E-faktury to faktury wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej. Proces wystawiania e-faktur polega na utworzeniu dokumentu w odpowiednim formacie elektronicznym, który zawiera wszystkie wymagane dane dotyczące transakcji. E-faktury są coraz częściej wykorzystywane przez przedsiębiorców ze względu na oszczędność czasu, redukcję kosztów oraz łatwość obsługi.
Definicja i znaczenie e-faktur w biznesie
Fakturowanie elektroniczne to proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. W biznesie, szczególnie istotna jest ustrukturyzowana e-faktura, która pozwala na automatyczne przetwarzanie danych zawartych w dokumencie. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą szybciej i łatwiej zarządzać swoimi finansami, a także uniknąć błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Format faktury elektronicznej: Co to jest format XML?
Format faktury elektronicznej to sposób zapisu danych zawartych w fakturze, który umożliwia ich łatwe przetwarzanie przez oprogramowanie. Najpopularniejszym formatem wykorzystywanym w e-fakturach jest format XML (eXtensible Markup Language). XML to uniwersalny język znaczników, który pozwala na strukturyzowanie danych w sposób czytelny zarówno dla ludzi, jak i maszyn. Dzięki temu, e-faktury w formacie XML mogą być łatwo importowane do różnych systemów księgowych i zarządzania finansami.
Dane, które powinny znaleźć się na fakturze elektronicznej
Dane faktury elektronicznej powinny być zgodne z wymogami prawnymi oraz zawierać wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia transakcji. Oto lista podstawowych danych, które muszą znaleźć się na e-fakturze:
- Nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy
- Data wystawienia faktury
- Numer faktury
- Opis towarów lub usług
- Ilość i jednostka miary towarów lub usług
- Cena jednostkowa netto
- Wartość netto sprzedaży
- Stawka podatku VAT
- Kwota podatku VAT
- Wartość brutto sprzedaży
W zależności od rodzaju transakcji oraz obowiązujących przepisów, na e-fakturze mogą być wymagane również dodatkowe informacje, takie jak np. termin płatności czy sposób dostawy towarów.
Krajowy System e-Faktur (KSeF): Co to jest i jak z niego korzystać?
KSeF to Krajowy System e-Faktur, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Aby korzystać z systemu, należy zalogować się do centralnego KSeF za pomocą swojego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Podatnik korzystający z KSeF może wystawiać faktury, odbierać je od innych podmiotów oraz przechowywać je w bezpieczny sposób. Użycie KSeF w fakturze pozwala na szybsze i łatwiejsze rozliczenia podatkowe, a także na uniknięcie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Warto zaznaczyć, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla podatników zwolnionych – od 1 stycznia 2025 r.
Faktury ustrukturyzowane są wystawiane poprzez system, a ich numeracja jest generowana automatycznie. Faktury poprzez KSeF są przesyłane do nabywcy za pomocą specjalnego identyfikatora, który jest przypisany do każdej faktury. Numer KSeF na fakturze pozwala na łatwe odnalezienie i sprawdzenie dokumentu w systemie.
Porównanie popularnych platform do wystawiania e-faktur
Na rynku dostępnych jest wiele platform do wystawiania e-faktur, które różnią się między sobą funkcjonalnościami, ceną oraz obsługą. Warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak:
- Integracja z innymi systemami księgowymi i kadrowo-płacowymi
- Możliwość wystawiania faktur w różnych językach
- Automatyczne generowanie raportów i analiz
- Bezpieczeństwo danych oraz dostęp do archiwum faktur
- Wsparcie techniczne i pomoc w razie problemów
Integrację z Krajowym Systemem e-Faktur zapewnią m.in. oprogramowanie InsERT nexo. Producent systemów takich jak m.in. Subiekt nexo czy Rachmistrz nexo dba o bieżące dostosowywanie oferowanych rozwiązań do zmieniających się przepisów.
Zobacz także: Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego?
