Serwis kas fiskalnych – jakie musi mieć uprawnienia?

Podstawą prawidłowego użytkowania kasy fiskalnej jest znalezienie odpowiedniego serwisu. Zasady zorganizowania oraz prowadzenia serwisu kas fiskalnych zostały omówione w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Warto dowiedzieć się, jakie uprawnienia musi mieć podmiot zajmujący się serwisowaniem urządzeń fiskalnych i jakie czynności wykonuje. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia to na podatniku spoczywają obowiązki takie jak prawidłowe zaprogramowanie czy zgłaszanie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego, o którym mowa w § 33 ust. 1 tego aktu prawnego.

Autoryzacja poświadczona legitymacją

Zgodnie z § 18 ust. 1 rozporządzenia za prowadzenie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego kas fiskalnych odpowiada serwis główny, czyli producent, importer bądź podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas. Jednak uprawnienia serwisowe mogą posiadać także inne podmioty, pod warunkiem uzyskania autoryzacji od serwisu głównego. Zgodnie z § 20 rozporządzenia autoryzacja wymaga sporządzenia pisemnej umowy. Podatnik może korzystać z usług serwisowych jedynie podmiotu prowadzącego serwis kas lub serwis główny. Osoba, która nie posiada odpowiednich uprawnień, nie może legalnie serwisować urządzeń fiskalnych.

Jak sprawdzić, czy wybrany przez nas serwisant posiada uprawnienia? Zgodnie z § 23 ust. 5 rozporządzenia potwierdzeniem upoważnienia serwisanta jest ważny identyfikator. Wzór takiego identyfikatora znajduje się w załączniku nr 6 do rozporządzenia. Jest on ważny rok od wydania. Identyfikatory wydane przed 1 kwietnia 2013 roku, zgodnie z przepisem przejściowym § 40 rozporządzenia, zachowują ważność najpóźniej do 31 grudnia 2013 r. Identyfikatory mogą wydawać tylko serwisy główne, czyli najczęściej producenci bądź importerzy urządzeń danego typu. Po upływie ważności tego dokumentu serwis główny dokonuje przedłużenia na kolejny rok.

Należy również pamiętać, że identyfikatory poświadczają uprawnienia specjalisty do serwisowania danego typu kas. Informacja o kasach, które może serwisować dana osoba, znajduje się na odwrocie identyfikatora.

W rejestrze producenta i urzędu

Każda osoba, która otrzymała status uprawnionego serwisanta, zostaje wpisana na listę prowadzoną przez serwis główny kas. Obowiązek prowadzenia takiej listy spoczywa na serwisie głównym na mocy § 30 ust. 1 i 2 rozporządzenia. Ewidencję taką prowadzą również urzędy skarbowe. Listy te są na bieżąco aktualizowane i każdy podatnik ma prawo do sprawdzenia uprawnień pracownika serwisu kas fiskalnych.

Obowiązkiem serwisanta jest dokonywane chronologicznych wpisów do książki kasy oraz wpisanie do niej swoich danych identyfikacyjnych. Po każdym dokonanym przeglądzie technicznym w książce kasy musi znaleźć się odpowiedni wpis wraz z podpisem i pieczęcią serwisanta. Wynika to wprost z przepisu § 25 rozporządzenia.

Przepis § 31 ust. 2 nakłada na serwisy kas fiskalnych obowiązek bezzwłocznej interwencji w razie wezwania naczelnika urzędu skarbowego. Przez tę instytucję może też zostać ukarany w przypadku, gdyby umożliwiał podatnikowi wykonywanie czynności niezgodnych z prawem lub nierzetelne ewidencjonowanie obrotów. Taki serwis kas fiskalnych na zawsze traci swoje uprawnienia i nie może ich później odzyskać. Serwisant nie ma też prawa ingerencji w dane zapisane w pamięci fiskalnej kasy.

