22 644 08 44
Od 1 maja 2019 r. zasady użytkowania kas fiskalnych uległy istotnym zmianom. Wraz z ustawą nowelizująca ustawę o VAT, weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). Pisaliśmy już m.in. o zmianie matrycy stawek VAT w kasach oraz obowiązkowym podpisywaniu oświadczenia o zapoznaniu się z zasadami ewidencji przez wszystkich użytkowników.
Jednak nowe rozporządzenie to też inne zmiany. Część z nich dotyczy zarówno podatników będących właścicielami kas, jak i serwisów fiskalnych. Każdy przedsiębiorca rejestrujący sprzedaż na kasie fiskalnej musi je znać – niezależnie od tego, czy prowadzi sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej online, czy stosuje tradycyjne urządzenie z elektroniczną lub papierową kopią paragonu.
Zmiana serwisu fiskalnego w 2019 r.
Obsługa techniczna kasy fiskalnej przyporządkowana jest do serwisu, który dane urządzenie fiskalizował. Podatnik nie może dowolnie wybierać sobie serwisanta w trakcie użytkowania kasy. To do tego podmiotu zgłasza się z zaleceniem wykonania okresowego przeglądu technicznego, kontaktuje się w razie awarii, a przy zakończeniu pracy kasy – występuje o odczyt pamięci fiskalnej.
Ministerstwo Finansów zaleca kierowanie się starannością w wyborze serwisu fiskalnego. Przede wszystkim podmiot ten musi znajdować się w wykazie serwisantów opublikowanym na stronie https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarka-uprawnien-serwisantow/
– wykaz ten jest na bieżąco aktualizowany. Wymienione w nim osoby posiadają uprawnienia do serwisowania kas określonego typu. Wystarczy wpisać nr legitymacji serwisanta, by uzyskać wykaz typów kas, do których posiada uprawnienia, wraz z datą ważności tych uprawnień.
Ponadto resort finansów zaleca podpisywanie z serwisantami umów w formie pisemnej. Umowa taka powinna gwarantować podatnikowi prawidłowy nadzór serwisanta nad pracą kasy, wykonywanie terminowych przeglądów technicznych, pomoc przy weryfikacji połączenia urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), a także sprawne realizowanie powierzonych czynności serwisowych.
Od 1 lipca 2019 r. zmiana serwisu fiskalnego jest łatwiejsza niż w poprzednim stanie prawnym. Podatnik nie musi już uzyskiwać zgody serwisu głównego (producenta lub importera) na taką zmianę. Wystarczy, że w ciągu 5 dni powiadomi serwis główny o jej dokonaniu. Nie musi natomiast informować naczelnika urzędu skarbowego.
Nowe zasady dokonywania przeglądów kas w 2019 r.
Podobnie jak w poprzednim stanie prawnym, przegląd okresowy kasy fiskalnej należy wykonywać nie rzadziej niż co 2 lata. Termin ten nie dotyczy jedynie taksówkarzy, których obejmują odrębne przepisy. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik nie ma obowiązku dokonywania okresowych przeglądów technicznych, musi to jednak zrobić przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie.
Nowością w 2019 r. jest możliwość użytkowania kasy fiskalnej na podstawie umowy dzierżawy, najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. W tym wypadku przegląd techniczny musi być dokonany przed fiskalizacją urządzenia.
Spóźnienie z dokonaniem przeglądu technicznego skutkuje karą pieniężną w wysokości 300 zł. Dotyczy to wszystkich użytkowników kas – zarówno urządzeń online’owych, jak i tych tradycyjnych z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Należy przy tym podkreślić, iż dokonanie przeglądu technicznego i terminowość w tym zakresie to obowiązek podatnika, nie serwisanta. Niezależnie od okoliczności, karę za spóźnienie zawsze ponosi właściciel kasy. Dodatkowo, jeśli na daną kasę skorzystał z ulgi, a spóźnienie nastąpiło w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, musi zwrócić do urzędu skarbowego pobraną lub odliczoną kwotę.
Nowe obowiązki serwisów – fiskus dowie się o spóźnieniu
Przed wejściem w życie nowych przepisów, serwisant miał 5 dni na dokonanie przeglądu technicznego. W obecnym stanie prawnym ma na to 3 dni od momentu zgłoszenia kasy do przeglądu. Doszedł mu także nowy obowiązek – podczas wykonywania czynności serwisowych musi sprawdzić poprawność ustawień zegara kasy.
Po wykonaniu przeglądu, serwisant wprowadza odpowiednią adnotację w książce kasy. Ponadto dołącza do niej zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego dokonanie przeglądu. W przypadku kas fiskalnych online przegląd techniczny odnotowywany jest jako zdarzenie w pamięci fiskalnej – informacja o nim trafia do Centralnego Repozytorium Kas.
To jeszcze nie koniec nowych obowiązków serwisów fiskalnych. Pomioty te do 15. dnia miesiąca następującego po każdym miesiącu muszą składać do urzędów skarbowych właściwych dla podatnika wykaz wykonanych przeglądów technicznych. Dotyczy to kas tradycyjnych z elektroniczną i papierową kopią paragonu. W dokumencie tym znajdują się imię i nazwisko lub nazwa oraz numer NIP serwisu i podatnika, a także numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy fiskalnej.
Od 1 maja 2019 r. spóźnialski podatnik nie uniknie już kary za spóźnienie z przeglądem technicznym. Informacja o tym, taką czy inną drogą, trafi do administracji skarbowej. Niezależnie od tego, jaką kasę posiada, będzie musiał ponieść konsekwencje niedotrzymania terminu wykonania przeglądu.
