Podatnik zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej w działalności ma obowiązek rejestrować za pomocą tego urządzenia każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego - zasada ta wynika wprost z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zdarzają się jednak sytuacje losowe - nieoczekiwana przerwa w dostawie energii elektrycznej, awaria kasy fiskalnej lub inne okoliczności, które pozbawiają sprzedawcę możliwości ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Uczciwi przedsiębiorcy nie będą chcieli wykorzystać tej sytuacji do zaniżenia kwoty podatku należnego - wielu z nich zastanawia się, czy w takim wypadku dokumentowanie sprzedaży fakturami jest prawidłową procedurą postępowania.
Odpowiedź znajdujemy w art. 111 ust. 3 ustawy o VAT:
3. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.
Powyższy przepis wskazuje jasno - jeśli podatnik nie posiada sprawnej kasy fiskalnej, nie może prowadzić sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Ani wystawianie faktur, ani prowadzenie dodatkowej ewidencji nie usprawiedliwiają prowadzenia sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej. Co więcej, Kodeks karny skarbowy przewiduje dotkliwe kary za niewydanie paragonu fiskalnego pomimo takiego obowiązku - nawet 35 tys. zł!
Więcej o tym, co grozi za niewydanie paragonu, czytaj TUTAJ
Perspektywa nałożenia kary przez organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej nie powinien być dla podatnika jedyną motywacją do ewidencjonowania każdej sprzedaży na kasie. Sprzedawca wydający paragon fiskalny każdemu klientowi to sprzedawca wzbudzający zaufanie, który swoją uczciwością pozyskuje stałych klientów. Klient, który nie otrzyma paragonu, nie ma żadnego potwierdzenia dokonanego zakupu - nie może zweryfikować poprawności naliczonych cen, nie ma też prawa do zwrotu ani reklamacji. Nie weźmie też udziału w Loterii Paragonowej, która cieszy się ogromną popularnością w całym kraju. Pamiętajmy, iż wystawca paragonu fiskalnego premiowanego nagrodą główną (Opel Astra lub Opel Insignia), również otrzymuje nagrodę - tablet. Niewystawienie paragonu odbiera przedsiębiorcy i jego klientom szansę na wygraną.
Dowiedz się więcej o Loterii Paragonowej
Przepisy nie tylko wskazują na brak możliwości prowadzenia sprzedaży bez kasy fiskalnej - regulują tez proces postępowania w przypadku, gdy urządzenie odmówi posłuszeństwa. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), to na podatniku spoczywa obowiązek weryfikacji poprawności pracy kasy. Jeśli więc urządzenie przestanie działać, przede wszystkim należy ustalić przyczynę takiego stanu rzeczy. Czy problemem jest brak prądu, wypięta wtyczka, a może kasa uległa awarii? W pierwszym wypadku można tylko czekać na rozwiązanie problemu przez elektrownię, w drugim można uratować sytuację samemu, natomiast w trzecim konieczne jest zawiadomienie serwisu fiskalnego. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, nieprawidłowość pracy kasy należy zgłosić do serwisu niezwłocznie. Serwis natomiast ma 48 godzin na podjęcie niezbędnych czynności.
Należy przy tym podkreślić, iż nawet przebywanie kasy w serwisie fiskalnym z powodu awarii nie usprawiedliwia prowadzenia sprzedaży z pominięciem tego urządzenia. Podatnik, który - obojętnie z jakich przyczyn - nie może stosować kasy podstawowej, może ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy rezerwowej. Jeśli nie ma takiego urządzenia, musi przerwać prowadzenie sprzedaży.
Przepisy nie nakładają na podatników obowiązku posiadania kasy fiskalnej rezerwowej. O tym, że takie urządzenie jest w działalności niezbędne, podpowiada jednak zdrowy rozsądek - dla wielu przedsiębiorców nawet jeden dzień przerwy w prowadzeniu sprzedaży generuje poważne straty. Kasę fiskalną rezerwową najlepiej zakupić od razu przy rozpoczęciu ewidencjonowania - wraz z kasą podstawową - przysługuje wtedy ulga do 700 zł na każde takie urządzenie. Jednak nawet jeśli przedsiębiorca nie zaopatrzył się w kasę rezerwową od razu, powinien to zrobić jak najszybciej - inwestycja z pewnością się opłaci. W przypadku kilkudniowej wizyty kasy podstawowej w serwisie fiskalnym z powodu awarii przedsiębiorca nie będzie musiał przerywać sprzedaży - użyje kasy rezerwowej.
Więcej o uldze na kasę fiskalną w 2016 r. czytaj w Poradniku
Awaria kasy fiskalnej a sprzedaży wysyłkowa
W niektórych wypadkach prowadzenie sprzedaży jest możliwe, nawet jeśli kasa fiskalna ulegnie awarii. Dotyczy to sytuacji, gdy czynności wykonywane przez podatnika spełnią warunki do zwolnienia przedmiotowego z kasy fiskalnej. Zwolnienia dla szczególnych czynności zostały wymienione w cz. II załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544). Na szczególną uwagę zasługują dwa z nich - wymienione w poz. 37 i 38:
| 37 | Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres) | ||
| 38 | Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła | ||
Jeśli czynność wykonana przez podatnika spełni wszystkie warunki określone w tych przepisach, ma on prawo do zastosowania zwolnienia z kasy - nie musi za jej pomocą ewidencjonować danej sprzedaży. Należy jednak pamiętać, iż niespełnienie choćby jednego z wymienionych warunków (np. przyjęcie zapłaty gotówkowej przy sprzedaży wysyłkowej) pozbawia podatnika prawa do zastosowania zwolnienia. W takim wypadku prowadzenie sprzedaży bez kasy będzie działaniem nieprawidłowym narażającym podatnika na kary przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym.
Kasa fiskalna rezerwowa - jaką wybrać?
Decydując się na zakup rezerwowej kasy fiskalnej warto wziąć pod uwagę kilka czynników. Z jednej strony takie urządzenie nie musi być drogie - będzie przecież stosowane tylko w wyjątkowych sytuacjach. Z drugiej strony lepiej nie dać się skusić na zakup bardzo taniej kasy - w końcu nawet używana okazjonalnie, powinna być sprawna, funkcjonalna i łatwa w obsłudze! Warto więc zapytać serwisanta o wysokiej jakości urządzenie w dobrej cenie - producenci kas mają sporą ofertę takich kas i drukarek fiskalnych. Ponadto, jeśli w sklepie bądź punkcie usługowym często zdarzają się przerwy w dostawie prądu, warto pomyśleć o kasie z wytrzymałym akumulatorem - mobilne kasy fiskalne mogą pracować nawet cały dzień bez konieczności ładowania. Należy też wybrać urządzenie, którego parametry odpowiadają potrzebom działalności - doświadczony serwisant najlepiej doradzi w kwestii doboru optymalnego urządzenia.
