drugiej metody zaliczania do przychodu zaliczek z kasy fiskalnej, należy dopełnić formalności, o których mowa w art. 14 ust. 1j-1l ustawy o PIT i odpowiednio art. 12 ust. 3g-3i ustawy o CIT - w brzmieniu od 1 stycznia 2015 roku. Zgodnie z tymi przepisami podatnik, który chce, aby pobrane przez niego zaliczki podlegały opodatkowaniu w podatku dochodowym w dacie ich otrzymania, musi złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 stycznia danego roku. Raz złożone zawiadomienie obowiązuje na dany rok i na lata następne - nie będzie trzeba go ponawiać każdego roku.

Natomiast podatnicy rozpoczynający prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej, którzy wybiorą taki sposób rozliczania zaliczek, mają obowiązek złożyć zawiadomienie w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą tego urządzenia.

Z wybranego sposobu rozliczania zaliczek będzie można zrezygnować w terminie do 20 stycznia każdego roku.

Ważne!

Od 1 stycznia 2015 roku zaliczki rejestrowane na kasie fiskalnej mogą podlegać opodatkowaniu w podatku dochodowym w dacie ich otrzymania. Aby skorzystać z takiej metody, należy złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego najpóźniej we wtorek 20 stycznia 2015 roku.

Podatnik, który nie złoży zawiadomienia w terminie, będzie miał obowiązek rozliczać pobrane zaliczki w podatku dochodowym według ogólnych zasad.

Kiedy zaliczka zarejestrowana na kasie stanowi przychód z działalności

O ile podatnik, który zdecyduje się na zawiadomić urząd skarbowy o rozliczaniu zaliczek z kasy fiskalnej na „nowych” zasadach, nie będzie miał problemu z ustaleniem momentu powstania przychodu z działalności, o tyle podatnicy wciąż rozliczający zaliczki na zasadach ogólnych mogą w pewnych sytuacjach mieć co do tego wątpliwości.

Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Jednak zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 1 tejże ustawy do przychodów z działalności nie zalicza się pobranych wpłat itp. na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług, które mają być wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

O tym, czy zaliczka może być przychodem z działalności w dniu otrzymania wpłaty, nieraz decydują okoliczności. Zdarza się bowiem, iż pobrana wpłata nie podlega zwrotowi - takie uregulowanie należności ma ostateczny i definitywny charakter, w związku z czym stanowi „uregulowanie należności”, o którym mowa w art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, czyli zaliczana jest do przychodów podatkowych w momencie otrzymania.

Taki stan rzeczy potwierdzają organy podatkowe. W swoich wyjaśnieniach wskazują one na fakt, iż przysporzenie uważane za przychód musi mieć charakter definitywny. Natomiast zaliczka czy jakakolwiek inna forma przedpłaty może zostać zwrócona przed terminem dostawy towaru lub wykonania usługi, nie ma więc definitywnego charakteru. Nie ma przy tym znaczenia wysokość dokonanej wpłaty, lecz jej charakter wynikający z umowy między stronami.

Reasumując, zapłata pobrana na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług, które mają być wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, może stanowić przychód z działalności w dniu jej otrzymania wyłącznie wtedy, gdy ma ona charakter definitywny, stanowi zapłatę na towar lub usługę i nie podlega zwrotowi.