Zastępca z uprawnieniami

Serwis kasy fiskalnej może być wykonany przez zastępcę uprawnionego serwisanta. Taka osoba również musi każdorazowo posiadać wymagane uprawnienia i legitymować się identyfikatorem. Dane osobowe zastępcy serwisanta muszą zostać wpisane do książki kasy w przypadku dokonywania przeglądu lub innej czynności serwisowej.

Należy również pamiętać, że zgodnie z § 19 rozporządzenia serwis kasy fiskalnej służącej do ewidencjonowania obrotów w zakresie usług przewozu osób i ich bagażu taksówkami może być wykonany tylko na terenie miejscowości, w której działa punkt legalizacyjny taksometrów. Nie zmienia to jednak faktu, że usługi serwisowe może wykonywać tylko osoba posiadająca niezbędne uprawnienia. W przypadku, gdy to serwis z jakichś przyczyn zamierza zaprzestać działalności, musi przekazać wszystkie swoje obowiązki innej jednostce. Zgodnie z § 29 ust. 1 rozporządzenia w takim przypadku konieczne jest sporządzenie pisemnej umowy między stronami. Kopię takiej umowy zgodnie z § 29 ust. 2 rozporządzenia należy w ciągu 7 dni od zawarcia przesłać do właściwego dla podmiotu urzędu skarbowego oraz do ministra finansów. 

Przyjedzie w ciągu 48 godzin

Przepis § 31 ust. 1 rozporządzenia nakłada na serwis kas fiskalnych obowiązek pojęcia czynności serwisowych w ciągu 48 godzin od zgłoszenia awarii przez podatnika. Strony mogą też uzgodnić inny termin. Zauważmy jednak, że termin ten dotyczy zgłoszenia awarii, a nie na przykład konieczności dokonywania okresowego przeglądu technicznego, na którego wykonanie zgodnie z § 31 ust. 4 rozporządzenia serwis ma 5 dni od otrzymania zgłoszenia.

Podatnik, którego kasa uległa awarii, użytkuje kasę rezerwową. Każdą zmianę stosowanej kasy należy zgłosić do urzędu skarbowego. Jeśli podatnik nie posiada kasy rezerwowej, nie może dokonywać sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, nawet jeśli sprzedaż dokumentowałby fakturą. Wynika to z przepisu § 3 ust. 1 rozporządzenia, który nakazuje podatnikom stosującym kasy fiskalne prowadzenie ewidencji każdej sprzedaży za pomocą tego urządzenia oraz wprost z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT. Awaria sprzęty nie uprawnia sprzedawcy do dokonywania sprzedaży z pominięciem kasy.

 

Jak znaleźć dobry serwis kas fiskalnych w Warszawie?

Trudno znaleźć w Polsce miasto, które miałoby szerszą ofertę handlową i usługową niż stolica. Znalezienie dobrego serwisu kas fiskalnych w Warszawie może wydawać się proste. W internecie roi się od ofert typu: „Kasy fiskalne Warszawa – najlepszy serwis”. Jak powszechnie wiadomo, treści reklam nie zawsze odpowiadają rzeczywistości, a uczciwy podatnik szukający serwisu kas fiskalnych chciałby mieć do czynienia z profesjonalistą. Jak w takim razie znaleźć dobry serwis kas fiskalnych w Warszawie?

Sklep z usługą serwisową

Jeśli planujemy dopiero kupić kasę fiskalną do naszego punktu handlowego czy usługowego, prawdopodobnie oczekujemy pomocy i praktycznej porady. Sprzedawca kas fiskalnych powinien posiadać uprawnienia do świadczenia usług serwisowych nadane przez serwis główny, zgodnie z § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Podmiot, który sprzeda nam kasę, dokonuje fiskalizacji urządzenia i staje się serwisem na stałe przypisanym do naszej działalności. Serwisant wpisuje swoje dane do książki kasy i w przyszłości tylko on będzie uprawniony do dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych, odczytu pamięci fiskalnej i interweniowania w przypadku awarii. Zmiana podmiotu prowadzącego serwis kas jest możliwa na wniosek podatnika, jednak wymaga dopełnienia odpowiednich formalności, o których mowa w § 14 ust. 3 rozporządzenia, i nie może być dokonywana z błahych powodów.

