Na początku każdego roku niektórzy płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe mają obowiązek złożyć za poprzedni rok kalendarzowy Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA. Na podstawie przekazanych danych Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w nowym roku składkowym, który rozpoczyna się 1 kwietnia. ZUS bierze pod uwagę informacje przekazane przez płatników za trzy ostatnie kolejne lata kalendarzowe.
Informację ZUS IWA składa się w takiej samej formie jak inne dokumenty ubezpieczeniowe.
Regulacje prawne dotyczące składek na ubezpieczenie społeczne znajdują się w ustawie z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 1242) oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1005).
Obowiązek przekazania ZUS IWA na początku 2017 r. spoczywa na płatnikach składek, którzy łączenie spełniają trzy warunki:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składki wypadkowej od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2017 r.
- w 2016 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 ubezpieczonych
- w dniu 31 grudnia 2016 r. byli wpisani do rejestru REGON
Pierwszy warunek zostaje spełniony, jeśli w każdym z miesięcy 2016 r. przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Jeśli w którymkolwiek miesiącu płatnik nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, nie ma obowiązku składania informacji ZUS IWA. Podobnie w przypadku, gdy płatnik w każdym miesiącu 2016 r. był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, lecz nie był płatnikiem tej składki przynajmniej jeden dzień w styczniu 2017 r.
Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej, liczbę ubezpieczonych, o której mowa w drugim z wymienionych warunków, ustala się dzieląc sumę ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach przez 12 (liczba wszystkich miesięcy, w których płatnik był płatnikiem ubezpieczenia wypadkowego). Jeśli końcówka wyniku jest większa lub równa 0,5 podlega zaokrągleniu w górę, jeśli jest mniejsza niż 0,5 – w dół. W wyliczeniu tym należy wziąć pod uwagę wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Przy czym daną osobę zawsze wlicza się jako jednego ubezpieczonego.
Do liczby ubezpieczonych należy wliczyć także osoby pobierające przez cały miesiąc wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy. Nie uwzględnia się jednak osób, które:
- cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub zostały powołane do zasadniczej służby wojskowej
- podlegały ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu
- mają za dany miesiąc rozliczane składki lub wykazywane świadczenia wypłacone po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych
Informację ZUS IWA należy sporządzić i przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do końca stycznia roku następującego po danym roku kalendarzowym.
Ważne!
Płatnicy zobowiązani do przekazania Informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe - ZUS IWA - za 2016 r. czas na dopełnienie tego obowiązku mają do wtorku 31 stycznia 2017 r.
Należy przy tym podkreślić, iż zgodnie z art. 31 ust. 9 ustawy wypadkowej, kopię informacji ZUS IWA (oraz jej korekt) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat od dnia przekazania jej do ZUS – w formie pisemnej lub elektronicznej.
