Kontrolowanie przedsiębiorców jest jednym z istotnych zadań urzędów skarbowych. Organy podatkowe mają prawo sprawdzać, czy przedsiębiorca rzetelnie wywiązuje się ze swoich obowiązków wobec fiskusa - czy prawidłowo oblicza i wpłaca podatki, prowadzi dokumentację itp. Obecnie zdecydowana większość firm korzysta z komputerowych systemów finansowo-księgowych lub decyduje się na powierzenie swoich rozliczeń biurom rachunkowym, które z takich programów korzystają. Przedsiębiorcy ci mogą spodziewać się tzw. e-kontroli.
E-kontrola polega na analizie danych księgowych przekazanych przez kontrolowanego w formie elektronicznej. Kontrolujący wykorzystują w tym celu specjalistyczne oprogramowanie, co - w porównaniu z tradycyjną kontrolą - pozwala znacznie przyśpieszyć cały proces. E-kontrola to zautomatyzowana ocena poprawności rachunkowej rozliczeń, sprawdzenie numeracji faktur pod kątem ich powtarzalności, zbadanie różnic kursowych, porównanie sprzedaży z wielkością zakupów itp. - wszystko za pomocą specjalistycznego programu.
Prawo do dokonywania e-kontroli przysługuje organom podatkowym na mocy art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej:
Art. 286. § 1. Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:
(…)
4) żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
Obecnie żadne przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przekazywania danych do e-kontroli w formie jednolitego pliku. W praktyce bardzo utrudnia to zadanie urzędnikom - otrzymują oni dane zapisane w różnych formatach, często nienadających się do natychmiastowej analizy, a czasem w ogóle uniemożliwiających dokonanie e-kontroli (np. nieedytowalne pliki pdf). Z tego względu Ministerstwo Finansów przygotowało nowelizację Ordynacji podatkowej, która wprowadza obowiązek przekazywania danych księgowych do e-kontroli w formie ujednoliconego pliku, czyli pliku o określonym formacie i strukturze. Dane takie będzie można przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych (np. płycie DVD lub pendrive). Jednolity plik kontrolny będzie trzeba udostępnić nie tylko w trakcie kontroli podatkowej, ale też na żądanie urzędników w trakcie postępowania podatkowego, kontroli krzyżowych oraz kontroli skarbowych.
Ministerstwo Finansów na swojej oficjalnej stronie internetowej zaprezentowało już struktury logiczne postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych - można je pobrać w formie plików pdf oraz xsd.
Obowiązek stosowania jednolitego pliku kontrolnego wejdzie w życie 1 lipca 2016 r. Ustawodawca przewidział jednak okres przygotowawczy dla małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Firmy takie w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r., będą mogły przekazywać dane do e-kontroli w formie ujednoliconego pliku, jednak nie będzie to obligatoryjne. Po zakończeniu tego okresu również one będą musiały bezwzględnie stosować jednolity plik kontrolny.
Wytyczne dotyczące przekazywania danych w postaci ujednoliconego pliku kontrolnego znajdują się w art. 193a Ordynacji podatkowej, który został dodany do tego aktu prawnego i zacznie obowiązywać od 1 lipca 2016 r.
Uwaga!
Obowiązek przekazywania danych do e-kontroli w formie jednolitego pliku obejmie:
Od 1 lipca 2016 r. - dużych przedsiębiorców
Od 1 lipca 2018 r. - małych i średnich przedsiębiorców, przy czym w okresie od 1 lipca 2016 roku do 30 czerwca 2018 roku będą oni mogli przekazywać dane w postaci jednolitego pliku kontrolnego na zasadzie dobrowolności
Wg ustawy z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej:
Art. 105. Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.
Art. 106. Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.
Wprowadzenie obowiązku przekazywania danych w formie jednolitego pliku kontrolnego wymaga dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych wymogów. Resort finansów przekonuje, iż dla przedsiębiorców nie będzie się to wiązało z dodatkowymi wydatkami, ponieważ programy te i tak są przynajmniej raz do roku aktualizowane przez producentów - zazwyczaj w związku ze zmianami w prawie podatkowym i rachunkowym.
Obowiązek przesyłania danych księgowych w formie jednolitego pliku nie jest nowością w krajach Unii Europejskiej - został prowadzony m.in. w Holandii, Portugalii, Austrii, Luksemburgu i Słowenii. Ministerstwo Finansów liczy na wzrost wpływów z ustaleń uszczupleń podatkowych o 7,5% rocznie. Resort przewiduje, że dodatkowe wpływy z podatków wyniosą nawet 400 mln zł rocznie.
