Przedsiębiorca otwierający działalność musi wybrać model opodatkowania oraz formę księgowości. Jeśli sam nie posiada specjalistycznej wiedzy pozwalającej mu dokonywać własnych rozliczeń, musi skorzystać z pomocy księgowego. Jeszcze do niedawna do wyboru miał zatrudnienie takiego pracownika w firmie lub udanie się do pobliskiego biura rachunkowego. Dziś jako alternatywę ma e-księgowość.
Programy do e-księgowości – pojęcie o szerokim znaczeniu
Wybór programu do e-księgowości jest jedną z kluczowych decyzji, jakie musi podjąć przedsiębiorca decydujący się na ten model prowadzenia rozrachunków. Koniecznie trzeba wziąć pod uwagę następujące funkcje systemu:
- wystawianie faktur
- szybkie pobieranie danych klienta za pomocą numeru NIP
- czy system umożliwia prowadzenie rejestru sprzedaży, zakupów VAT, księgi przychodów i rozchodów
- księgowanie środków trwałych
- monitorowanie stanów magazynowych
- ewidencja przebiegu pojazdów
- obliczanie składek ZUS
- generowanie deklaracji na podstawie automatycznych obliczeń
- prowadzenie rejestru osób zatrudnionych
- wystawianie umów cywilnoprawnych
- generowanie rachunków
- zarządzanie kontaktami z klientami (CRM)
- zestawienia obrotów przedsiębiorstwa
- przejrzystość i prostota obsługi programu
Powyższe możliwości dają zarówno proste, jak i zaawansowane programy do księgowości. Ale uwaga! Jako księgowość online firmy nierzadko reklamują właśnie sprzedaż takiej aplikacji lub dostęp do niej, a nie rzeczywistą obsługę księgową.
W rezultacie przedsiębiorca, który poszukuje biura rachunkowego, skuszony atrakcyjną ofertą cenową e-księgowości, uzyskuje jedynie dostęp do systemu księgowego, w którym wszystkie czynności musi wykonywać sam. Wprawdzie nowoczesne aplikacje znacznie ułatwiają taką pracę m.in. poprzez zautomatyzowanie wielu czynności czy proste generowanie skomplikowanych dokumentów (np. plików JPK), to jednak wciąż wymagają od użytkownika pewnej wiedzy w zakresie księgowości.
Portal Biura – program do e-księgowości
Narzędzie stworzone przez wiodącego producenta oprogramowania dla firm – InsERT – to tak naprawdę środek komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami. Portal Biura nie jest programem księgowym – jest systemem, dzięki któremu przedsiębiorca może w banalnie prosty sposób dostarczyć dokumenty, umowy itp. do swojego księgowego, który łatwo i szybko dokonuje potrzebnych rozrachunków.
W odpowiedzi zwrotnej od swojego księgowego przedsiębiorca zyskuje informacje o podatku do zapłaty, należnych składkach, zbliżających się terminach, obowiązkach itp. W Portalu Biura może też dokonywać analiz, generować raporty itp. Do tego ma zawsze dostęp do swoich dokumentów – bez konieczności przeszukiwania sterty segregatorów lub zlecania tej pracy księgowemu.
Portal Biura to system przeglądarkowy – aby na nim pracować, wystarczy zalogować się do swojego konta. System współpracuje też z innymi programami InsERT, takimi jak m.in. Subiekt nexo czy Subiekt123. Księgowy z kolei pracuje na zaawansowanych systemach, takich jak np. Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo.
Portal Biura to wygoda, oszczędność czasu i znaczące usprawnienie komunikacji. Nie jest to zwykła aplikacja, z którą przedsiębiorca pozostaje sam. Ze swoim księgowym zawsze może porozmawiać, chociażby w celu wyjaśnienia jakichś kwestii związanych z opodatkowaniem czy składkami ZUS.
