Dostosowanie działalności do wymogów ustawodawcy związanych z przesyłaniem danych w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK) będzie dla podatników sporym wyzwaniem. Obecnie przedsiębiorcy prowadzący księgi podatkowe elektronicznie mogą przesyłać dane do e-kontroli w dowolnym formacie. Wkrótce jednak użytkowane przez nich systemy informatyczne będą musiały zostać dostosowane do nowych przepisów.

Producenci oprogramowania już pracują nad aktualizacjami swoich aplikacji. Obowiązek przesyłania plików JPK nie wiąże się jednak tylko ze zmianami w programach. Konieczne jest dostosowanie procedur w firmie do nowych wymogów – wielu przedsiębiorców będzie musiało w tym celu przeprowadzić audyt całej działalności. Z tego względu ustawodawca przewidział okres przygotowawczy dla małych i średnich przedsiębiorców oraz mikroprzedsiębiorców. Bezwzględny obowiązek przesyłania danych w formie jednolitego pliku kontrolnego obejmie ich dopiero od 1 lipca 2018 roku. W okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. będą oni mogli przesyłać JPK dobrowolnie. Jedynie tzw. duże przedsiębiorstwa będą musiały przesyłać JPK do e-kontroli obowiązkowo już od 1 lipca 2016 r.

Już samo wprowadzenie obowiązku stosowania JPK jest sporą zmianą. Ministerstwo Finansów poszło jednak o krok dalej - ustawa z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, już przyjęta przez Sejm, wprowadza krótszy okres przygotowawczy na przesyłanie w formie JPK ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Co więcej, nowe przepisy zobligują wszystkich podatników do prowadzenia rejestrów VAT elektronicznie.

Ustawa nowelizacyjna z 13 maja 2016 r. po art. 82 §1a Ordynacji podatkowej dodaje § 1b – przepis ten wskazuje, iż podmioty prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych mają obowiązek przesyłać Ministrowi Finansów rejestry VAT w terminie do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Co więcej, muszą to robić bez wezwania organu podatkowego. Nowy przepis wejdzie w życie 1 lipca 2016 r. – wtedy też obowiązek przesyłania rejestrów VAT w formie JPK obejmie dużych przedsiębiorców. Dla małych i średnich przedsiębiorców okres przygotowawczy skończy się 31 grudnia 2016 r. – oznacza to, iż pierwszy raz będą musieli przesłać ewidencję VAT w formie JPK do urzędu skarbowego w terminie do 25. lutego 2017 r. Mikroprzedsiębiorców obowiązek ten obejmie od 1 stycznia 2018 r.

Więcej: Uwaga zmiany! Krótszy okres na wprowadzenie jednolitego pliku kontrolnego - JPK

Nowe przepisy wprowadzają również zmiany w ustawie o VAT. Ze zmodyfikowanego art. 109 ust. 3 tejże ustawy wynika obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej – tak aby dane z ewidencji umożliwiały sporządzenie deklaracji oraz informacji VAT bez dodatkowych dokumentów. Oznacza to, iż nie będzie już można dopisywać danych ręcznie na rejestrach, sporządzać zestawień np. w Excelu czy innych programach.

Co więcej, od 1 stycznia 2018 r. w art. 109 ustawy o VAT pojawi się nowy ust. 8a, w brzmieniu:

Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Przepis ten wskazuje więc wprost na konieczność prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Dla podatników, którzy obecnie prowadzą takie rejestry ręcznie, nowy wymóg będzie się wiązał z zakupieniem odpowiedniego oprogramowania.

Choć wydawać by się mogło, że na dostosowanie działalności do nowych wymogów jest jeszcze trochę czasu, warto już teraz przygotować się do zmian. Przejście na ewidencję prowadzoną za pomocą programu komputerowego wiąże się bowiem nie tylko z koniecznością zakupu odpowiedniej aplikacji, ale także z jej skutecznym wdrożeniem, przejściem szkolenia z obsługi systemu, a często nawet dostosowaniem całej działalności do nowych procedur. Wsparcie profesjonalnego serwisanta jest w tym względzie nieocenione – specjalista rozpozna potrzeby firmy i znajdzie rozwiązanie optymalnie w nie trafiające. Umiejętne wdrożenie odpowiedniego oprogramowania to korzyść dla całej firmy – nie tylko ze względu na prowadzenie działalności zgodnie ze zmienionymi przepisami, ale także ze względu na skrócenie czasochłonnych procedur, zautomatyzowanie wielu czynności, zminimalizowanie liczby popełnianych błędów itp.

Więcej o JPK i bieżących zmianach czytaj w naszym Poradniku!

Oprogramowanie dla firm – zobacz naszą ofertę!