Przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej online mają różne obowiązki. Podstawowe to te wspólne dla wszystkich rodzajów kas: wydawanie paragonu każdemu klientowi, dbanie o prawidłową pracę urządzenia czy dokonywanie okresowych przeglądów technicznych. Jednak w przypadku kas fiskalnych online przedsiębiorcy mają jeszcze jeden ważny obowiązek: To zapewnienie urządzeniu stałego połączenia z internetem, w celu wysyłki danych do Centralnego Repozytorium Kas.
Obowiązek zapewniania kasie fiskalnej online dostępu do sieci
Centralne Repozytorium Kas to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, którego podstawowym celem jest kontrola prawidłowości przeprowadzanych transakcji i wykrywanie poważnych nadużyć podatkowych. Kasy fiskalne online w sposób ciągły i automatyczny przesyłają dane do CRK.
Aby urządzenia mogły prawidłowo pełnić tę funkcję, muszą mieć stały dostęp do internetu. Obowiązek związany z przesyłem danych do CRK został określony w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT:
Art. 111a
(…)
3. Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
- sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
W związku z treścią powyższego przepisu, pytanie: kasa fiskalna a brak internetu – okazuje się całkowicie zasadne. Na szczęście ustawa o VAT jasno precyzuje procedurę postępowania w takim przypadku.
Kasa fiskalna online a brak internetu – co robić?
W art. 111 ust. 3ab ustawy znajdziemy odpowiedź na pytanie o brak internetu w kasie fiskalnej online. Czytamy tam:
Art. 111
(…)
3ab. W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3:
1) czasowo - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
2) trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.
Brak internetu w kasie fiskalnej online nie oznacza, że musisz przerwać sprzedaż. Możesz dalej wystawiać paragony, a gdy tylko dostęp do sieci zostanie odzyskany – przywrócić połączenie z CRK.
Zdarza się jednak, że z różnych przyczyn podatnik nie może zapewnić kasie stałego połączenia z internetem. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w specyficznych lokalizacjach, gdzie dostęp do sieci jest niemożliwy. W takiej sytuacji należy złożyć wniosek o naczelnika urzędu skarbowego o możliwość przesyłu danych w wyznaczonych odstępach czasowych. W praktyce może to wyglądać np. tak, że po powrocie z miejsca sprzedaży do domu lub siedziby firmy podatnik działający mobilnie łączy się z siecią i przesyła dane. Naczelnik urzędu skarbowego wyznacza odstępy czasowe, w których będzie następowało połączenie z CRK.
Czy za brak internetu w kasie fiskalnej online grozi mandat?
Mandat za brak internetu w kasie fiskalnej online zapłacisz tylko wtedy, gdy celowo lub z zaniedbania nie zapewnisz urządzeniu dostępu do sieci. Sytuacja taka jak awaria czy uzgodnione z urzędem skarbowym odstępy czasowe nie narażają Cię na konsekwencje skarbowe. Pamiętaj o ścisłym trzymaniu się cytowanej wyżej procedury postępowania określonej w art. 111 ust. 3ab. Wtedy możesz bez obaw dalej prowadzić sprzedaż – zgodnie z przepisami i bez groźby mandatu.
Zobacz też: Kasa fiskalna przy najmie prywatnym – czy jest obowiązkowa?
