O wprowadzeniu zwolnień elektronicznych, zwanych inaczej e-ZLA, od 1 stycznia 2016 roku głośno już od dłuższego czasu. Nowe zasady wystawiania i przekazywania orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy okażą się korzystne dla wszystkich stron - ubezpieczonych, płatników składek, a nawet lekarzy, z których zdjęty zostanie obowiązek przechowywania zwolnień przez okres 3 lat.

 

Zgodnie z nowymi zasadami, lekarz wystawiający e-zwolnienie przekaże je elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - stąd trafi ono do płatnika składek najpóźniej dzień po przesłaniu przez lekarza. Z pracodawcy zostanie więc zdjęty obowiązek przekazywania zwolnienia do ZUS. Pracownik z kolei nie będzie musiał dostarczać dokumentu pracodawcy, co obecnie bywa kłopotliwe szczególnie w przypadku osób mających trudność z poruszaniem się. Zgodnie z wytycznymi obowiązującymi obecnie, ubezpieczony na dopełnienie tego obowiązku ma 7 dni. Jeśli się spóźni, wymiar zasiłku chorobowego lub opiekuńczego zostanie obniżony o 25% począwszy od 8 dnia niezdolności do pracy, aż do momentu dostarczenia zwolnienia.

 

Nowe zasady zostały wprowadzone ustawą z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066).

 

Aby skorzystać z tych wszystkich udogodnień, płatnik składek musi posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Za pośrednictwem tego systemu e-zwolnienia będą przekazywane na linii lekarz-ZUS-płatnik składek. Pracodawca, który nie będzie miał profilu na PUE, nie będzie otrzymywał e-zwolnień. W takim przypadku po 1 stycznia 2016 r. zarówno jego, jak i jego pracowników będą obowiązywać obecne zasady, w tym konieczność dostarczania zwolnień papierowych (lekarz wydrukuje e-ZLA z systemu, podpisze, opieczętuje i wręczy pracownikowi) oraz termin 7 dni na przekazanie dokumentu płatnikowi. Ponadto pracodawca, który nie zdecyduje się na założenie profilu na PUE ZUS, ma obowiązek poinformować pisemnie swoich pracowników o konieczności dostarczania papierowych zwolnień od 1 stycznia 2016 r. Należy to zrobić najpóźniej  31 grudnia 2015 r. Obowiązek ten wynika z art. 24 ust. 2 ustawy nowelizacyjnej:

Art. 24

(…)

2. Płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego płatnika składek informuje ubezpieczonego podlegającego ubezpieczeniu chorobowemu, w formie pisemnej, do dnia 31 grudnia 2015 r., o obowiązku dostarczania, począwszy od dnia 1 stycznia 2016 r., wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego, o których mowa w art. 55a ust. 6 i 7 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

 

Ważne!

Nie chcesz zakładać profilu na PUE ZUS i odbierać e-zwolnień? Poinformuj swoich pracowników o konieczności dostarczania zwolnień papierowych od 1 stycznia 2016 r. - czas na dopełnienie tego obowiązku masz tylko do 31 grudnia 2015 r.!

 

Należy jednak podkreślić, iż odbieranie e-zwolnień od 1 stycznia 2016 r. jest alternatywą dla tradycyjnych zwolnień papierowych, ale tylko w przypadku płatników rozliczających składki ubezpieczeniowe za maksymalnie 5 osób! Dla przedsiębiorców opłacających te składki za więcej niż 5 osób założenie profilu na PUE ZUS jest obowiązkowe. Zgodnie bowiem z art. 24 ust. 1 wspomnianej ustawy, płatnicy, którzy na podstawie art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121, 689 i 1037) zobowiązani są do przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, mają obowiązek założyć profil na PUE do 31 grudnia 2015 r. Obowiązanymi do przekazywania tego typu dokumentów elektronicznie są właśnie płatnicy opłacający składki za więcej niż 5 osób.

 

Ważne!

Opłacasz składki ubezpieczeniowe za więcej niż 5 osób? Masz obowiązek założyć profil na PUE ZUS najpóźniej 31 grudnia 2015 r.

 

Należy przy tym pamiętać, iż założenie profilu niezaufanego na PUE wymaga od płatnika wizyty w oddziale ZUS, celem potwierdzenia danych wprowadzonych podczas rejestracji. Jedynie przedsiębiorcy posiadający bezpieczny podpis elektroniczny lub konto na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP), nie będą musieli odwiedzać jednostki ZUS po rejestracji. W pozostałych przypadkach płatnik nie będzie mógł korzystać z założonego konta, dopóki pracownik ZUS nie dokona weryfikacji.

 

Zakładanie profilu na PUE w ostatnim możliwym terminie - 31 grudnia 2015 r. - nie jest dobrym pomysłem. Jeśli płatnik nie zdąży tego dnia wybrać się do oddziału ZUS, jego konto w systemie będzie nieaktywne. Gdyby któryś z jego pracowników otrzymał zwolnienie lekarskie np. 1 stycznia 2016 r., nie wiedziałby nawet, że musi upomnieć się o papierowe zwolnienie. Tym samym nie miałby możliwości usprawiedliwienia swojej nieobecności w zakładzie pracy. Lepiej oszczędzić takich nieprzyjemności pracownikom i sobie, zakładając konto na PUE odpowiednio wcześniej.

Sam proces rejestracji nie jest trudny i zajmuje maksymalnie kilkanaście minut. Założenie i utrzymywanie konta jest też bezpłatne.

 

Załóż konto na PUE ZUS krok po kroku z naszym Poradnikiem - KLIKNIJ

 

Należy także podkreślić, iż płatnicy, którzy już wcześniej założyli konto na PUE, nie mogą zrezygnować z odbierania e-zwolnień, nawet jeśli opłacają składki za maksymalnie 5 osób.

Zwolnienia papierowe będą w obiegu tylko do końca 2017 roku. Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy lekarze i płatnicy będą musieli posiadać konto na PUE i wysyłać, odbierać i przekazywać zwolnienia w formie elektronicznej.

 

Więcej o e-zwolnieniach od 1 stycznia 2016 r. czytaj w Poradniku