Zanim więc kupimy kasę w konkretnym punkcie sprzedażowym, sprawdźmy, czy sprzedawca posiada uprawnienia do przeprowadzania fiskalizacji, przeglądów technicznych i innych czynności serwisowych. Jeśli nie ma stosownych dokumentów, czyli ważnej legitymacji wydanej przez serwis główny, której wzór stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia, nie będzie mógł nawet dokonać fiskalizacji. Jeśli nie chcemy narazić się na konsekwencje związane z korzystaniem z usług nieuprawnionego podmiotu, znajdźmy uczciwy, autoryzowany serwis.

Uważajmy również na kupowanie kas i drukarek fiskalnych przez internet. W sieci istnieją wartościowe sklepy internetowe prowadzone przez autoryzowane serwisy, zanim jednak kupimy urządzenie fiskalne przez internet, skontaktujmy się ze sprzedawcą. On-line możemy porównać urządzenia, sprawdzić cenę, poczytać o parametrach, jednak zakupu najlepiej dokonać osobiście.

Kupno kasy fiskalnej od sprzedawcy nieposiadającego uprawnień serwisu będzie się wiązać z kłopotliwym poszukiwaniem podmiotu, który zgodzi się zafiskalizować nasze urządzenie i dokonywać wszystkich innych czynności serwisowych. Nie liczmy na to, że każdy serwis fiskalny zgodzi się bez wahania przejąć czynności serwisowe dla kasy, którą kupiliśmy od nieznanego sprzedawcy w jakimś dziwnym miejscu. Po pierwsze, uczciwy serwis nie ma stuprocentowej pewności, czy z kasą jest wszystko w porządku pod względem prawnym i technicznym. Po drugie, serwisy mają na sprzedaż własne kasy wiodących producentów, z gwarancją i opieką serwisu głównego w razie nieprzewidzianej sytuacji, i to właśnie te urządzenia chcą sprzedawać.

Niezależnie od tego, czy kupujemy w Warszawie pierwszą kasę fiskalną, czy którąś z kolei, zawsze szukajmy urządzeń u autoryzowanego dealera. Autoryzowany dealer zawsze będzie jednocześnie serwisem fiskalnym, ponieważ producenci i importerzy (czyli serwisy główne) nie podpisują umów dealerskich z firmami nie posiadającymi wymaganych uprawnień.

Bezpłatne szkolenia

Dobry serwis kas fiskalnych w Warszawie będzie miał w swojej ofercie szkolenia z obsługi tych urządzeń. Przy zakupie kasy w takim punkcie pierwsze szkolenie może odbyć się bezpłatnie w siedzibie serwisu. Warto skorzystać takiego szkolenia jeszcze przed fiskalizacją urządzenia, ponieważ dzięki temu nauczymy się prawidłowo prowadzić ewidencję sprzedaży zanim jeszcze kasa zacznie pracować w trybie fiskalny, czyli zapisywać wszystkie operacje w pamięci fiskalnej. 

Nie znaczy to oczywiście, że dobry serwis kas fiskalnych nie przeprowadzi szkolenia również później, na przykład dla nowozatrudnionego pracownika. Za takie kolejne szkolenia trzeba jednak zapłacić. Wielu podatników decyduje się jednak na skorzystanie z dodatkowego szkolenia pomimo kosztów, ponieważ za każdy błąd pracownika w pracy z kasą fiskalną odpowiedzialność ponosi podatnik. Poważne błędy, takie wprowadzenie nieprawidłowych stawek podatkowych, dokonanie sprzedaży z pominięciem urządzenia fiskalnego czy niewydrukowanie raportu dobowego mogą skutkować karami w przypadku ewentualnej kontroli.

