Krajowy System e-Faktur to kolejny krok rządu w kierunku cyfryzacji kontroli prowadzonej przez organy podatkowe. Wraz z wprowadzeniem nowego systemu zmieni się sposób wystawiania faktur. Obok dokumentów w formie papierowej i tradycyjnym formacie elektronicznym, funkcjonować zaczną faktury ustrukturyzowane. Początkowo korzystanie z nich będzie dobrowolne. Jednak rząd planuje wprowadzić obowiązek w tym zakresie już w 2023 roku.
Wystawianie faktur po nowemu od 1 stycznia 2022 r.
Faktura ustrukturyzowana to dokument odpowiadający strukturze logicznej FA_VAT, opublikowanej na stronie Ministerstwa Finansów. Cały proces fakturowania od 2022 roku będzie wyglądał następująco: podatnik wystawi fakturę ustrukturyzowaną w swoim systemie finansowo-księgowym (np. Subiekcie nexo). Program przekaże dokument do KSeF, gdzie otrzyma on numer identyfikacyjny i zostanie zweryfikowany pod kątem poprawności. Stąd trafi do kontrahenta.
Dodatkowo KSeF zweryfikuje uprawnienia podatnika w zakresie dostępu do systemu, skontroluje prawidłowość danych z faktury, a także sprawdzi zgodność z wzorem FA_VAT.
W odpowiedzi zwrotnej przedsiębiorca otrzyma informacje o:
- Numerze identyfikującym fakturę, dacie i miejscu jej wystawienia
- Odrzuceniu dokumentu, jeśli będzie on niezgodny ze schematem FA_VAT
- W przypadku podatników nieposiadających uprawnień – o braku możliwości wystawienia faktury lub dostępu do faktur
- Braku możliwości wystawienia faktury, jeśli system będzie niedostępny
Aby móc wystawić fakturę ustrukturyzowaną od 1 stycznia 2022 r., podatni będzie musiał uzyskać akceptację tej formy komunikacji od swojego kontrahenta. W praktyce będzie to wymagało wyłącznie dokonania uwierzytelnienia w systemie KSeF.
Faktury będzie można w prosty sposób przekonwertować z formatu XML do PDF. Jednocześnie w obrocie gospodarczym wciąż będą funkcjonowały tradycyjne faktury elektroniczne oraz faktury papierowe.
Szybszy zwrot VAT dla korzystających z KSeF
Przedsiębiorcy, którzy w danym okresie rozliczeniowym wystawią wyłącznie faktury ustrukturyzowane, zyskają prawo do szybszego zwrotu podatku VAT. Aby otrzymać pieniądze w ciągu 40 dni, będą musieli spełnić kilka warunków:
- Przez 12 następujących po sobie miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w którym wykażą VAT do zwrotu, muszą być czynnymi podatnikami VAT
- W okresie, w którym wnioskują o szybszy zwrot, wystawią wyłącznie faktury ustrukturyzowane
- Przez cały okres wspomnianych 12 miesięcy muszą terminowo składać deklaracje
- Znajdują się na białej liście podatników VAT
- Kwota zwrotu nie może być wyższa niż 3000 zł.
To nie jedyne korzyści z wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2022 r. Pozostałe to:
- Brak konieczności przekazywania faktur w pliku JPK_FA na żądanie organu podatkowego (administracja będzie miała do nich bezpośredni dostęp z KSeF)
- Rozliczanie ustrukturyzowanych faktur korygujących w miesiącu ich wystawienia
- Brak konieczności dokumentowania prawa do korekty
- Brak konieczności rozliczania korekt „in minus”
- Brak obowiązku archiwizacji faktur przez 5 lat (w systemie KSeF będą one przechowywane przez 10 lat)
Ze względu na stały dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur, nie będzie już konieczności wystawiania duplikatów. Faktur ustrukturyzowanych nie będzie można zgubić ani zniszczyć.
Inne zmiany w wystawianiu faktur od 1 stycznia 2022
Ponadto, oprócz wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych, od 1 stycznia 2022 r. wejdą w życie następujące zmiany:
- Fakturę będzie można wystawić 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi czy przyjęciem zaliczki (obecnie jest to 30 dni)
- Faktura zaliczkowa nie będzie musiała mieć podanej ceny jednostkowej netto
- Wyraz „duplikat” na duplikacie będzie dobrowolne
- Faktura korygująca nie będzie musiała zawierać daty dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Dobrowolnie będzie można podać przyczynę korekty i zamieścić oznaczenie „Korekta” bądź „Faktura korygująca”.
Czytaj też: Portal Biura – jak usprawnić księgowość w biurach rachunkowych?
