Według aktualnie obowiązujących przepisów lekarz orzekający o czasowej niezdolności do pracy wystawia pacjentowi zwolnienie lekarskie na druku ZUS ZLA. Jedną kopię zwolnienia otrzymuje pacjent - ma obowiązek dostarczyć je pracodawcy w ciągu 7 dni. Oryginał lekarz przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, natomiast drugą kopię przechowuje przez okres 3 lat.
Od 1 stycznia 2016 r. proces wystawiania i przekazywania zwolnień lekarskich będzie o wiele prostszy - wszystko za sprawą ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066).
Zgodnie z nowymi zasadami, od 1 stycznia 2016 r. lekarze, lekarze dentyści, felczerzy i starsi felczerzy będą mogli wystawiać zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej, zwane e-zwolnieniami lub e-ZLA. Nie oznacza to jednak, że znikną zupełnie zwolnienia papierowe - będą one funkcjonować wraz z e-zwolnieniami aż do 31 grudnia 2017 roku. Po tym terminie będzie można wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
Celem wprowadzanych zmian jest skrócenie czasu wystawiania zwolnień lekarskich oraz ułatwienie procesu ich przekazywania - przede wszystkim przez zniesienie obowiązku dostarczania zwolnień przez ubezpieczonych do płatników składek, czyli przez pracowników do pracodawców. Nowe przepisy mają też na celu zwiększenie efektywności kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy.
Lekarz, który chce wystawiać e-zwolnienia, będzie musiał posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową. Po wpisaniu numeru PESEL pacjenta, system automatycznie podpowie pozostałe dane identyfikacyjne. Z wyświetlonej listy będzie można wybrać adres pacjenta. System podpowie także m.in. kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby. Wystawione w ten sposób e-ZLA zostanie automatycznie wysłane do ZUS. Lekarz nie będzie musiał przekazywać papierowego druku zwolnienia ani przechowywać kopii przez ustawowy okres.
Korzyści z nowych zasad odniosą również pracodawcy. Zwolnienie lekarskie ubezpieczonego dostaną bowiem bezpłatnie bezpośrednio z ZUS - nie będą musieli czekać na dostarczenie przez pracownika papierowego druku. W tym celu konieczne będzie założenie profilu na PUE.
Nowe przepisy nakładają na niektórych pracodawców obowiązek założenia profilu na PUE do 31 grudnia 2015 r. Dotyczy to podatników, którzy na podstawie art. 47a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mają obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont ubezpieczonych i kont płatników składek oraz korekty tych dokumentów w formie elektronicznej - chodzi o podatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Pozostali pracodawcy mogą założyć profil informacyjny dobrowolnie lub pozostać przy dotychczasowych zasadach przyjmowania i przekazywania zwolnień.
E-zwolnienia będą dużym ułatwieniem także dla samych ubezpieczonych. Nie będą oni musieli dostarczać pracodawcy (lub ZUS w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) zwolnienia lekarskiego - obecnie obowiązek ten bywa sporym problemem np. w sytuacji, gdy pracownik z powodu choroby nie jest w stanie stawić się w siedzibie firmy lub nawet wysłać zwolnienia pocztą. Nie będzie też wymogu dostarczenia druku w ciągu 7 dni, a co za tym idzie obniżania o 25% wysokości zasiłku chorobowego czy opiekuńczego w przypadku przekroczenia tego terminu.
Pracodawcy, którzy nie założą profilu na PUE, nie będą otrzymywać e-zwolnień. W takim wypadku system poinformuje lekarza o konieczności sporządzenia wydruku e-ZLA. Wydruk opatrzony pieczęcią i podpisem lekarza pacjent będzie musiał dostarczyć płatnikowi składek na zasadach obowiązujących obecnie. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników w terminie do 31 grudnia 2015 r. o konieczności dostarczania mu wydruków e-ZLA począwszy od 1 stycznia 2016 r.
Do końca 2017 r. również lekarze będą mieli prawo wystawiać zwolnienia według obecnie obowiązujących zasad na drukach ZUS ZLA. W takim wypadku będą jednak musieli za każdym razem informować pacjentów o konieczności dostarczenia zwolnienia pracodawcy w terminie 7 dni.
Natomiast od 1 stycznia 2018 r. będą funkcjonowały już wyłącznie elektroniczne zwolnienia lekarskie.