Serwis z autoryzacją

Zakup kasy fiskalnej i korzystanie z usług serwisu musi być dokonane u sprzedawcy będącego autoryzowanym dealerem uznanych marek. Podatnik wybiera serwis kas fiskalnych jednorazowo, jednak jak wcześniej wspomniano, ma prawo zmienić podmiot prowadzący serwis kas na mocy § 14 ust. 2 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. W takim przypadku konieczne jest uzyskanie zgody od podmiotu prowadzącego serwis główny, czyli producenta, importera bądź podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kas.

Serwis główny nie może odmówić udzielenia zgody na taką zmianę, jeśli decyzja podatnika podyktowania jest korzystniejszymi warunkami ofertowymi lub korzystniejszym usytuowaniem nowego serwisu kas fiskalnych w Warszawie. W ciągu 7 dni od dokonania zmiany podatnik wysyła zawiadomienie do właściwego dla siebie urzędu skarbowego. W zawiadomieniu informuje o zmianie podmiotu prowadzącego serwis kas.

Dobry sprzedawca to dobry serwis

Producenci kas fiskalnych powszechnie są może mniej znani niż producenci telewizorów czy innych sprzętów RTV, jednak można wśród nich wyróżnić wartościowe marki, takie jak Posnet, Novitus, Emar, Sharp.

Każda z tych marek według definicji określonych w rozporządzeniu w sprawie kas jest także serwisem głównym. Dobry sklep z kasami fiskalnymi powinien mieć w ofercie urządzenia właśnie tych wiodących, sprawdzonych marek. Kasy fiskalne Posnet, Novitus czy Torell to urządzenia wysokiej jakości, solidne i funkcjonalne. Producenci zadbali o dopasowanie swoich kas i drukarek fiskalnych do specyfiki działalności różnych firm - aptek, sklepów, marketów, punktów usługowych, gastronomii, hoteli, a nawet stoisk na targowiskach. Niektóre z modeli urządzeń zostały specjalnie dopasowane do potrzeb osób wykonujących zawód lekarza czy prawnika.

Gdy już znajdziemy taki sklep z kasami, zwróćmy uwagę na jego sposób podejścia do nas jako do klienta. Czy uwzględnia potrzeby naszej firmy? Bierze pod uwagę możliwości finansowe? Czy może zaoferować jakieś rabaty? Bardzo ważnym kryterium w doborze urządzenia fiskalnego jest na przykład ilość pozycji sprzedażowych, jakie będziemy chcieli wprowadzić w pamięci naszej kasy oraz częstotliwość rotacji asortymentu. Czym większy asortyment mamy, tym większa powinna być baza towarowa PLU naszego urządzenia. Więcej informacji na temat kryteriów wyboru urządzenia fiskalnego można znaleźć tutaj (LINK).

Jeśli pracownik danego sklepu stara się na siłę sprzedać nam produkt bardzo drogi lub bardzo tani, bądźmy czujni. Kasy fiskalne są różne i można dopasować model do naprawdę zróżnicowanych punktów sprzedaży. Na przykład nowoczesna, wysoce zaawansowana technologicznie drukarka fiskalna nie będzie optymalnym wyborem dla małego warzywniaka lub stoiska targowego. Z drugiej strony tania kasa o niskich parametrach nie sprawdzi się w supermarkecie z szerokim asortymentem. Czym więcej pytań zadaje nam sprzedawca, tym bardziej możemy być pewni jego uczciwości. Oczywiście może zdarzyć się sytuacja, że pracownik salonu sprzedaży będzie próbował wyperswadować nam zakup jakiegoś urządzenia ze względu na jego parametry nieoptymalne dla naszej działalności. Warto słuchać takich wskazówek i samemu ocenić możliwości techniczne danej kasy bądź drukarki.

Dobry sprzedawca to dobry serwis – Warszawa ma naprawdę dużą ofertą, dlatego bądźmy uważni przy wyborze dostawcy usług serwisowych. Korzystajmy tylko z autoryzowanych serwisów - sprawdzonych i wiarygodnych.