Faktura VAT RR to szczególny rodzaj dokumentu, którego wystawienie spoczywa nie na dostawcy towaru, lecz na jego nabywcy. Taka forma znacznie ułatwia rolnikom ryczałtowym prowadzenie działalności polegającej na sprzedaży płodów rolnych – rolnicy często bowiem nie korzystają z programów do wystawiania faktur.
Faktura VAT RR – czy obowiązkowa w 2026 r.?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur w pierwszej kolejności obejmie największe podmioty. Od 1 lutego 2026 r. będą musieli z niego korzystać przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. wdrożenie KSeF będzie obowiązkowe dla pozostałych podatników. Wyjątkiem będą tzw. wykluczeni cyfrowo, czyli podatnicy, których wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczyła 10.000 zł.
Natomiast od 1 stycznia 2027 r. również ta grupa będzie musiała „przestawić się” na fakturę ustrukturyzowaną.
Z grona podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF wyłączeni zostali rolnicy ryczałtowi. Ta grupa może zgodzić się na wystawianie faktur VAT RR w formie ustrukturyzowanej dobrowolnie. Przepisy nie przewidują żadnego terminu dla tej grupy.
Rolnik zgodził się na faktury VAT RR przez KSeF – co robić?
W nowym stanie prawnym nabywca towarów od rolnika ryczałtowego będzie musiał ustalić, czy dostawca towarów zgadza się na faktury VAT RR w KSeF, czy nie. Jeśli tak, konieczne będzie:
Udzielenie zgody na wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę produktów rolnych.
Uwierzytelnienie się rolnika w KSeF.
Złożenie oświadczenia o statusie rolnika w systemie.
Wskazanie nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur.
Po przejściu powyższych procedur najważniejsze zasady wystawiania faktur VAT RR pozostaną takie same, jak do tej pory. W dalszym ciągu to nabywca towarów będzie wystawiał dokument z naliczonym VAT, o który będzie mógł w rozliczeniu pomniejszyć podatek należny.
Odliczenie VAT będzie możliwe po spełnieniu poniższych warunków:
Nabycie produktów rolnych było związane z dostawą opodatkowaną (czyli nabywca jest czynnym podatnikiem VAT)
Zapłata nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego
Dokument płatności zawiera dane identyfikacyjne faktury (w tytule przelewu)
Faktura została wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT
Rolnik złożył oświadczenie o statusie podatkowym
Nabywca towarów od rolnika ryczałtowego będzie musiał zwrócić szczególną uwagę na powyższe wymagania. Wystarczy bowiem np. płatność gotówką, a nie przelewem, by stracił prawo do zwrotu VAT.
Czym różni się faktura VAT RR w KSeF od tradycyjnej?
Faktura VAT RR wystawiana w KSeF zasadniczo będzie spełniała tę samą rolę, co tradycyjne VAT RR dokumentujące nabycie towarów od rolnika ryczałtowego. Ze względu na specyfikę systemu KSeF, będzie jednak różniła się kilkoma rzeczami:
Numer NIP rolnika ryczałtowego
Tradycyjne faktury VAT RR nie muszą zawierać numeru NIP rolnika ryczałtowego – zamiast niego można podać numer PESEL sprzedawcy. System KSeF wymaga jednak numeru NIP, dlatego ustrukturyzowane faktury VAT RR będą musiały go zawierać. Rolnik, który nie ma jeszcze NIP-u, a chce otrzymywać VAT RR przez KSeF, musi dopełnić obowiązków rejestracyjnych w urzędzie skarbowym.
Numer identyfikujący w tytule przelewu
Jak wcześniej wspomniano, płatność za sprzedaż udokumentowaną fakturą VAT RR musi być dokonana przelewem na rachunek rolnika ryczałtowego – stanowi to warunek uzyskania zwrotu VAT. W tytule przelewu musi się też znaleźć numer identyfikujący fakturę w KSeF. W praktyce może to wymagać wdrożenia dodatkowych procedur w firmie.
Wystawianie faktur VAT RR oraz innych faktur ustrukturyzowanych jest prostsze, gdy korzystasz z funkcjonalnego programu, gotowego na KSeF. W systemach takich jak Subiekt nexo czy Subiekt GT szybko i wygodnie wystawisz takie dokumenty. Z kolei programy księgowe, np. Rachmistrz nexo lub Rachmistrz GT, pomogą Ci w sprawnym rozliczeniu podatku i skoordynowaniu płatności.
