Obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za 2015 rok spoczywa na płatnikach składek, którzy od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 roku oraz przynajmniej 1 dzień w styczniu 2016 roku byli zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie jako płatnicy składki wypadkowej - warunek ten spełniają podatnicy, którzy w każdym miesiącu 2015 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Dotyczy to wyłącznie płatników wpisanych do rejestru REGON na dzień 31 grudnia 2015 r., którzy w 2015 r. zgłaszali do tego ubezpieczenia przynajmniej 10 osób.
W informacji ZUS IWA wykazuje się dane za poprzedni rok kalendarzowy niezbędne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.), ogólną liczbę ubezpieczonych należy ustalić poprzez zsumowanie liczby ubezpieczonych z poszczególnych miesięcy i podzielenie jej przez 12 (jest to liczba miesięcy, w których co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Uzyskaną liczbę należy zaokrąglić do jedności: w górę, jeśli końcówka jest większa bądź równa 0,5; w dół, jeśli końcówka jest mniejsza od 0,5.
W wyliczeniu tym należy uwzględnić każdego ubezpieczonego, który w danym miesiącu podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Dotyczy to także osób, które przez cały miesiąc pobierały wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy. Nie uwzględnia się natomiast ubezpieczonych, którzy przez cały miesiąc przebywali na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, pobierali zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub zostali powołani do zasadniczej służby wojskowej. Na potrzeby wyliczenia liczby ubezpieczonych nie bierze się także pod uwagę osób, które podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu oraz tych, które za dany miesiąc mają rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych. Daną osobę zawsze należy uwzględnić jako jednego ubezpieczonego.
Wzór formularza ZUS IWA znajduje się w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych... (Dz. U. z 2013 r. poz. 878 ze zm.).
Informację o danych za poprzedni rok kalendarzowy do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe należy przekazać do końca stycznia roku następnego. W związku z tym, że 31 stycznia 2016 r. wypada w niedzielę, termin na złożenie ZUS IWA za 2015 r. przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, czyli 1 lutego 2016 r.
Ważne!
Termin na złożenie informacji ZUS IWA za 2015 rok mija w poniedziałek 1 lutego 2016 r.
Obowiązek złożenia informacji ZUS IWA do 31 stycznia wynika z art. 31 ust. 6 ustawy wypadkowej. Płatnik składek przekazuje tę informację do ZUS w takiej samej formie jak pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe.
Ustawodawca przewidział też konsekwencje za niezłożenie ZUS IWA lub podanie w niej nieprawdziwych danych, które skutkowałyby zaniżeniem stopy procentowej składki wypadkowej. Czytamy o nich w art. 34 ust. 1 i 2 ustawy wypadkowej:
Art. 34. 1. Jeżeli płatnik składek nie przekaże danych lub przekaże nieprawdziwe dane, o których mowa w art. 31, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, Zakład ustala, w drodze decyzji, stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Płatnik składek zobowiązany jest opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.
2. Jeżeli płatnik składek nie przekaże danych lub przekaże nieprawdziwe dane, o których mowa w art. 31, co spowoduje zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, Zakład ustala stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych.
Płatnik składek ma obowiązek złożyć brakującą informację lub dokonać jej korekty oraz - w pierwszym wypadku - zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.
Należy również pamiętać, iż zgodnie z art. 31 ust. 9 tejże ustawy, kopię informacji ZUS IWA należy przechowywać przez okres 10 lat - licząc od dnia przekazania jej do ZUS. Dotyczy to również korekt tej informacji.
