Dla ogromnej liczby punktów handlowych sprzedaż detaliczna jest najważniejszą, jeśli nie jedyną gałęzią działalności. Jeśli podatnik prowadzący taki punkt ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej, musi rejestrować na niej każdą czynność sprzedaży detalicznej bez wyjątku. Z drugiej strony kasy fiskalne - jak każde urządzenia - czasem ulegają awarii i trzeba je oddać do serwisu naprawczego. Niejeden podatnik ma w takiej sytuacji dylemat - sprzedawać czy nie sprzedawać dalej?

Nie ma kasy, nie ma sprzedaży

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 111 ust. 3 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że w przypadku braku możliwości rejestrowania obrotu i kwot podatku za pomocą kasy fiskalnej, należy sprzedaż tę rejestrować przy pomocy kasy rezerwowej. Ten sam przepis wskazuje, iż brak możliwości użycia kasy rezerwowej uniemożliwia podatnikowi prowadzenie sprzedaży detalicznej w ogóle. Nie pomoże prowadzenie ręcznej ewidencji na czas awarii. W przypadku kontroli zostalibyśmy w takim przypadku potraktowani jak podatnicy nie rejestrujący osiąganego obrotu i kwot podatku.

Rezerwowa pilnie potrzebna

Wniosek nasuwa się sam - jeśli dla podatnika sprzedaż, o której mowa w  art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, czyli sprzedaż dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jest głównym lub jedynym źródłem zysków, musi on koniecznie zaopatrzyć się w rezerwową kasę fiskalną na wypadek awarii kasy głównej. Przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku posiadania kasy rezerwowej, jednak konieczność nabycia takiego urządzenia po prostu podpowiada nam zdrowy rozsądek.

Zwolnieni nie muszą

A co w przypadku, gdy podatnik mający prawo do korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego  ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej dobrowolnie? Należy podkreślić, że przepis art. 111 ust. 3 ustawy o VAT dotyczy tylko podatników, którzy nie mogą korzystać ze zwolnienia. W przypadku właścicieli kas, którzy ustawowo mogą z takiego zwolnienia korzystać, kasa rezerwowa nie jest wymagana. W przypadku awarii kasy głównej mogą oni nadal prowadzić sprzedaż, oczywiście pamiętając o dokonywaniu odpowiednich zapisów w ewidencji sprzedaży.

Nie pożyczysz od sąsiada

Pamiętajmy również, że każda kasa rezerwowa musi być odpowiednio zaprogramowana, czyli między innymi drukować na paragonach numer NIP i adres podatnika. Musi mieć też prawidłowo zaprogramowaną bazę towarową. Wszystkie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących dotyczą także kas fiskalnych użytkowanych jako rezerwowe.